Аренда транспортного средства у работника организации

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Организация вправе арендовать транспортное средство (далее – ТС) у своего сотрудника — собственника автомобиля. Договор может быть с экипажем (сотрудник управляет сам) или без экипажа (управляет водитель компании). В примере рассматривается второй вариант.

 

В соответствии с ФСБУ 25/2018, право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде допускается не признавать при наличии хотя бы одного из критериев:

• срок, на который заключается договор аренды, не превышает 12 месяцев;
• рыночная стоимость арендованного имущества составляет не более 300 тыс.руб.;
• у компании есть право вести учёт в упрощённом формате.

При этом важно, чтобы соглашение не содержало положений о выкупе или субаренде. В таком случае имущество, как правило, учитывается за балансом (сч. 001), а арендные платежи равномерно списываются на расходы.

 

В НУ платежи аренды признаются прочими расходами по налогу на прибыль. Предприятие как налоговый агент обязан удержать НДФЛ с дохода сотрудника-арендодателя.

 

Страховые взносы:

• по соглашению без экипажа не начисляются;
• по соглашению с экипажем взносами облагается только часть вознаграждения, приходящаяся на услуги управления и техэксплуатации (сама арендная плата (далее – АП) за имущество взносами не облагается).

Учет в программе

Рассмотрим на примере:

 

ООО «Книга» выступает арендатором, а его штатный сотрудник Когтев А.В. — арендодателем. Предмет аренды — транспортное средство, передаваемое без водителя и без обслуживания (аренда «без экипажа»).

 

Договор рассчитан на 9 месяцев: начальная дата — 01.08.2026, финальная — 30.04.2027. Передача авто оформлена актом приема-передачи в тот же день (01.08.2026).

 

Согласованная цена имущества по соглашению — 3 500 000 руб.

 

АП — 55 000 руб. за каждый месяц (сумма уже включает НДФЛ). Оплата производится ежемесячно, крайний срок — 7-е число месяца, идущего за расчетным.

 

Автомобиль предназначен для нужд административно-управленческого персонала компании.

 

Особенности учета (закреплены в учетной политике):

• арендованный объект не признается ОС и не отражается в составе ППА. Учет ведется за балансом на сч. 001 по стоимости, прописанной в соглашении;
• применяется ОСНО, доходы/расходы признаются по методу начисления;
• для расчета разниц между БУ и НУ используется ПБУ 18/02 (балансовый способ).

Если организация ведет бухгалтерский учет в облаке, порядок отражения операций по аренде транспорта у сотрудника остается аналогичным и не требует дополнительных настроек методологии учета.

Получение в аренду ТС

Раскрываем вкладку «Операции». В разделе «Бухгалтерский учет» щелкаем на «Операции, введенные вручную».

 

 

Щелкаем «Создать» и выбираем пункт «Операция».

 

 

В открывшемся окне в шапке:

• фиксируем дату акта приема-передачи ТС;
• заполняем содержание операции, например, «Принят на учет предмет аренды на забалансовый счет».

В таблице, используя кнопку «Добавить», заполняем сведения в колонках:

•  «Дебет» – выбираем сч. 001, субконто 1 – арендодатель (с типом «Физическое лицо»), субконто 2 – предмет аренды (ТС).
• «Кредит» оставляем пустой.
• «Сумма» – фиксируем стоимость принятого в аренду ТС по соглашению, поля НУ оставляем пустыми.

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

Отражение АП в составе расходов

Создаем документ «Операция».

 

В шапке указываем содержание, например, «По аренде автомобиля учтены затраты».

 

В таблице заполняем колонки:

• «Дебет» – выбираем счет учета расходов по арендным платежам и в аналитике указываем статью затрат с видом «Прочие расходы».
• «Кредит» – выбираем сч. 76.10 и в аналитике указываем сотрудника, с которым заключено соглашение об аренде ТС.
• «Сумма», «Сумма НУ Дт» и «Сумма НУ Кт» – фиксируем величину АП.

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

 

Аналогичные записи по начислению АП производятся за каждый месяц действия соглашения, включая последующие периоды вплоть до окончания срока аренды.

Оплата аренды

Раскрываем вкладку «Банк и касса». В разделе «Банк» нажимаем на «Банковские выписки».

 

 

Создаем документ «Списание с расчетного счета», в котором требуется указать:

• вид операции – «Перечисление сотруднику по договору ГПХ»;
• получателя средств (работника-арендодателя);
• статью расходов с видом «Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов»;
• сумму перечисления, которая соответствует сумме АП за минусом НДФЛ.

Расчет: 55 000 – 13% = 55 000 – 7 150 = 47 850 руб.

 

 

Проводим документ и нажимаем на иконку «Дт Кт», чтобы просмотреть сформированную проводку:

• Дт 76.10 Кт 51 – с расчетного счета перечислены деньги в счет оплаты аренды автомобиля работнику-арендодателю.

Обращаем внимание! Автоматическая подстановка сч. 76.10 в дебет проводки осуществляется благодаря выбору вида операции «Перечисление сотруднику по договору ГПХ».

 

 

Аналогичные перечисления АП производятся за каждый месяц аренды до окончания соглашения.

Удержание НДФЛ с дохода работника по договору аренды

Создаем документ «Операция».

 

В шапке указываем содержание, например, «Учтена сумма НДФЛ, удержанная при выплате сотруднику».

 

В таблице заполняем колонки:

• «Дебет» – указываем сч. 76.10 и выбираем сотрудника-арендодателя;
• «Кредит» – выбираем сч. 68.01, в аналитике – «Налог (взносы): начислено/уплачено».
• «Сумма» и «Сумма НУ Дт» – фиксируем значение, соответствующее величине удержанного НДФЛ при перечислении дохода.
• «Сумма НУ Кт» – не заполняем.

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

 

При возникновении вопросов по отражению НДФЛ и арендных операций в программе рекомендуется обратиться к консультанту по внедрению 1С, который поможет проверить корректность настроек и учета.

Завершение договора аренды: возврат ТС

Создаем документ «Операция».

 

В шапке указываем содержание, например, «Списание договорной стоимости выбывшего предмета аренды».

 

В таблице заполняем колонки:

• «Дебет» не заполняем;
• «Кредит» – выбираем забалансовый счет 001, субконто 1 – арендодатель, субконто 2 – предмет аренды.
• «Сумма» – фиксируем договорную стоимость предмета аренды. Колонки НУ оставляем пустыми.

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

Заключение

Аренда автомобиля у сотрудника – законный и экономически оправданный способ использования личного транспорта в деятельности организации. При соблюдении условий ФСБУ 25/2018 объект не признается ППА и учитывается за балансом на счете 001, а АП равномерно относится на расходы.

 

В программе 1С операции отражаются документами «Операция» (принятие на забаланс, начисление аренды, НДФЛ, возврат) и «Списание с расчетного счета» (перечисление АП).

 

Предложенный алгоритм обеспечивает корректный учет и соответствие требованиям законодательства.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно