- Главная
- ›
- База знаний по 1С
- ›
- 1С Бухгалтерия предприятия
- ›
- Учет денежных документов
Учет денежных документов в 1С Бухгалтерия предприятия

Денежные документы – документы, имеющие материальный носитель и ценность. Расчеты по покупке уже произведены, а услуги, которые можно получить по документам, еще не оказаны. Конкретный перечень законодательно не установлен, поэтому список может быть дополнен. К денежным документам относятся бумажные железнодорожные билеты, почтовые марки, путевки в санатории и дома отдыха, подарочные сертификаты, талоны на горюче-смазочные материалы (при условии указания фиксированной стоимости ГСМ). К денежным документам не относятся ценные бумаги, бланки строгой отчетности, банковские и топливные карты.
Денежные документы приобретаются у поставщиков или через подотчетных лиц и хранятся в кассе. Они учитываются по видам документов на счете 50.3 «Денежные документы» по сумме фактических затрат, связанных с приобретением. Порядок учета закрепляется в учетной политике предприятия.
В данной инструкции разберем следующие вопросы:
- Первоначальные настройки;
- Отражение поступления в программе;
- Выдача денежных документов в программе;
- Предоставление отчета об использовании денежных документов;
- Отчеты по движению денежных документов в программе «1С: Бухгалтерия 8.3».
Оформим в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» хозяйственные операции по поступлению и выдаче перечисленных выше активов.
Первоначальные настройки
Для появления возможности ведения учета денежных документов ставим галочку в программе: «Главное» или «Администрирование» — «Функциональность».

«Банк и касса» — «Денежные документы».

На представленном примере понятно, что в базе уже имеются введенные денежные документы, поэтому флажок установлен, не активен и отключить его не получится.
Отражение поступления в программе
Пример:
23.04.25 Ларсиной И.А. выдано под отчет из кассы 150 рублей.
23.04.25 Ларсина И.А. купила в почтовом отделении 30 марок по 5 рублей (без НДС). В тот же день она сдала их в кассу предприятия.
Введем данные о фактах хозяйственной жизни в информационную базу.
- Выдачу денег оформляем расходным кассовым ордером:
«Банк и касса» — «Кассовые документы».

Кнопка «Выдача».

Заполняем и проводим расходный кассовый ордер по выдаче 150 рублей из кассы предприятия под отчет Ларсиной И. А.

- Поступление почтовых марок в организацию.
Данные о почтовых марках вносим в справочник заранее или создаем новый элемент во время заполнения поступления денежных документов. Сделаем путем внесения заранее в справочник.
«Справочники» — «Номенклатура денежных документов».

Активируем кнопку «Создать». В появившемся окне указываем наименование, выбираем вид и вводим стоимость по номиналу согласно информации, указанной на почтовой марке. После внесения сведений нажимаем «Записать и закрыть».

Далее оформляем поступление, зайдя в общий или соответствующий журнал:

«Банк и касса» — «Денежные документы» — «Поступление».

или «Банк и касса» — «Поступление денежных документов» — «Создать».

Заполняем поля документа:
- Вид операции — из предлагаемого списка выбираем «Поступление от подотчетного лица».

- На закладке «От кого» указываем сотрудника (выбираем из справочника «Физические лица»), от которого поступили марки. В нашем примере Ларсина И.А.

- На закладке «Денежные документы» из справочника «Номенклатура денежных документов» выбираем введенный ранее элемент. Подтверждаем выбор, нажав на одноименную кнопку или два раза щелкнув мышью.

Вводим количество поступивших марок, в рассматриваемом примере 30 штук. Сумма рассчитается автоматически.
В документе предусмотрена печатная форма «Приходный ордер».


Поступление денежных документов фиксирует проводку по поступлению марок в кассу от подотчетного лица:
- Дебет 50.03 Кредит 71.01 150 рублей.

Таким образом, Ларсина И.А. полностью отчиталась и остатка на 71 счете быть не должно.
Для проверки сформируем, например, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.

Выдача денежных документов в программе
При возникновении необходимости отправки корреспонденции из кассы выдаются марки, конверты.
Продолжение примера: 25.04.25 выдано 10 марок Капликиной Б.П., а также 100 рублей для отправки через почтовое отделение заказного письма поставщику.
Для справки: Если фирма отправляет простые письма, то документом, подтверждающим расход марок может послужить, например, реестр отправлений (заверенный почтой), по форме, утвержденной предприятием.
Деньги Капликиной Б.П. выплачиваем из кассы по расходному кассовому ордеру.

Выдачу почтовых марок оформляем: «Банк и касса» — «Денежные документы» — «Выдача» или «Банк и касса» — «Выдача денежных документов — «Создать».

В документе предусмотрено три вида операции: выдача подотчетному лицу (71 счет), возврат поставщику (60,76 и счет доходов/расходов, так как сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа) и прочая выдача (используется для прочего выбытия, например, при выявлении недостачи).

Выбираем «Выдача подотчетному лицу» и подотчетное лицо.

На закладке «Денежные документы» указываем наименование и количество выданных денежных документов. Программой предусмотрена печатная форма «Расходный ордер».


Бухгалтерские счета установлены программой автоматически. Счет, корреспондирующий с 50.03 и отличный от 71, 60 и т.д., можно задать, выбрав вид операции «Прочая выдача».

В рассматриваемом примере документ создает проводку по выдаче денежных документов подотчетному лицу:
- Дебет 71.01 Кредит 50.03 50 рублей.

Предоставление отчета об использовании денежных документов
Продолжение примера: 25.04.2025 Капликина Б.П. купила конверт на почте и на него наклеила все марки. В тот же день предоставила в бухгалтерию организации авансовый отчет, приложив документы, подтверждающие отправку заказного письма. Общая стоимость конверта и почтовых услуг составила 120 рублей. Понесенные расходы отнесены на 26 счет. Капликина Б.П. потратила больше выданной под отчет суммы, поэтому 25.04.25 из кассы возмещен перерасход в размере 20 рублей.
«Банк и касса» — «Авансовые отчеты».

«Создать» — «Авансовый отчет».

Приступаем к заполнению. После указания подотчетного лица на закладке «Авансы» появляется информация о выданных выбранному физическому лицу деньгах и денежных документах.

На закладке «Прочее», нажав кнопку «Добавить», вносим данные из приложенных документов.

Авансовый отчет фиксирует проводки по отражению общехозяйственных расходов и списанию дебиторской задолженности с подотчетного лица:
- Дебет 26 Кредит 71.01.

Возмещение перерасхода оформлено расходным кассовым ордером на основании авансового отчета: «Создать на основании» — «Выдача наличных».

Отчеты по движению денежных документов в программе «1С: Бухгалтерия 8.3»
Заходим в журнал: «Банк и касса» — «Денежные документы».

Активизируем кнопку «Движение ден.документов».

В появившемся окне задаем интересующий для анализа период и нажимаем «Сформировать отчет».

На экран выводится специализированный отчет, в котором отображена информация по движению документов за каждый день в денежном выражении с указанием остатка на начало и конец дня.

Для просмотра оборотов и остатков в разрезе денежных документов не только в денежном, но и количественном выражении можно, например, сформировать регистр: Отчеты -> Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

На приложенной картинке, видно, что в кассе на 30.04.25 находится 20 почтовых марок на общую сумму 100 рублей.
Для получения более детальной информации нужно два раза щелкнуть мышью на необходимой ячейке.


Нашли ошибку? Напишите пожалуйста нам на почту info@arenda1c.ru. Это поможет публиковать актуальную и полезную для Вас информацию.