Как оформить кассовую книгу (КО-4) в 1С Бухгалтерия предприятия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Кассовая книга (форма КО-4) — это основной документ учета движения наличных денежных средств в кассе предприятия. Она ведется в соответствии с требованиями Центрального банка РФ и применяется для отражения всех приходных и расходных операций по кассе.

 

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кассовая книга формируется автоматически на основе введенных кассовых документов. В этой инструкции мы рассмотрим, как правильно заполнить кассовую книгу, проверить данные и распечатать документ.

Законодательные требования к кассовой книге

Кассовая книга ведется в соответствии с:

• Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
• Положением ЦБ РФ № 373-П «О порядке ведения кассовых операций»;
• Методическими рекомендациями по учету кассовых операций.

Основные требования:

• Кассовая книга ведется ежедневно;
• Записи должны быть последовательными и без исправлений;
• Подписывается кассиром и главным бухгалтером;
• В конце рабочего дня подводятся итоги.

Настройка учета кассовых операций

Прежде чем приступить к формированию кассовой книги, необходимо убедиться, что в программе включены все необходимые настройки.

 

Откройте раздел «Главное» —  «Настройки» —  «Функциональность».

 

 

Перейдите во вкладку «Банк и касса» и убедитесь, что включена опция «Статьи движения денег».

 

 

Если касса ведется с применением ККТ, проверьте настройки в разделе «Банк и касса». Разрешается подключение онлайн-кассы, оплаты товаров платежными картами, использование платежных требований при расчетах с покупателями и инкассация.

Введение кассовых документов

Ввод приходного кассового ордера (ПКО)

Приходные кассовые ордера (форма КО-1) используются для учета поступления наличных денег в кассу.

 

Как создать ПКО: Перейдите в раздел «Банк и касса» —  «Кассовые документы».

 

 

Нажмите кнопку «Поступление».

 

 

В новом окне заполните следующие поля:

• Организация – выберите вашу компанию.
• Касса – укажите кассу, по которой ведется учет.
• Дата и номер – программа проставит автоматически.
• Контрагент – укажите, от кого поступили деньги (если это наличные от покупателя, можно выбрать «Наличный расчет»).
• Статья движения денежных средств – укажите, для чего поступили деньги (например, «Оплата от покупателей»).
• Укажите сумму поступления.

После заполнения всех полей нажмите «Провести и закрыть».

 

 

Ввод расходного кассового ордера (РКО)

Расходные кассовые ордера (форма КО-2) применяются для учета выдачи денег из кассы.

 

Как создать РКО: перейдите в раздел «Банк и касса» —  «Кассовые документы» — «Выдача».

 

 

Заполните:

• Организация, Касса, Дата, Контрагент – аналогично ПКО.
• Статья движения денежных средств – например, «Выдача заработной платы».
• Сумма – укажите сумму выдачи.

Проверьте реквизиты и нажмите «Провести и закрыть».

 

 

Формирование кассовой книги (КО-4)

После ввода кассовых документов можно сформировать кассовую книгу за день.

 

Для этого, откройте раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы» — «Кассовая книга».

 

 

Выберите нужный период (обычно за один день).

 

Нажмите «Показать настройки», чтобы перейдите в соответствующий раздел, он предоставляет дополнительные возможности для точной настройки кассовой книги, адаптируя её под потребности вашей компании.

 

 

Настройки формирования кассовой книги

Перед формированием кассовой книги необходимо указать, к какой категории относится учет: по основной деятельности или по деятельности платежного агента. Этот параметр определяет, какие кассовые операции будут отражены в отчете.

 

Если отчет формируется за полный отчетный период (например, год), можно отметить «Добавление обложки и завершающего листа». В этом случае:

• на титульном листе отобразятся реквизиты организации.
• на последней странице будет указано общее количество листов книги.

Вся документация подлежит прошивке и заверению подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

 

При активации «Отображение оснований кассовых документов» в книге для каждого кассового ордера будет указываться документ-основание, на основании которого были произведены поступления или выплаты.

 

Если кассовая книга формируется не с начала отчетного периода, а продолжается с определенного момента, то поле нумерации листов становится доступным. Это позволяет продолжить учет с нужного номера, если ранее уже был сформирован отчет за часть периода.

 

В отчет автоматически подставляются фамилии кассира и бухгалтера, назначенных в учетной политике организации. При необходимости можно изменить их, выбрав сотрудников из справочника.

 

 

Нажмите «Сформировать». На экране отобразится список всех операций по кассе за выбранный период, сгруппированный по приходам и расходам.

 

В отчете будут указаны:

• Дата и номер документа;
• От кого получены или кому выданы деньги;
• Сумма прихода и расхода;
• Остаток на начало и конец дня.

 

 

Печать и выгрузка кассовой книги

В форме кассовой книги нажмите «Печать» —  «Кассовая книга (КО-4)».

 

Проверьте, чтобы в отчете были:

• Дата документа.
• Итоговые суммы по приходу и расходу.
• Остаток на конец дня.

Если все верно, нажмите «Печать».

 

Кассовая книга может быть также сохранена в формате Excel или PDF через кнопку «Сохранить как…».

 

 

Частые ошибки и их исправление

Ошибка 1: Не совпадает остаток в кассе

 

Решение: Проверьте все приходные и расходные документы за день. Если есть несоответствие, попробуйте пересформировать кассовую книгу.

 

Ошибка 2: Не все операции попали в книгу

 

Решение: Убедитесь, что все кассовые документы проведены (статус «Проведен»).

 

Ошибка 3: Не удается распечатать кассовую книгу

 

Решение: Проверьте права пользователя. Возможно, у вас нет доступа к печати кассовых документов. Попробуйте выгрузить отчет в Excel или PDF.

Советы по автоматизации работы

• Используйте автоматическое формирование кассовых документов.
• Настройте напоминания о проведении операций.
• Внедрите интеграцию с онлайн-кассами.
• Регулярно проводите сверку остатков в кассе и программе.

Заключение

Теперь вы знаете, как правильно формировать и печатать кассовую книгу в 1С:Бухгалтерии 8.3. Это позволит вам вести учет наличных денежных средств в соответствии с законодательством.

 

Если у вас возникнут вопросы, обращайтесь к к нашим специалистам на линию консультаций в чат на сайте или по телефону. 

 

Удачной работы в 1С! 

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее