Как оформить счет-фактуру в 2026 году по реализации 2025 года

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Если реализация состоялась в 2025 г., а счет-фактура (далее – с/ф) оформляется только в 2026, ключевое правило таково: НДС исчисляется по дате отгрузки по ставке 20%, независимо от момента составления с/ф.

 

Счёт-фактура, оформленный в 2026 году, не всегда относится к хозяйственной операции этого же года, и нельзя без проверки просто поставить в новом документе дату 2025, чтобы включить его в старую книгу продаж (далее – КнП).

 

Даты составления, отгрузки и период отражения налога на добавленную стоимость имеют разное значение. Ошибка может привести не только к некорректному оформлению, но и к искажению КнП, декларации по НДС и бухотчетности.

 

Правовая основа: пункт 3 статьи 168 и статья 169 НК РФ, а также Правила заполнения с/ф и ведения КнП, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Ключевые понятия и принципы

Разделение бухгалтерского и налогового учета

В соответствии с ПБУ 22/2010, если отчетность за 2025г. уже прошла утверждение, существенные погрешности подлежат корректировке в 2026 через счет 84, тогда как незначительные неточности списываются на 91.

 

При этом в НУ алгоритм исправления зависит от того, как недочет повлиял на налоговую базу (далее – НБ) и величину налога:

• В случае занижения платежа по прибыли требуется подать уточненную декларацию и погасить недоимку в соответствии с нормами законодательства.
• Если же он был переплачен, порядок действий устанавливается отдельно с учетом положений статьи 54 НК РФ.

Налог на добавленную стоимость и книга продаж

При оформлении с/ф по прошлогодней продаже важно различать даты передачи товара, фактического составления и период регистрации в КнП:

• Счет-фактура был оформлен в 2025, но не отражен в 1С. В программе поставьте реальное число его выставления.
• Счет-фактура оформляется и выставляется только в 2026. Поставьте реальное число его составления. Не следует изменять дату только для того, чтобы документ попал в КнП за предшествующий период.

Отражение в программе

Проверка настроек программы

Для начала, перейдите в раздел «Главное» — «Налоги и отчеты».

 

 

Откройте вкладку «НДС», перейдите по ссылке «История изменений» и убедитесь, какой порядок налогообложения применялся ранее, и уточните, была ли организация плательщиком налога на момент операции, использовала ли обычные или специальные ставки, либо освобождение от исполнения обязанностей плательщика. Дополнительно обратите внимание на настройку «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс».

 

 

Важно! Нельзя автоматически использовать ставку, которая установлена в программе сейчас. Для прошлогодней операции нужно сверить ее с условиями договора и «первички».

Создание документа «Реализация (акт, накладная, УПД)»

Перейдите в раздел «Продажи» и кликните на соответствующий пункт.

 

 

Если в списке нужной реализации еще нет, создайте ее вручную.

 

 

В поле «От» пропишите число фактической передачи в прошлом году.

 

Далее заполните поля:

• «Контрагент» — покупатель;
• «Договор» — договор на поставку;
• «Склад» — тот, с которого будет отгрузка;
• «Счет расчетов» — обычно 62.01;
• «Счет доходов» — обычно 90.01.1;
• «Счет НДС» — обычно 90.03.

В табличной части добавьте номенклатуру. Для каждой строки проконтролируйте значение в графе «%НДС»: там должно быть 20 % (для облагаемых операций).

 

 

После кликните «Провести».

 

Если реализация уже была введена, найдите ее через журнал, установив отбор по периоду: например, с 01.12. по 31.12.2025. Убедитесь, что в найденном документе верно заполнены все реквизиты.

 

 

После проведения откройте его еще раз и просмотрите движения.

 

 

Должны сформироваться движения:

• Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 — выручка от реализации;
• Дебет 90.03 Кредит 68.02 — налог на добавленную стоимость с реализации;
• Дебет 90.02.1 Кредит 41 (для товаров) — себестоимость реализации;
• Дебет 62.01 Кредит 62.02 — зачет аванса, если ранее был получен аванс.

 

Важно! Запись Д-т 90.03 К-т 68.02 должна быть сформирована датой передачи, поскольку именно она определяет НБ.

Формирование счёта-фактуры

В нижней части окна «Реализация» кликните на кнопку «Выписать счёт-фактуру».

 

 

Программа создаст «Счёт-фактура выданный» и автоматически перенесет необходимые реквизиты.

 

Особое внимание уделите дате документа фактической отгрузки.

Счёт-фактура выставлялся в 2025г.

Если с/ф был сформирован и передан покупателю в течение пяти календарных дней после отгрузки, но по какой-то причине не проведен в 1С, зафиксируйте его реальную дату выставления.

 

Например, отгрузка — 30.09.25, с/ф направлен покупателю в этот же день. В 1С для с/ф поставьте 30.09.25. В этом случае запись попадет в КнП за 3 квартал, то есть за период возникновения налогового обязательства.

Счёт-фактура действительно выставляется только в 2026г.

Если документ оформляется и направляется покупателю в 2026 г., зафиксируйте фактическое число выставления — например, 12.10.2026.

 

При этом помните:

• Обязательство с прошлогодней реализации уже должно быть начислено: Д-т 90.03 К-т 68.02.
• Ставка остается 20%, потому что передача состоялась ранее.
• Счёт-фактура выставлен с нарушением пятидневного срока, предусмотренного п. 3 ст. 168 НК РФ.
• Обязательно проверьте КнП и декларацию по НДС, чтобы не получилось двойного начисления: он уже отражен за период отгрузки, а с/ф с датой 2026-го может создать новую строку за текущий период.

Ручная корректировка движений

Это самый важный этап, который позволит направить суммы в правильные регистры.

 

Откройте проведенную реализацию товаров и посмотрите движения.

 

 

В открывшемся окне установите флажок «Ручная корректировка».

 

 

Теперь появилась возможность ручного редактирования.

Если бухотчетность за 2025 год утверждена и ошибка несущественная

Измените сч. кредита в БУ:

• щелкните дважды на ячейку «90.01.1» в колонке «Кредит» и выберите 91.01;
• в субконто подтяните статью прочих доходов с видом «Прибыль (убыток) прошлых лет». В этой же строке очистите колонки сумм по НУ.

 

Измените проводку НДС:

• щелкните дважды на ячейку «90.03» в колонке «Дебет» и выберите 91.02;
• в субконто подтяните ту же статью прочих расходов «Прибыль (убыток) прошлых лет».

 

Внесите новые строки: теперь нужно вернуть все то, что мы убрали из НУ, но уже отдельными строками и с правильными счетами.

 

Для этого кликните «Добавить».

 

 

Первая новая строка — выручка в НУ.

• Заполните Д-т 62.01 К-т 90.01.1, «Сумма НУ Кт» укажите б/НДС.
• В субконто выберите того же контрагента, тот же договор, ту же номенклатурную группу — чтобы сведения сошлись.

 

Кликните «Добавить» еще раз и заполните:

• Дебет 90.03 Кредит 68.02;
• «Сумма НУ Дт» – зафиксируйте величину налога на добавленную стоимость.

 

Кликните «Добавить» и заполните:

• Дебет 90.02.1 Кредит 41.01;
• в графах сумм по НУ поставьте значение себестоимости.

 

Внесите новую строку:

• Дебет 90.09 Кредит 99.01.1;
• в графах сумм по НУ – размер продажи б/НДС.

 

Эта проводка «закроет» счет продаж в налоговом учете и выведет прибыль прошлых лет в 2025 г.

 

Щелкните кнопку «Записать и закрыть».

 

 

Обязательно перейдите в «Операции» — «Закрытие месяца» за 2026г. и перепроведите реформацию баланса — иначе НУ-проводки не попадут в финансовый результат.

 

Если ошибка существенная

Такая погрешность списывается на сч. 84.

 

Логика: недочет настолько велик, что искажает финансовый результат, поэтому его показывают не как «прочий доход/расход», а напрямую — как корректировку нераспределенной прибыли прошлых лет.

 

Налоговый учет при этом не меняется! Как и в первом варианте, доход для целей обложения прибыли должен попасть в предшествующий год через 90.01.1.

 

Измените проводку «Себестоимость»:

• нажмите дважды на ячейку «90.02.1» в колонке «Дебет» и выберите 84.01;
• очистите колонки НУ.

 

Измените проводку «Выручка»:

• нажмите дважды на ячейку К-т 90.01.1 и установите 84.01;
• значения НУ из этой проводки убираем.

 

Измените проводку «НДС»:

• в Д-т 90.03 выбираем 84.01.

 

Внесите четыре новые записи только для налогового учета.

 

Нажмите «Добавить» и заполните:

• Д-т 62.01 К-т 90.01.1;
• «НУ Кт» – внесите б/НДС.

 

Налог на добавленную стоимость:

• заполните Д-т 90.03 К-т 68.02;
• зафиксируйте величину налога.

 

Себестоимость:

• заполните Д-т 90.02.1 К-т 41.01;
• в графах НУ – себестоимость.

 

Реформация баланса:

• Дт 90.09 Кт 99.01.1;
• в графах НУ укажите размер продажи б/НДС.

 

Данное действие закроет сч.90 в НУ и выведет прибыль прошлых лет в 2025г.

 

После записи документа перепроведите реформацию баланса за 2026 г.

Доплист книги продаж

В окне движений перейдите на вкладку «НДС Продажи».

 

 

Найдите запись по с/ф и заполните:

• Запись дополнительного листа – «Да»;
• Корректируемый период – укажите число, например 30.09.2025;
• Сторнирующая запись доп. листа – «Нет».

Проверьте, как с/ф отражается в КнП и требуется ли корректировка ранее зарегистрированных сведений. Если за соответствующий отчетный период КнП уже закрыта, изменения отражаются с использованием дополнительного листа за этот период. Убедитесь, что сумма не задвоена.

 

 

Нажмите «Записать и закрыть». Без этого шага счёт-фактура попадет в книгу продаж 2026 г., а декларация НДС за 3 кв. 2025 будет неверной.

 

Обратите внимание! Величина обязательства не меняется от того, существенная ошибка или нет. Счёт-фактура всегда регистрируется в доплисте.

 

Существенной признается ошибка, способная поодиночке или вместе с другими искажениями повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые на основе отчетности. Если такое влияние отсутствует, она считается несущественной. Уровень существенности компания устанавливает сама и фиксирует в учетной политике. От этого зависит способ исправления в бухучете: несущественные погрешности правят через сч.91, а существенные — через 84.

 

По завершении всех предусмотренных процедур требуется представить корректирующую отчетность: уточненную декларацию по НДС за тот квартал, в котором была произведена отгрузка (с приложением дополнительного листа книги продаж), а также уточненную декларацию по налогу на прибыль за 2025. Помимо этого, необходимо перечислить в бюджет недостающие налоги и соответствующие пени.

Частые недочеты

• Смешать в одной проводке бухгалтерские и налоговые суммы, забыв внести отдельные строки. В итоге доход либо задвоится, либо попадет в 2026 (если проводка датирована предшествующим годом, но осталась в текущем документе).
• Забыть про НУ-реформацию (Дт 90.09 Кт 99.01.1). Счет продаж в налоговом учете не закроется, финансовый результат 2025г. не сформируется.
• Не перепровести реформацию баланса за 2026. Сальдо по сч.84 и 99 не сойдутся.
• Забыть доплист. Счёт-фактура уйдет в книгу продаж 2026г., декларация за предшествующий период будет неверной.

Заключение

Оформление счёта-фактуры по реализации прошлого года — это ситуация, где техническая аккуратность в 1С неотделима от методологической ответственности бухгалтера. Ключ к корректному результату — четкое разделение дат отгрузки, составления счёта-фактуры и периода регистрации обязательства: только при таком подходе данные попадут в нужную книгу продаж и декларацию.

 

Даже если документ оформляется с опозданием, налоговые обязательства возникают по дате отгрузки, а ставка применяется та, что действовала в 2025г., — пересчет по новым правилам недопустим.

 

Финальная сверка книги продаж, проводок по операциям и данных реализации убережет от двойного отражения сумм и искажения отчетности. И помните: своевременная подача уточненных деклараций и доплата налогов с пенями — обязательная часть урегулирования, без которой технически верные операции не решают проблему в целом.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно