Заполнение строки 5б в счете-фактуре (УПД)

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

В апреле 2026 года в системе 1С:Бухгалтерия в обновлённых формах счётов-фактур и УПД появилась допстрока 5б, в которой указываются реквизиты авансового СФ. Ее значение подставляется автоматически только в случае, когда правильно выстроена цепочка документов:

• регистрация поступления предоплаты;
• создание счёта-фактуры на аванс;
• отгрузка (реализация).

При отсутствии данных в 5б, необходимо проверить, зарегистрирован ли авансовый СФ, соблюдена ли хронология операций и установлена ли связь между продажей и авансом.

 

Поскольку 5б предназначена для отражения предоплаты, зачтённой в счёт отгрузки, важно проконтролировать не только печатную форму, но и корректность учётных связей и настроек в программе.

Порядок действий в программе

Предварительные настройки

Перейдите на вкладку «Главное» — «Налоги и отчеты».

 

 

Далее кликните пункт «НДС» — «История изменений».

 

 

Чтобы СФ на аванс формировались в нужный момент, а их реквизиты верно переносились в строку 5б при оформлении отгрузки, в параметре «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс» требуется установить «Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса».

 

 

Важно! Если в компании учетная политика предусматривает новый порядок вычетов по авансам (действует с указанной даты), допускается выбор значения «Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода».

 

Стоит учитывать, что при таком выборе данные попадут в строку 5б не ранее закрытия месяца и лишь при условии, что дата отгрузки и аванса приходятся на один квартал.

 

Если отгрузка состоится в следующем квартале, авансовый СФ необходимо зарегистрировать заранее, до отгрузки, иначе автозаполнения 5б не произойдет.

Поступление предоплаты

Оформите получение денег от покупателя (например, используя платежное поручение, приходный кассовый ордер и т.п.) и отразите в журнале «Поступление на расчетный счет/Касса».

 

В сформированном документе кликните «Создать на основании» – «Счет-фактура выданный».

 

 

Укажите все обязательные реквизиты. Проверьте строку «Вид счета-фактуры», в ней требуется выбрать «На аванс».

 

 

Дополнительно проверьте корректность номера и даты и кликните «Провести и закрыть».

 

 

 

Если в вашей организации принято регистрировать авансовые СФ не по каждому поступлению, а в конце месяца (например, для снижения документооборота), используйте операцию «Банк и касса» — «Регистрация счетов-фактур на аванс». Такой подход особенно удобен для компаний, использующих аренда сервера 1С, где все учетные данные и документы централизованно хранятся на удаленной инфраструктуре.

 

При таком оформлении также важно, чтобы регистрация была завершена до отгрузки, иначе 5б не заполнится автоматически.

 

Отгрузка товара и создание УПД

Оформите реализацию, используя встроенную функцию раздела «Продажи».

 

 

Заполните шапку:

• выберите организацию;
• контрагента (при необходимости создав его карточку с ИНН/КПП);
• договор;
• укажите фактическую дату отгрузки.

В табличной части добавьте номенклатуру, укажите количество, цену и проверьте автоматически подставленную ставку НДС — итоговые суммы программа рассчитает сама.

 

 

После заполнения всех реквизитов кликните «Провести и закрыть». Строка 5б заполняется автоматически, при условии, что в базе уже зарегистрирован и проведен авансовый СФ.

 

Если сохранить документ, но не провести его, 5б в печатной форме останется пустой.

 

Откройте печатную форму СФ или УПД и проверьте сведения перед отправкой оригиналов контрагенту или в ЭДО. При использовании сервиса 1С:ЭДО контрагенты получают документы в электронном виде значительно быстрее, а статус доставки и подписания можно контролировать непосредственно из программы.

 

 

Если заполнение не произошло, проверьте следующее: авансовый счет-фактура должен быть зарегистрирован и проведен, а в документах реализации и аванса указаны одни и те же контрагент и договор. Также убедитесь, что соблюдена хронология: дата аванса должна предшествовать отгрузке.

Проверка данных

После создания счета-фактуры на основании реализации откройте его и последовательно проверьте следующее:

• основные реквизиты — убедитесь, что в шапке корректно указаны организация, контрагент, договор и дата (должна соответствовать дате отгрузки);
• связь с продажей — перейдите на вкладку «Дополнительно» (или «Основание») и проверьте поле «Документы-основания». В нем должен быть указан номер документа реализации, на основании которого создан счет-фактура. Если поле пустое или содержит неверные сведения, кликните кнопку подбора и вручную выберите нужную продажу.

 

В табличной части убедитесь, что подтянулись номер и дата авансового СФ.

 

 

Если строка пуста, убедитесь, что авансовый счет-фактура проведена и соблюдена хронология.

 

Ручное добавление реквизитов допустимо только после проверки цепочки документов и исправления причины, по которой данные не подставились программой. Ручная правка без исправления первопричины приведет к тому, что информация не попадет в книгу продаж (графа 11а), а значит, возникнут расхождения с декларацией по НДС.

 

Поэтому сначала исправьте документы-основания, а только потом, если программа все равно не подтянула данные, добавьте вручную.

 

Важно! Если под одну отгрузку зачтено несколько авансов, в 5б указывают все номера и даты авансовых счетов-фактур, разделяя их точкой с запятой.

Проверка в книге продаж

Чтобы убедиться, что все сведения встали в учет корректно, перейдите в раздел «Отчеты» — «Книга продаж».

 

 

Выберите период, для формирования отчета кликните соответствующую кнопку.

 

 

Найдите в отчете строку с вашей продажей.

 

В колонке «Номер и дата счета-фактуры продавца» должен отображаться номер оформленного документа.

 

Напротив, в графе «Номер и дата счета-фактуры продавца, ранее выставленного при получении оплаты (частичной оплаты)» проверьте наличие номера того авансового СФ, который вы указали в 5б.

 

 

Наличие номера в этой графе подтверждает, что связь между документами установлена, и данные учтены верно.

Особенности заполнения в исправительных и корректировочных счетах-фактурах

Если после того, как счет-фактура уже выставлен обнаружены технические ошибки, не связанные с изменением стоимости, оформляется исправительный счет-фактура. При его формировании в 1С связь с исходным документом реализации обычно сохраняется, поэтому сведения для строки 5б, как правило, подставляются автоматически. После оформления обязательно проверьте печатную форму.

 

Корректировочный счет-фактура оформляется при изменении стоимости отгрузки после реализации, например при изменении цены, количества или предоставлении скидки. В этом случае программа использует сведения исходного документа-основания и заполняет сведения самостоятельно при условии, что корректировка оформлена типовым образом.

 

Если автозаполнения не произошло, сначала проверьте, сохранена ли связь с исходной реализацией, корректно ли оформлены документы-основания и соблюдена ли хронология операций. Ручное внесение данных допустимо только после проверки цепочки документов и исправления причины, по которой автозаполнение не сработало

Типичные ошибки

• Строка 5б не заполнилась, хотя аванс от покупателя был.

Причины: авансовый счет-фактура не проведен, даты аванса стоят после реализации, выполнено массовое перепроведение, но данные не обновились.

 

Решение: провести/перепровести документы индивидуально, исправить даты, зарегистрировать счет-фактуру на аванс.

• В строке 5б указаны корректировочные авансовые счета‑фактуры.

Правило: корректировочные данные в 5б не указывают; указывают исходные номера/даты и дату последнего исправления (если это отдельно требуется).

• Несоответствие формата при печати.

Проверьте функциональную опцию печатных форм и актуальность вашего релиза 1С. Как это сделать мы писали в инструкции ранее.

Заключение

В последних версиях 1С:Бухгалтерия предприятия строка 5б, как правило, заполняется автоматически при корректно оформленной цепочке документов. Поэтому основная задача бухгалтера — правильно отразить предоплату, оформить реализацию на его основании и затем проверить печатную форму счета-фактуры или УПД.

 

Если строка 5б не заполнилась или заполнена неверно, сначала нужно проверить счет-фактуру на аванс, хронологию документов, связь с продажей и настройки регистрации авансов. После этого, при необходимости, следует исправить документы-основания и повторно сформировать печатную форму. Такой порядок помогает избежать ошибок в оформлении и обеспечить корректное отражение данных в учете.

 

Если самостоятельная проверка не выявила ошибок, можно обратиться к нашим консультантам, они помогут найти и исправить неточности. Клиентам нашего сервиса доступны три бесплатные консультации в месяц. Подробности у специалистов. При необходимости консультант 1С удаленно поможет проверить настройки программы, корректность оформления документов и причины некорректного заполнения строки 5б.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно