Представительские расходы в 1С Бухгалтерия предприятия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

• Как оформить представительские расходы
• Как учитывать представительские расходы в 1С
• Закрытие месяца

Представительские расходы — это расходы организации по приёму и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества.

 

Цели представительских расходов: укрепление деловых отношений, продвижение продуктов или услуг, создание имиджа компании, развитие новых возможностей.

 

В бухгалтерском учёте отражение представительских расходов обычно не вызывает вопросов, так как они в полном объёме включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и признаются в том же порядке, что и другие аналогичные затраты.

 

В налоговом же учете представительские расходы нормируются и учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в размере, не превышающем 4 % от расходов на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период. Нормирование представительских расходов производится нарастающим итогом с начала налогового периода. 

 

В налоговом кодексе определено, что к представительским расходам можно отнести только:

• расходы на проведение официального приёма (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах;
•  транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения мероприятия и обратно;
•  буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей стороны. 

То есть все то, что относится к расходам во время принятия другой компании у вас в гостях, можно отнести к представительским расходам.

 

Но к данной категории не относятся расходы на организацию развлечений и отдыха. Такие как посещение культурных мероприятий, театра или чего-то подобного. Также к данной категории не относятся расходы на профилактику и лечение заболеваний, то есть отдых в санатории не получится учесть, как представительские расходы.

 

Как оформить представительские расходы

Для проведения встречи с представителями другой организации в первую очередь издается «Приказ руководителя», в котором определяются дата, цель мероприятия и назначается ответственный за его проведение.

 

Во-вторых, составляется смета расходов, утвержденная руководителем. В-третьих, отчёт о проведении мероприятия с указанием даты, места и времени проведения встречи, состав приглашенных гостей, состав принимающей стороны и величины расходов на проведение данного мероприятия. Если в ходе мероприятия достигнуты какие-либо соглашения, подписаны официальные документы, то они также должны быть прописаны в отчете ответственного лица.

 

И четвёртый, самый важный пункт – это первичные документы, подтверждающие покупки и оплаты оказанных услуг. Например, накладные, акты, чеки.

Как учитывать представительские расходы в 1С

Для того, чтобы Представительские расходы верно формировались в регистрах налогового учета, убедитесь, что в программе 1С: Бухгалтерия присутствует соответствующая статья.

 

Для этого зайдите в раздел «Справочники» — «Доходы и Расходы» и выберите пункт «Статьи затрат».

 

 

Если данная статья расходов отсутствует, через кнопку «Создать» добавляем ее в статьи затрат.

 

 

Укажите наименование статьи – «Представительские расходы» (текст вводится прямо в форме).

 

 

Вид расходов в налоговом учете – «Представительские расходы».

 

 

Запишите и закройте документ.

 

 

Отражение представительских расходов в 1С: Бухгалтерии может быть реализовано документами: «Поступление (акты, накладные)» и «Авансовый отчет».

 

В случае закрытия расходов напрямую от поставщиков формируем документ «Поступление (акты, накладные)» из раздела «Покупки».

 

 

Создаем новое поступление с помощью кнопки «Поступление». Вид операции документа «Услуги (акт,УПД)».

 

 

Далее заполняем документ:

• акт, УПД № — указываем номер документа, полученного от поставщика;
• от  — указываем дату документа;
• выбираем Контрагента, Договор с ним;
• проверяем «Счета учета», «Сроки расчетов» и «Порядок зачета авансов».

 

По кнопке «Добавить» выбираем в колонке «Номенклатура» полученную услугу.

 

 

Указываем количество, цену, ставку НДС.

 

 

Заполняем по ссылке в колонке «Счета учета» счет затрат и аналитику к нему (счет 26, статья затрат с видом расхода «Представительские расходы»).

 

 

Проводим документ.

 

 

Если денежные средства на организацию мероприятия выдавались сотруднику предприятия, для отражения представительских расходов создаем документ «Авансовый отчет» из раздела «Банк и Касса».

 

 

По кнопке «Создать» вводим новый документ.

 

 

Устанавливаем необходимую дату и выбираем сотрудника, предоставившего отчётные документы.

 

 

На вкладке «Авансы» при помощи кнопки «Добавить» нужно выбрать документ, которым была зарегистрирована выдача денежных средств подотчётному лицу (выдача подотчётных средств должна производиться до расходования их сотрудником либо наличными через кассу предприятия, либо путём перечисления на расчётный счёт работника организации).

 

 

Далее переходим в закладку «Прочее» и отразим произведённые сотрудником представительские расходы. По кнопке «Добавить» добавляем строку на вкладке «Прочее».

 

 

и указываем документ, свидетельствующий о расходе, его дату, номер, содержание операции, сумму и самое важное – это счёт и статью затрат.

 

 

Проводим документ.

 

Закрытие месяца

Как вы помните, представительские расходы должны быть нормированы. Расчет норматива производится при закрытии месяца. 

 

Для этого заходим в раздел «Операции» и выбираем пункт «Закрытие месяца».

 

 

Выбираем месяц закрытия и запускаем обработку, нажав на кнопку «Выполнить закрытие месяца».

 

 

После проведения операции «Закрытие месяца», в строке «Состояние»  статус поменяется на «Выполнено».

 

 

Как мы видим, у нас сформировалась Регламентная операция  с видом «Расчёт долей списания косвенных расходов».

 

 

Для анализа списания косвенных расходов нажмите на операцию «Расчет долей списания косвенных расходов» и выберите пункт «Нормирование расходов».

 

 

Вы увидите список расходов, принятых в целях налогообложения в состав расходов и уменьшающих базу налога на прибыль, а также предельный размер «Представительских расходов».

 

 

Выбрав пункт «Показать проводки».

 

 

Мы увидим в каких долях «Представительские расходы» принимаются у налоговому учету расходов.

 

 

Нажмите на операцию «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и выберите пункт «Списание косвенных расходов».

 

 

Откроется справка-расчет «Списание косвенных расходов». Здесь вы увидите список «Представительских расходов».

 

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее