Звонок по России бесплатный
+7 (800) 511-13-78
15 дней бесплатноРЕГИСТРАЦИЯ
Лого Деловые решения

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия

Девушка с ноутбуком
Оцените 1С в облаке
Получите доступ всего за пару кликов!

Денежные документы – документы, имеющие материальный носитель и ценность. Расчеты по покупке уже произведены, а услуги, которые можно получить по документам, еще не оказаны. Конкретный перечень законодательно не установлен, поэтому список может быть дополнен. К денежным документам относятся бумажные железнодорожные билеты, почтовые марки, путевки в санатории и дома отдыха, подарочные сертификаты, талоны на горюче-смазочные материалы (при условии указания фиксированной стоимости ГСМ). К денежным документам не относятся ценные бумаги, бланки строгой отчетности, банковские и топливные карты.

 

Денежные документы приобретаются у поставщиков или через подотчетных лиц и хранятся в кассе. Они учитываются по видам документов на счете 50.3 «Денежные документы» по сумме фактических затрат, связанных с приобретением. Порядок учета закрепляется в учетной политике предприятия.

 

В данной инструкции разберем следующие вопросы:

Оформим в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» хозяйственные операции по поступлению и выдаче перечисленных выше активов.

Первоначальные настройки

Для появления возможности ведения учета денежных документов ставим галочку в программе: «Главное» или «Администрирование»  — «Функциональность».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-1

 

«Банк и касса» — «Денежные документы».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-2

 

На представленном примере понятно, что в базе уже имеются введенные денежные документы, поэтому флажок установлен, не активен и отключить его не получится.

 

Отражение поступления в программе

Пример: 

 

23.04.25 Ларсиной И.А. выдано под отчет из кассы 150 рублей.

23.04.25 Ларсина И.А. купила в почтовом отделении 30 марок по 5 рублей (без НДС). В тот же день она сдала их в кассу предприятия.

 

Введем данные о фактах хозяйственной жизни в информационную базу.

  1. Выдачу денег оформляем расходным кассовым ордером:

«Банк и касса» —  «Кассовые документы».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-3

 

Кнопка «Выдача».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-4

 

Заполняем и проводим расходный кассовый ордер по выдаче 150 рублей из кассы предприятия под отчет Ларсиной И. А.

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-5
  1. Поступление почтовых марок в организацию.

Данные о почтовых марках вносим в справочник заранее или создаем новый элемент во время заполнения поступления денежных документов. Сделаем путем внесения заранее в справочник.

 

«Справочники»  — «Номенклатура денежных документов».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-6

 

Активируем кнопку «Создать». В появившемся окне указываем наименование, выбираем вид и вводим стоимость по номиналу согласно информации, указанной на почтовой марке. После внесения сведений нажимаем «Записать и закрыть».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-7

 

Далее оформляем поступление, зайдя в общий или соответствующий журнал:

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-8

 

«Банк и касса» — «Денежные документы» — «Поступление».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-9

 

или «Банк и касса» — «Поступление денежных документов» — «Создать».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-10

 

Заполняем поля документа:

  • Вид операции — из предлагаемого списка выбираем «Поступление от подотчетного лица».
Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-11
  • На закладке «От кого» указываем сотрудника (выбираем из справочника «Физические лица»), от которого поступили марки. В нашем примере Ларсина И.А.  
Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-12
  • На закладке «Денежные документы» из справочника «Номенклатура денежных документов» выбираем введенный ранее элемент. Подтверждаем выбор, нажав на одноименную кнопку или два раза щелкнув мышью.
Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-13

 

Вводим количество поступивших марок, в рассматриваемом примере 30 штук. Сумма рассчитается автоматически.  

 

В документе предусмотрена печатная форма «Приходный ордер».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-14

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-15

 

Поступление денежных документов фиксирует проводку по поступлению марок в кассу от подотчетного лица:

  • Дебет 50.03 Кредит 71.01 150 рублей.
Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-16

 

Таким образом, Ларсина И.А. полностью отчиталась и остатка на 71 счете быть не должно.

 

Для проверки сформируем, например, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-17

Выдача денежных документов в программе

При возникновении необходимости отправки корреспонденции из кассы выдаются марки, конверты.

 

Продолжение примера: 25.04.25 выдано 10 марок Капликиной Б.П., а также 100 рублей для отправки через почтовое отделение заказного письма поставщику.

 

Для справки: Если фирма отправляет простые письма, то документом, подтверждающим расход марок может послужить, например, реестр отправлений (заверенный почтой), по форме, утвержденной предприятием.

 

Деньги Капликиной Б.П. выплачиваем из кассы по расходному кассовому ордеру.

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-18

 

Выдачу почтовых марок оформляем:  «Банк и касса» — «Денежные документы» — «Выдача» или «Банк и касса» — «Выдача денежных документов —  «Создать».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-19

 

В документе предусмотрено три вида операции: выдача подотчетному лицу (71 счет), возврат поставщику (60,76 и счет доходов/расходов, так как сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа) и прочая выдача (используется для прочего выбытия, например, при выявлении недостачи).

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-20

 

Выбираем «Выдача подотчетному лицу» и подотчетное лицо.

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-21

 

На закладке «Денежные документы» указываем наименование и количество выданных денежных документов. Программой предусмотрена печатная форма «Расходный ордер».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-22

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-23

 

Бухгалтерские счета установлены программой автоматически. Счет, корреспондирующий с 50.03 и отличный от 71, 60 и т.д., можно задать, выбрав вид операции «Прочая выдача».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-24

 

В рассматриваемом примере документ создает проводку по выдаче денежных документов подотчетному лицу:

  • Дебет 71.01 Кредит 50.03 50 рублей.
Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-25

Предоставление отчета об использовании денежных документов

Продолжение примера: 25.04.2025 Капликина Б.П. купила конверт на почте и на него наклеила все марки. В тот же день предоставила в бухгалтерию организации авансовый отчет, приложив документы, подтверждающие отправку заказного письма. Общая стоимость конверта и почтовых услуг составила 120 рублей. Понесенные расходы отнесены на 26 счет. Капликина Б.П. потратила больше выданной под отчет суммы, поэтому 25.04.25 из кассы возмещен перерасход в размере 20 рублей.

 

«Банк и касса» — «Авансовые отчеты».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-26

 

«Создать» — «Авансовый отчет».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-27

 

Приступаем к заполнению. После указания подотчетного лица на закладке «Авансы» появляется информация о выданных выбранному физическому лицу деньгах и денежных документах.

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-28

 

На закладке «Прочее», нажав кнопку «Добавить», вносим данные из приложенных документов.

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-29

 

Авансовый отчет фиксирует проводки по отражению общехозяйственных расходов и списанию дебиторской задолженности с подотчетного лица:

  • Дебет 26 Кредит 71.01.
Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-30

 

Возмещение перерасхода оформлено расходным кассовым ордером на основании авансового отчета:  «Создать на основании» — «Выдача наличных».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-31

Отчеты по движению денежных документов в программе «1С: Бухгалтерия 8.3»

Заходим в журнал: «Банк и касса» — «Денежные документы».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-32

 

Активизируем кнопку «Движение ден.документов».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-33

 

В появившемся окне задаем интересующий для анализа период и нажимаем «Сформировать отчет».

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-34

 

На экран выводится специализированный отчет, в котором отображена информация по движению документов за каждый день в денежном выражении с указанием остатка на начало и конец дня.

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-35

 

Для просмотра оборотов и остатков в разрезе денежных документов не только в денежном, но и количественном выражении можно, например, сформировать регистр: Отчеты -> Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-36

 

На приложенной картинке, видно, что в кассе на 30.04.25 находится 20 почтовых марок на общую сумму 100 рублей.

 

Для получения более детальной информации нужно два раза щелкнуть мышью на необходимой ячейке.

 

Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия-37

 


Мужчина с калькулятором
Собери для себя комфортный тариф за пару минут
Удобный онлайн-калькулятор!

Нашли ошибку? Напишите пожалуйста нам на почту info@arenda1c.ru. Это поможет публиковать актуальную и полезную для Вас информацию.