В феврале 2020 года все активно стали переходить на удаленную работу. Не каждый бизнес может продолжать работать в том же темпе и с теми же объемами в условиях изоляции и карантина. Данный вопрос серьезно коснулся многих организаций и сотрудников, но отделы бухгалтерии, продаж, отделы кадров смогли перейти на удаленную работу намного проще и быстрее, чем многие другие подразделения.
В этой статье мы поговорим о том, как изменилась работа сотрудников отдельных направлений, и как был организован их труд вне основного рабочего места.
Бухгалтерия
К 2020 году электронный документооборот присутствует практически во всех организациях. Упрощает этот процесс электронные трудовые книги, онлайн- взаимодействие с банком, сдача отчетности через рабочий софт и т.д. Если раньше для предоставления документов в контролирующие органы требовалось распечатать и сдать их именно в таком виде, то сейчас все можно сделать, не вставая с рабочего кресла. Компьютер бухгалтера — это незаменимый инструмент, требующий только поддержки программного обеспечения, в частности 1С.
Мы уже писали, что бухгалтерия на удаленке — это норма жизни, и были правы. В режиме изоляции работа бухгалтера никак не изменилась, т.к. многие просто перешли на аренду 1С в облаке. Это помогло превратить домашний компьютер в рабочий, только без каких-либо тормозов и зависаний. Теперь работа ведется через веб-браузер и бухгалтер может работать с любого устройства с выходом в интернет. Не приходится вызывать Васю из тех.отдела, программа обновляется автоматически, а загрузка/выгрузка базы происходит за 5 минут.
Отделы продаж
В зависимости от вида деятельности, размера организации и технического оснащения рабочих процессов можно выделить 3 отдела продаж:
- Старый добрый заводской отдел. Основная коммуникация с клиентами проходит через стационарный телефон и по почте;
- Отделы продаж с холодными звонками. Технологическое оснащение здесь особенно важно;
- Современный онлайн-бизнес. Сюда можно отнести все виды бизнеса, которые могут собирать заявки через интернет и используют единую систему взаимодействия с клиентом (или нет, им же хуже). Почему это важно? Скоро узнаете.
Заводской отдел
Далеко не каждый заводской отдел в нашей стране выстраивает свои процессы преимущественно с использованием современных технологий. В данном случае подход к работе изменился весьма заметно, т.к. руководству пришлось полностью перестроить систему взаимодействия сотрудников и клиентов. Чтобы перевести сотрудника на удаленную работу, на смену стационарным телефонам пришли современные способы IP-телефонии. Личное общение в отделах было переведено на взаимодействие по электронной почте.
Отдел холодных звонков
Если раньше работник мог звонить со стационарного телефона, то сейчас существует огромное количество онлайн-сервисов дешевых звонков. С их помощью можно обзавестись недорогими тарифами, звонить по стране 24/7 и не разорить при этом работодателя. Если такой отдел работает на удаленке, то выставление счетов, учет клиентов и прочие операции легче всего вести через единую систему, о которой мы поговорим уже совсем скоро.
Современный онлайн-бизнес
Использует все прелести технологий 21 века. Каждая заявка учитывается в системе, как и источник, по которому она пришла. Рассчитывается стоимость одного клиента, эффективность обработки телефонных звонков и отдельных источников трафика. А вот обрабатывать поступающие заявки и вести отчетность помогает CRM-система, интегрированная с программным комплексом 1С.
Инструменты в помощь
CRM — это система взаимодействия с клиентом, которая значительно упрощает процесс обработки заявок, сбор клиентской базы и работы с ней. Использование CRM-систем на удаленке возможно и без перехода на облачные решения, но в совокупности с 1С это значительно упрощает работу не только отдела продаж, но и бухгалтерии.
Во 2-ом и 3-ем случае работодатели просто перешли на облачные сервисы и раздали доступы своим сотрудникам. Эффективность труда не пострадала, а в некоторых случаях заметно улучшилась. Именно переход на удаленку через облачные решения и выбирают многие руководители. Это просто, не занимает много времени и открывает дополнительные возможности для сотрудников. Поэтому использование 1С с СРМ — лучшее решение для современных отделов продаж.
Отделы кадров
Такие отделы формируются в крупных организациях, где большое количество задач невозможно распределить между экономистами или сотрудниками бухгалтерии.
Основные функции отдела кадров:
- учет работы сотрудников (больничных, рабочих дней, отпускных, выходных) для определения зарплаты,
- создание штата,
- распределение рабочих кадров,
- работа с кадровыми документами,
- формирование штатного расписания,
- формирование отпусков,
- план повышения квалификации,
- кадровое планирование и т.д.
При этом идет тесное взаимодействие с другими подразделениями организации, в т.ч. с бухгалтерией, юридическим, экономическим отделом и т.д. Представить такую работу без компьютера просто невозможно, как и бес специальных программных комплексов. Практически все кадровые отделы используют 1C:Зарплата и управление персоналом или 1C:Зарплата и кадры бюджетного учреждения. В 2020 году кадровикам пришлось пойти по пути бухгалтерии: наладить коммуникацию через почту и перейти на облачные версии рабочих программ. Это самый простой и самый доступный способ организации удаленной работы. На сотрудников, привыкших к коммуникации через рабочую почту, смена рабочего места не оказала никакого существенного влияния.
Подведем итог
В большинстве случаев ограничительные меры положительно повлияли на технологичное решение вопросов удаленной работы в 2020 году. Условия карантина дали толчок в построении современной системы коммуникации и позволили оптимизировать работу многих отделов.
Аренда ПО — это отличный способ не просто снизить затраты на поддержку «коробочных» версий, но и увеличить эффективность труда. 1С в облаке стало настоящим спасением многих структурных подразделений: облегчается удаленный доступ, работа ведется без перебоев, обновление происходит автоматически.
Конечно, не каждый бизнес может полностью перейти на удаленку, т.к. некоторые направления (в частности услуги) напрямую связаны с контактом со своим заказчиком. Но отчетность и организация работы экономического отдела, отдела бухгалтерии, кадров, продаж и даже работу курьеров проще организовать, используя современные программные комплексы.
