Для многих предпринимателей работа сотрудников бухгалтерии – это «темный лес». Поэтому вопросы, связанные с тем, как контролировать бухгалтера, возникают только после выявления контролирующими органами проблем в части ведения бухгалтерии, а также уплаты налогов. Рассмотрим, как директору проконтролировать бухгалтера, не вникая во все тонкости бухучета.
Что такое «1C:Бухгалтерия 8»?
Многие хозяйствующие субъекты в РФ используют для автоматизации учета программный продукт «1C:Бухгалтерия 8». Программа 1 С – это софт для ведения учета, а также подготовки регламентированной отчетности. Валютный, аналитический, а также количественный учет в конфигурациях 1С отвечает требованиям действующего законодательства.
В программу интегрирован механизм, который позволяет обмениваться данными с другими пользовательскими решениями фирмы «1С». Также ПО обеспечивает решение всех задач бухгалтерской службы, в том числе выписку первичных документов.
Требования к бухгалтерам 1С
Руководители компаний при найме сотрудников в отдел бухгалтерии заинтересованы, чтобы соискатели уже владели всеми необходимыми навыками, в том числе в части работы с конфигурациями 1С. Специалист, которому не нужно объяснять, что за программа 1С, быстрее включается в рабочий процесс.
В числе основных требований к бухгалтеру 1С:
- умение формировать и обрабатывать первичную документацию;
- ведение учета движения денежных средств;ведение учета кадров;
- знание налогового, а также бухгалтерского законодательства;
- ведение учета основных средств, а также НМА, торговых операций, товаров;
- умение рассчитывать зарплату работникам предприятия;
- умение составлять бухгалтерские проводки;
- умение рассчитывать налоги и др.
Кроме того, бухгалтер 1С должен своевременно и корректно формировать всю необходимую налоговую, финансовую и статистическую отчетность.
Контроль учетной системы
Основная причина большинства кризисных, а также внештатных ситуаций в бухгалтерии предприятия, – доверие руководителя к своему бухгалтеру. Но подвести может не только бухгалтер. Рассмотрим 3 простых способа контроля учетной системы:
Использование облачной 1С
Облачные решения 1С — это те же конфигурации, только расположены они не на ПК, который находится в офисе компании, а на сервере в дата-центре. Работники отдела бухгалтерии подключаются к нему через Интернет. Так как нет привязки к определенному ПК, риск потери данных существенно снижается. Кроме того, у руководителя компании есть возможность в любое время и с любого устройства выполнить вход в систему для проверки необходимых данных.
Обновление 1С
Обновление «коробочной» версии выполняет штатный сотрудник (системный администратор). Он отвечает не только за обновление программного продукта, но также за резервное копирование данных и обеспечение отказоустойчивости системы. Если пользовательское приложение своевременно не обновить, работники отдела бухгалтерии могут упустить важные изменения в законодательстве. Это может повлиять на сумму налоговых отчислений. При использовании 1С в облаке, обновления происходят автоматически.
Настройка резервного копирования 1С базы
Если не выполнить настройку резервного копирования, повышается риск потери данных. Поэтому рекомендуется настроить автоматическое создание бэкапов, а также копирование информации на независимые сервера с высокой отказоустойчивостью.
Как контролировать бухгалтера при помощи 1С
В рамках мероприятий по контролю работы сотрудников отдела бухгалтерии выполняется:
Контроль первичных документов
Первичные документы – основа бухучета. На базе первички выполняется расчет налоговых отчислений, обязательных к уплате хозяйствующим субъектом. Если документа нет, то нет подтверждения расходу и, как следствие, возможности уменьшить сумму налоговых отчислений.
Важно, чтобы первичная документация не только была, но и соответствовала действующим стандартам в части оформления. Например, в документе должны быть указаны реквизиты, подписи ответственных лиц, печати и др.
Оптимальное решение для хозяйствующих субъектов – настройка электронного документооборота (ЭДО). Если этого не сделать, придется подключать к процессу курьерские службы и почту. Бухгалтерия часто пренебрегает отправкой контрагентам оригиналов документов. Но такое решение – это дополнительный риск.
Кроме того, бумажная документация требует архивации в соответствии с установленным регламентом. Это позволит быстро находить нужные документы. Хозяйствующие субъекты, которые интегрировали в рабочий процесс ЭДО, не сталкиваются с проблемой поиска нужных данных, а также контроля корректности их оформления.
Реестр корректно оформленных документов
Это таблица, в которой отражаются документы, правильно оформленные с точки зрения бухучета. Чтобы документ отвечал требованиям, в нем должны присутствовать все подписи, а также печати сторон. Кроме того, должны быть правильно указаны реквизиты. Также документу при регистрации должен быть присвоен номер.
Важно отмечать, в какой папке хранится документ. Это позволит облегчить и ускорить поиск необходимого акта, договора и другой документации. Документы составляются накопленным эффектом. То есть вносятся все правильно оформленные документы (КОД) с начала работы предприятия. После этого формируется итоговая сумма по всем КОД.
Задача бухгалтера – подготовить список всех транзакций с контрагентами (поставщиками). Если между списками есть различия, это указывает на то, что существует документация, которая не была получена, или была оформлена некорректно.
Отрицательные остатки
Это понятие связано с вопросами ведения учета на предприятии, так как в реальной жизни отрицательного остатка быть не может. Отрицательные остатки в 1С — это запись со знаком минус (красные остатки). Как правило, с такой проблемой сталкиваются многие производственные, а также торговые компании.
Появление «красных остатков» означает, что хозяйствующий субъект реализовал или потратил то, чего по данным программы 1С у него не было. Например, компания реализовала 40 единиц товара, хотя в конфигурации 1С на складе было лишь 20 единиц (остаток -20 единиц). Другая ситуация – предприятие приобрело продукцию за 30 тыс. рублей, хотя на счету всего 15 тыс. рублей.
Наиболее распространенная ситуация – реализация продукции, которая не была учтена в программе. Это означает, что в ПО не были введены документы, которые учитывали бы эту продукцию. Соответственно, не были учтены расходы с этой продукции, а также НДС. Итог такой ошибки – повышение налогов к уплате.
Выявление отрицательных остатков – это повод проверить работу сотрудников. Возможно, пришло время навести порядок в бухгалтерии. Вне зависимости от того, кто допустил ошибку, необходимо ее оперативно устранить, так как это приведет к возрастанию налоговой нагрузки.
Торговым компаниям рекомендуется выполнять ввод документов по факту получения товаров. То есть в момент поставки продукции ответственное лицо сразу выполняет ввод данных в систему. Это позволит избежать ситуаций, при которых товар фактически есть на складе, а в учетной системе не отображается. Проблема – данные не были внесены в программу. В результате менеджер по продажам не может реализовать продукцию, а клиент уходит к конкуренту. Чтобы минимизировать риск возникновения таких ситуаций, рекомендуется запрашивать в бухгалтерии данные по остаткам после закрытия месяца.
Проверка статуса расчетов с партнерами
Руководителю предприятия важно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все выплаты, траты, а также поступления. Они должны быть не только зарегистрированы, но также корректно отражены. Все выплаты при ответственной работе сотрудников отдела бухгалтерии осуществляются в полном объеме, а также вовремя. Первичная документация – подтверждение всех операций.
Также важно отслеживать долги контрагентов. Поможет отчет о долгах. Его можно создать в программе 1С. Это позволит получать актуальные данные о взаиморасчетах с контрагентами на протяжении отчетного периода.
Также проверке подлежат неиспользованные и отработанные авансы. Для экономии времени и трудовых ресурсов, рекомендуется проводить выборочную проверку первичных документов. Если выявляются несоответствия, проводится расширенная проверка.
Контроль над движением средств по расчетному счету (РС)
Основная цель проведения проверки в части движения средств по РС – выявление сомнительных платежей. Главный признак сомнительного платежа – отправление денег по неясному каналу. Такие ситуации могут возникнуть в том случае, если ключ первой подписи был передан бухгалтеру.
В ходе проверки изучаются данные об остатках средств на счете. Все в порядке, если цифры сходятся. Не стоит пренебрегать такими проверками, так как контролирующие органы могут запрашивать у хозяйствующих субъектов информацию о движении средств по РС.
Проверка кассы
При работе с наличными часто совершаются ошибки. Это могут быть как намеренные, так и ненамеренные ошибки. Например, если доступ к ККТ есть не только у уполномоченных лиц, но также других сотрудников компании, наличные могут заимствоваться и просто не возвращаться. Кроме того, важно организовать контроль над ККТ. Главная причина - касса проверяется контролирующими органами. При выявлении несоответствий применяются штрафные санкции.
Чтобы проверить кассу, достаточно попросить у бухгалтера кассовую книгу. Недостача в кассе — это крайне неприятное явление не только для руководителя компании, но также и для работника, который ответственен за ее ведение. У компаний 1С есть специальное решение для учёта розничной торговли на малых торговых точках.
Проверка склада
Склад необходимо сверять с учетными данными. Ведение оборотов – обязанность исключительно бухгалтера предприятия, но остатки ТМЦ проверяются руководителем. Повод вызвать бухгалтера «на ковер» - отрицательные остатки. Чаще всего это связано с тем, что материалы приобретаются, но не списываются своевременно.
Экспресс-проверка ведения учета
Чтобы быть уверенным в том, что бухгалтер 1 С выполняет свои обязанности, следует периодически проверять его работу. В числе основных рекомендаций в части организации такой проверки:
- Использование сотрудниками бухгалтерии программных продуктов 1С в облаке. Основной плюс – доступ к данным 24/7. Такой формат работы подходит как сотрудникам отдела бухгалтерии, так и руководителю компании. При этом подключаться к базе данных (БД) можно с любого устройства (компьютер, планшет, телефон).
- Использование последних версий 1С, а также регулярное резервное копирование БД. Рекомендуемая периодичность создания бэкапов – еженедельно, ежемесячно, а также после каждой сдачи отчетности.
- Ведение бухгалтером реестра корректно оформленных документов (бумажных). Корректное оформление документации – снижение рисков получения штрафов в ходе проверки налоговой.
- Регулярная сверка данных, которые предоставляет бухгалтерия, с показателями управленческого учета. При выявлении расхождений необходимо побеседовать с ответственными лицами. Как правило, выявляются расхождения в суммах расходов и доходов.
- Контроль отрицательных остатков. Если бухгалтер просит уплатить налог, а в БД «красные остатки», значит не были учтены документы по товарам. Итог – предприятие отчислит больше налогов, чем должно.
- Контроль своевременности ввода первички по товарам в систему учета. Это необходимо для того, что менеджер по продажам видел актуальные остатки товаров, которые хранятся на складе компании.
Почему выбирают 1С Бухгалтерия
1С Бухгалтерия – это возможность автоматизировать учет на предприятии. В числе основных достоинств программного продукта:
- Поддержка различных СН. Налоговый учет автоматизирован для всех налогов. Софт могут использовать компании на УСН или ОСН, патентной СН и др.
- Простота освоения и использования. В пользовательское приложение интегрирована система подсказок. Она позволяет пользователям оперативно вносить в систему необходимые данные и формировать отчеты. Кроме того, многие поля документов заполняются автоматически, что не только снижает риск ввода неправильных данных, но также облегчает работу.
- Универсальность. 1С Бухгалтерия – это конфигурация, которая подходит любому бизнесу. Данный программный продукт используют как крупные многопрофильные холдинги, так и ИП. Софт позволяет вести учет в компаниях, которые производят товары, занимаются розничной или оптовой торговлей, оказанием услуг и др.
- Гибкая настройка. В ПО реализованы типовые схемы учета, которые используются большинством хозяйствующих субъектов. При этом в конфигурации предусмотрена гибкая настройка с учетом специфики бизнеса. Можно создавать новые справочники, а также модифицировать формы отчетов, документов.
Итоги
Мы выяснили, как проверить бухгалтера, а также рассмотрели основные цели контроля работы отдела бухгалтерии. Так как бухгалтер – одна из ключевых фигур компании, он может нанести существенный урон не только в части финансовой стабильности, но и репутационной. Чтобы сохранить деловую репутацию и в глазах партнёров, и в глазах контролирующих органов, руководителю необходимо применять достаточно простые инструменты контроля.
