Как оформить доставку товаров покупателю в 1С:УНФ

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Доставка товаров покупателю — важный этап любого торгового процесса, обеспечивающий успешное завершение сделки. Грамотная организация доставки гарантирует удовлетворение потребностей клиента, способствует повышению лояльности и положительно сказывается на репутации компании. Выбор подходящего способа доставки, будь то собственная служба или сотрудничество с надежными партнерами, позволяет оптимизировать логистические процессы, сократить издержки и обеспечить своевременное исполнение обязательств перед покупателями.

 

Большинство процессов настройки и оформления доставки идентичны для 1С:Розница и 1С:УНФ. Мы рассмотрим процедуру на примере 1С Управление нашей фирмой:

• предварительные настройки;
• доставка собственными силами;
• доставка курьерской службой.

Предварительные настройки

Переходим в раздел «Настройки» — «Настройки» — «Все справочники».

 

 

В разделе «Продажи» нажимаем на строку «Службы доставки».

 

 

В данном журнале приведены списки транспортных компаний и иных методов доставки. Изначально среди них присутствует вариант «Доставка собственными силами», который можно адаптировать под особенности используемого в компании процесса доставки.

 

Чтобы внести новый способ доставки через стороннюю курьерскую службу, воспользуемся кнопкой «Создать».

 

 

В открывшемся окне необходимо указать наименование службы доставки.

 

Важно помнить: Служба доставки — это условное название, которое может объединять группу курьеров или определенный способ доставки. Самостоятельным юридическим лицом или контрагентом данная запись не является.

 

В строке «Вариант учета» необходимо выбрать один из трех предложенных вариантов:

1. Бесплатная доставка. В этом случае доставка осуществляется за счет продавца, и цена доставки уже включена в стоимость товара. В этом случае доставка в документах не выделяется отдельной строкой.
2. Возмещение стоимости. В данном варианте продавец переносит на покупателя расходы на доставку по их фактической себестоимости. В данной ситуации необходимо будет внести формулу в строке «Расчет себестоимости».
3. Доставка с оплатой. При использовании такого варианта, продавец устанавливает стоимость доставки выше ее фактической себестоимости. Данная методика учета предполагает раздельное указание формул расчета: одну — для стоимости, которую выставляют покупателю, и другую — для себестоимости доставки.

 

Ниже в разделе «Способы доставки» доступен выбор следующих способов доставки (их может быть несколько):

• Курьер;
• Пункт выдачи;
• Почта.

 

Разделы «Расчет стоимости» и «Расчет себестоимости» позволяют вводить формулы для автоматического вычисления стоимости и себестоимости доставки товаров.

 

В этих разделах доступен удобный конструктор формул, позволяющий связывать итоговую стоимость доставки с различными параметрами конкретного заказа.

 

 

Установив все необходимые параметры, нажимаем «Записать и закрыть».

 

Переходим в раздел «Настройки — «Настройки» — «Еще больше возможностей».

 

 

Открываем раздел «Продажи» и активируем галочку в строке «Маршрутные листы».

 

Доставка собственными силами

Произведем настройку «Доставка собственными силами», который является элементом справочника «Службы доставки».

 

Настроим его таким образом, чтобы при заказе товаров от 5 000,00 рублей и более доставка была бесплатной, при невыполнении данных условий, доставка составляла 500,00 рублей.

 

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

Заказ покупателя

Переходим в раздел «Продажи» — «Продажи» — «Заказы покупателя».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать».

 

Сначала заполняем в шапке заказа все необходимые реквизиты. Затем, используя кнопки «Добавить» или «Подобрать», добавляем в табличную часть нужные товары, указывая их количество и цену. Итоговые суммы программа подсчитает автоматически.

 

 

Далее переходим на вкладку «Доставка». Заполняем сведения:

• способ доставки;
• дата доставки и время;
• грузоотправитель и грузополучатель;
• адрес отправления и адрес доставки;
• получатель товара;
• «Служба»  —  «Доставка собственными силами»;
• «Курьер» — курьер, который будет доставлять товар.

 

Нажимаем на ссылку напротив строки «Стоимость».

 

В открывшемся окне нажимаем «Рассчитать». Программа автоматически рассчитает стоимость и себестоимость доставки.

 

В нашем случае стоимость доставки равна нулю, так как сумма заказа превышает 5 000,00 руб.

 

Оплата за товар

Допустим, покупатель оплачивает заказ непосредственно через кассу предприятия.

 

Для регистрации поступления денежных средств в документе «Заказ покупателя» нажимаем на кнопку «Создать на основании» и среди предложенных вариантов выбираем пункт «Поступление в кассу». Здесь также доступны другие возможные способы оплаты.

 

 

Откроется документ «Поступление в кассу», заполненный на основании заказа. Проверяем его и нажимаем «Провести и закрыть».

 

 

Если бы стоимость доставки не оказалась нулевой, сумма, рассчитанная на вкладке «Доставка» в заказе покупателя, автоматически включалась бы в общий размер платежа.

 

На основании заказа покупателя оформляется расходная накладная. Для этого открываем соответствующий документ, нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем пункт «Расходная накладная».

 

 

Документ «Расходная накладная» откроется с заранее заполненными реквизитами на основании заказа покупателя. Проверяем, что указанные данные верны, и нажимаем «Провести и закрыть».

 

Доставка

Далее переходим на вкладку «Продажи» — «Доставка» — «Маршрутные листы».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать» и в шапке документа:

• выбираем способ доставки «Курьер»;
• указываем курьера;
• указываем автомобиль, на котором будет осуществляться доставка.

Программа автоматически подгружает в табличную часть все незакрытые заказы по установленным параметрам. Отмечаем галочками те заказы, по которым планируется доставить товары.

 

 

Нажимаем «Провести».

 

В маршрутном листе, при нажатии на кнопку «Печать с предварительным просмотром», доступно формирование различных печатных форм документов.

 

 

Например, маршрутный лист, который служит главным рабочим документом курьера и включает всю необходимую информацию о доставке. В частности, колонка «Сумма к оплате» помогает курьеру сразу определить, нужно ли взимать оплату с покупателя или заказ предварительно оплачен. Дополнительно предусмотрена графа «Подпись», предназначенная для подтверждения заказчиком факта получения товара.

 

Поскольку в нашем примере заказ был немедленно оплачен покупателем через кассу предприятия, в графе «Сумма к оплате» указан статус «Оплачен»

 

 

Также можно распечатать документ «Расходная накладная».

 

Отчет о доставке

После того как курьер осуществил доставку заказов, он заходит в маршрутный лист и нажимает на кнопку «Отчитаться о доставке».

 

 

Данная форма предназначена для фиксации сведений о выполнении заказов курьером. Курьер самостоятельно заполняет информацию о статусе каждой поставки, учитывая обстоятельства выполнения заказа (полностью доставлены, доставлены частично или возникли проблемы с доставкой).

 

Если предусмотрена оплата при получении товара, здесь указывается сумма и факт приема денег. В рассматриваемом примере была выбрана опция «Установить состояние доставки» — «Доставлен». После нажатия на кнопку «Выполнить», таблица обновилась, отражая новое состояние доставки.

 

Кликаем на кнопку «Сформировать документы».

 

 

После этого статус заказа покупателя в колонке «Состояние» изменится на «Завершен». Заказ закрыт.

 

Отчеты

Проанализируем состояние заказа. Переходим в раздел «Продажи» — «Аналитика» — «Отчеты».

 

 

Выбираем отчет «Отгрузка и оплата по заказам» в разделе «Продажи».

 

 

Устанавливаем период и нажимаем «Сформировать».

 

Исходя из отчета видим, что заказ успешно отгружен и оплачен.

 

Доставка курьерской службой

Произведем настройку доставки курьерской службой.

 

Создаем новый элемент справочника «Службы доставки». Настроим его таким образом, чтобы:

• если товар весит 5 кг и меньше, то стоимость доставки рассчитывалась по формуле: [Заказ.Вес]*10;
• если вес товара превышает 5 кг, то стоимость доставки рассчитывалась по формуле: [Заказ.Вес]*15;
• в разделе «Расчет себестоимости» устанавливаем формулу для расчета себестоимости. Например, если ваша организация установила единую ставку доставки независимо от расстояния (например, 5 рублей за каждый килограмм груза), то в строке с условиями ничего заполнять не нужно, а формула будет выглядеть так: [Заказ.Вес]*5.

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

Заказ покупателя

Сначала заполняем в шапке заказа все необходимые реквизиты. Затем, используя кнопки «Добавить» или «Подобрать», добавляем в табличную часть нужные товары, указывая их количество и цену. Итоговые суммы программа подсчитает автоматически.

 

 

Далее переходим на вкладку «Доставка» и заполняем сведения:

• о способе доставки;
• об ожидаемой дате доставки и времени;
• выбрать грузоотправителя и грузополучателя;
• указать адрес отправления и адрес доставки;
• зафиксировать получателя товара;
• в строке «Служба» выбираем курьерскую службу из справочника «Службы доставки»;
• в строке «Курьер» выбираем курьера.

В верхней части вкладки «Доставка» отображается специальная строка, содержащая информацию, автоматический сбор которой осуществляется системой на основе данных, внесенных ранее в карточки товаров. Таким образом, на основе наших данных видно, что общий вес товара в оформленном заказе составил 15 кг.

 

 

Нажимаем на ссылку напротив строки «Стоимость». В открывшемся окне нажимаем «Рассчитать». Программа автоматически рассчитает стоимость и себестоимость доставки.

 

Расчет: так как вес товара превысил 5 кг, то тариф для него составил 15 руб. за 1 кг = 15 кг * 15 руб. = 225,00 руб.

 

Себестоимость товара: 15 кг. * 5 руб. = 75,00 руб.

 

 

На основании заказа покупателя оформляется расходная накладная. Для этого открываем соответствующий документ, нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем пункт «Расходная накладная».

 

 

Документ «Расходная накладная» откроется с заранее заполненными реквизитами на основании заказа покупателя. Проверяем, что указанные данные верны, и нажимаем «Провести и закрыть».

 

Доставка товара

Далее создаем маршрутный лист и в шапке документа:

• в строке «Доставка» выбираем способ доставки «Службой доставки»;
• указываем службу доставки;
• фиксируем способ отгрузки;
• указываем курьера;
• в строке «Автомобиль» можно указать автомобиль, на котором будет осуществляться доставка.

Программа автоматически подгружает в табличную часть все незакрытые заказы по заданным параметрам. Отмечаем галочками те заказы, по которым планируется доставить товары.

 

 

Нажимаем «Провести».

 

В маршрутном листе, при нажатии на кнопку «Печать с предварительным просмотром», доступно формирование различных печатных форм документов.

 

 

Например, маршрутный лист, который служит главным рабочим документом курьера.

 

Поскольку в нашем примере применяется схема оплаты, при которой покупатель оплачивает полную сумму заказа (включая доставку) курьеру при получении товара, в колонке «Сумма к оплате» автоматически отражается полная сумма заказа.

 

 

При выведении на печать накладной (с услугами,) стоимость доставки выделена отдельной строкой.

 

Оплата за товар

Отразим поступление денежных средств от курьерской службы.

 

Для этого переходим в раздел «Деньги» — «Банк» — «Поступления на счет».

 

 

Нажимаем на кнопку «Создать» — «От курьерской компании или почты».

 

 

В формируемом документе по умолчанию будет установлена операция «От курьерской компании или почты» В шапке:

• выбираем контрагента и договор с ним;
• в строке статья устанавливаем «Оплата от покупателей»;
• фиксируем сумму поступления, которая равна полной сумме заказа за вычетом комиссии курьерской организации.

 

В табличной части документа на вкладке «Расшифровка платежа» используем кнопку «Добавить», чтобы выбрать заказ, по которому поступила оплата.

 

Далее последовательно вносим данные:  

• в колонке «Получено от клиента» указываем сумму, фактически оплаченную клиентом через курьерскую организацию;
• в колонке «Удержано агентом» фиксируется величина удержанной комиссией;
• в колонке «Сумма платежа» отражается итоговая сумма, зачисленная на расчетный счет организации.

 

После проведения документа программа автоматически создаст новый документ «Корректировка долга», который отразится в соответствующей колонке. Если понадобится просмотреть созданный документ, это можно сделать прямо из окна документа «Поступление на счет».

 

 

 

 

После завершения всех операций взаиморасчеты с клиентом завершены и задолженность закрыта.

Отчеты

Сформируем отчет «Отгрузка и оплата по заказам», из которого видно, что заказ успешно получен и отгружен.

 

 

Кроме того, сформируем акт сверки расчетов, который подтвердит отсутствие задолженности: все обязательства исполнены сторонами своевременно и полностью.

 

Переходим в раздел «Продажи» — «Расчеты с покупателями» — «Сверки взаиморасчетов».

 

 

Выбираем контрагента и договор, устанавливаем период и нажимаем кнопку «Заполнить» — «По датам принятия к учету».

 

 

Применение программного комплекса 1С: УНФ и 1С: Розница существенно ускоряет обработку курьерских доставок, автоматизирует основные операции и повышает надежность исполнения заказов благодаря встроенному контролю точности и скорости обработки данных.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно