Особенности расчета НДФЛ для иностранных работников в 1С: Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Оглавление:

1. общие сведения;
2. предварительные настройки;
3. расчет НДФЛ для нерезидента;
4. расчет НДФЛ для иностранцев, работающих на патенте.

Общие сведения

Налоговый статус физлица в РФ определяется согласно Налоговому кодексу(НК РФ). Физическое лицо признается резидентом при условии, что оно проживает на территории РФ 183 календарных дня (и более) в течение любого 12-месячного периода.

 

Важно отметить, что некоторые периоды отсутствия в стране не прерывают срок пребывания:

• краткосрочное лечение (до 6 месяцев);
• обучение за границей (до 6 месяцев);
• работа на морских месторождениях углеводородного сырья.

Особые категории лиц автоматически признаются налоговыми резидентами независимо от фактического времени пребывания в РФ:

• военнослужащие, проходящие службу за рубежом;
• госслужащие и муниципальные работники в командировках за границей.

Наличие гражданства не влияет на налоговый статус. Российский гражданин может потерять статус резидента, в том случае если длительность его отсутствия в стране в течение 12 месяцев более 183 дней (например, при длительных командировках).

НДФЛ с иностранных работников

Предварительные настройки

Порядок расчёта НДФЛ для резидентов и льготных нерезидентов осуществляется по единым правилам: налог рассчитывается нарастающим итогом с начала года и учитывает ранее удержанные суммы. Это правило действует с 2021 года. До этой даты расчёт производился иначе — без учёта предыдущих удержаний.

 

Налоговый статус работника необходимо указать в карточке сотрудника в разделе «Налог на доходы». От выбранного статуса зависит ставка НДФЛ согласно ст. 224 НК РФ.  Настройка статуса производится одним из двух способов, описанных ниже.

 

Первый способ - через справочник «Физические лица». Заходим в раздел «Зарплата и кадры» и в меню «Справочники и настройки» выбираем пункт «Физические лица».

 

 

В выпавшем списке выбираем необходимого нам сотрудника и переходим во вкладку «Налог на доходы».

 

 

Второй способ - через справочник «Сотрудники». Заходим в раздел «Зарплата и кадры» и в меню «Кадры» выбираем пункт «Сотрудники».

 

 

В открывшемся списке выбираем нужного нам сотрудника, кликаем на имени 2 раза левой кнопкой мыши, чтобы открыть карточку сотрудника и переходим в раздел «Налог на доходы».

 

 

На вкладке «Налог на доходы» выбираем необходимый нам статус. Также необходимо указать период начала действия статуса в поле «установлен с».

 

Для отслеживания изменений статуса предусмотрен специальный инструмент — ссылка «История изменения статуса налогоплательщика», позволяющая просмотреть все корректировки статуса сотрудника за различные периоды.

 

Сохраняем все изменения нажатием на кнопку «ОК».

 

Налоговые статусы работников

Существует три основных категории налогового статуса работника:

1. резидент РФ;
2. нерезидент РФ;
3. «льготный» нерезидент.

Для категории нерезидентов устанавливается базовая ставка НДФЛ — 30%, а для доходов в виде дивидендов — 15%.

 

Также существуют «Льготные» категории нерезидентов, для которых ставка НДФЛ с доходов устанавливается от 13 до 22%. К ним относятся:

• Высококвалифицированный иностранный специалист — работающие по статусу Высококвалифицированные специалисты;
• Член экипажа судна, зарегистрированного в Российском международном реестре судов — работающие на судах под флагом РФ;
• Участник программы по переселению соотечественников — в рамках госпрограммы переселения соотечественников;
• Беженцы или получившие временное убежище на территории РФ;
• Гражданин страны-участника Договора о ЕАЭС — Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия
• Нерезидент, работающий по найму на основании патента — работающие на основании трудового патента.

Ставки НДФЛ для «льготных» нерезидентов в зависимости от вида дохода представлены ниже:

• Оплата труда — 13% (15%);
• Натуральная оплата труда — 13% (15%);
• Прочие трудовые доходы — 13% (15%);
• Прочие доходы — 30%;
• Доход в натуральной форме — 30%.

Важно не забывать, что при переходе на «льготный» статус, перерасчёт НДФЛ производится только для доходов после изменения статуса.

 

Особенности исчисления НДФЛ для граждан ЕАЭС при работе в РФ:

• С первого дня — ставка 13% (15%);
• В конце года необходимо определить окончательный статус;
• При сохранении статуса нерезидента — пересчёт НДФЛ по ставке 30%.

Особенности исчисления НДФЛ для дистанционных работников с 2024 года:

• Доходы дистанционных сотрудников облагаются НДФЛ;
• Расчёт ведётся нарастающим итогом;
• Резиденты имеют право на вычеты;
• Нерезиденты вычеты не получают.

Право на вычеты имеют только налоговые резиденты РФ по основной налоговой базе. Налоговый статус может меняться в течение налогового периода, так иностранный гражданин может стать резидентом после 183 дней пребывания в РФ за последние 12 месяцев.

 

Учет в программе ведется по следующим правилам:

1. Определение статуса происходит на дату получения дохода (ст. 223 НК РФ);
2. Для «льготных» нерезидентов расчет ведется нарастающим итогом с начала года;
3. Ставки 13–22% применяются только к определенным категориям доходов от трудовой деятельности;
4. Для нерезидентов налог рассчитывается отдельно по каждому доходу;
5. При смене статуса на резидента производится автоматический перерасчет с начала года.

Расчет НДФЛ для нерезидента

Рассмотрим на примере расчет НДФЛ иностранного работника нерезидента РФ в программе: Организация ООО «ВМК» 01.05.2025 года принимает на работу сотрудника гражданина Украины Морозова Сергея Дмитриевича. На начало работы сотрудник имеет статус нерезидента.

 

Произведем расчет НДФЛ для сотрудника Морозова Сергея Дмитриевича, который является иностранным гражданином. Зарплата сотрудника за май 2025 года составила — 35 000 руб. Для корректного расчета необходимо указать соответствующий статус сотрудника в программе, как это сделать мы рассмотрели в инструкции выше. База для расчета НДФЛ за май 2025 года — 35 000 рублей.

 

Произведем расчет НДФЛ:

• НДФЛ за май (30%) — 10 500 рублей (35 000 × 30%).

Чтобы проверить результаты расчетов в программе, зайдем в документ «Начисление зарплаты». Из меню «Зарплата и кадры» выберем пункт «Все начисления». В открывшемся окне открываем начисление зарплаты за август с помощью кнопки «Создать» - «Начисление зарплаты».

 

 

В открывшемся документе нажимаем кнопку «Заполнить», чтобы начислить зарплату сотруднику. Когда зарплата и НДФЛ начислены, мы можем проверить корректность их начисления.

 

Результат расчета НДФЛ с заработной платы можно увидеть, перейдя по ссылке в колонке «НДФЛ». Как мы можем видеть, расчеты программы совпали с расчетами, произведенными нами ранее.

 

Проводим и закрываем документ.

 

 

С 10 июня 2025 у сотрудника Морозова Сергея Дмитриевича статус меняется на «резидент», так как срок пребывания в РФ за последние 12 месяцев превысил 183 дня. Бухгалтеру организации ООО «ВМК» требуется произвести перерасчет за май по ставке 13% (35 000 * 13% = 4 550 руб.). Излишне удержанный налог зачитывается в последующие месяцы.

 

Следует учитывать, что при изменении статуса налогоплательщика:

• Менять статус в программе следует только при уверенности в его неизменности;
• Возврат ранее удержанного налога по ставке 30% невозможен, возможен только зачет;
• Остаток излишне удержанного налога на конец года можно вернуть через налоговую инспекцию.

Ниже рассмотрим на примере действия бухгалтера в программе при смене статуса налогоплательщика. Для корректного расчета необходимо указать соответствующий статус сотрудника и дату начала его действия в программе, как это сделать мы рассмотрели в инструкции выше.

 

Создаем документ «Начисление зарплаты за июнь и заполняем его. При определении налога на доходы физических лиц за июнь 2025 года осуществляется автоматический перерасчет налога по ставке 13% с начала года.

• В мае при ставке 13% НДФЛ должен был составить 4 550 руб. (35 000 × 13%). Фактически было удержано 10 500 руб. Переплата составила 5 950 руб.
• За июнь начислена заработная плата в размере 35 000 руб. НДФЛ составил 4 550 руб. (35 000 руб. * 13 %). К выплате будет сумма 35 000 руб.
• Остаток переплаты на конец месяца составил 1 400 руб. (5 950 - 4 550).

 

 

Важно: излишне удержанный налог будет учтен при последующих расчетах НДФЛ (в следующих месяцах сумма удержания будет меньше). В расчетном листке эта сумма отражается как задолженность организации, но на размер выплаты не влияет.

 

Напоминаем, что согласно нормативным документам (письма Минфина России от 12.08.2011 № 03-04-08/4-146 и ФНС от 09.06.2011 № ЕД-4-3/9150), возврат налога невозможен в случае, если изначально он был удержан по ставке 30% (для нерезидентов), а затем произведен перерасчет в связи с получением статуса резидента. Такие суммы могут быть только зачтены в счет будущих платежей.

 

Теперь произведем расчет зарплаты за июль:

1. Сумма зарплаты: 35 000 руб.
2. Расчет НДФЛ: 4 550 руб.
3. Удержание с учетом переплаты: 3 150 руб. (4 550 - 1 400).
4. Сумма к выплате: 31 850 руб. (35 000 – 3 150).

Создаем документ «Начисление зарплаты за июль и заполняем его. Как мы можем видеть, расчеты программы совпали с расчетами, произведенными нами ранее. Проводим и закрываем документ.

 

 

 

Если к концу налогового периода останется излишне удержанный налог, работник вправе обратиться в налоговую инспекцию для его возврата в установленном порядке.

Иностранцы, работающие на патенте

Трудоустройство иностранных граждан из стран с безвизовым режимом в России требует оформления специального патента. Этот документ необходим для легальной работы по найму на территории РФ. Получение патента возможно только после внесения авансового платежа по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) за весь срок его действия.

 

Размер платежа составляет базовую сумму 1200 рублей, которая ежегодно корректируется с учётом двух показателей:

• коэффициента-дефлятора на соответствующий год;
• регионального коэффициента, учитывающего особенности рынка труда конкретного субъекта РФ.

Налоговый учёт осуществляется в соответствии с Налоговым кодексом РФ (ст. 226 п. 2 и ст. 227.1). При расчёте НДФЛ для иностранных работников, трудящихся на основании патента, учитываются ранее внесённые авансовые платежи.

 

Расчёт налога производится работодателем как налоговым агентом. Общая сумма НДФЛ уменьшается на величину авансовых платежей, внесённых иностранцем за период действия патента в конкретном налоговом периоде.

 

Необходимые условия для проведения корректировки налога:

• получение от работника заявления и документов об оплате авансовых платежей;
• наличие уведомления от налоговой службы о подтверждении права на уменьшение налога.

Работа в программе 1С с патентными работниками предусматривает оформление заявления о подтверждении права на зачёт авансов.

 

Для того чтобы оформить это заявление в программе, в меню «Зарплата и кадры» выберите пункт «Все документы по НДФЛ».

 

 

С помощью кнопки «Создать» сформируйте «Заявление о подтверждении права на зачет авансов по НДФЛ» и  заполните его.

 

 

Внесение в систему информации об авансовых платежах происходит с помощью документа «Авансовый платёж по НДФЛ».

 

Из пункта «Все документы по НДФЛ выберете «Авансовый платеж по НДФЛ». Оформите документ.

 

 

Учёт внесённых авансов происходит автоматически при расчёте заработной платы.

 

Таким образом, был рассмотрен порядок работы с иностранными сотрудниками в программе 1С Бухгалтерия, включая особенности налогового учёта и документооборота.

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее