Аренда 1С:Документооборот ПРОФ

 

Конфигурация 1С:Документооборот ПРОФ, к которой можно подключиться веб-браузером или тонким клиентом, была разработана для автоматизации документооборота предприятий. Оптимально подходит для небольших и средних фирм. Помогает ускорить многие процессы, позволяет руководителю своевременно получать информацию для принятия оперативных и стратегических решений. Рассмотрим особенности использования софта.

Какие функции доступны пользователям

Представленная конфигурация позволяет:

• облегчить работу сотрудников предприятия;
• обеспечить надежное хранение документации;
• ускорить поиск нужных файлов;
• ограничить доступ пользователей к определенным файлам;
• контролировать работу сотрудников и др.

Так как у данной конфигурации нет отраслевой специфики, она может использоваться производственными предприятиями, а также бюджетными организациями. Это универсальный программный продукт. Он может быть адаптирован под особенности деятельности компании.

Специфика работы с документами

Рассмотрим основные операции регистрации, учета, а также управления внутренними, входящими, исходящими документами. Доступные инструменты позволяют сотрудникам, используя готовые шаблоны, оформлять материалы в соответствии с корпоративными стандартами компании. Чтобы быстро заполнить все поля, можно использовать функцию автозаполнения.

Хранение и права доступа

Хранение файлов и внутренних документов выполняется в структуре папок. При этом учитываются права доступа. Они должны быть распределены с учетом полномочий каждого сотрудника. Например, в компетенции юриста компании создавать, а также редактировать договора. Руководитель предприятия может редактировать и согласовывать такую документацию. Подписание – это компетенция гендиректора. А менеджер по продажам может их только просматривать.

Структура папок формируется с учетом специфики компании или же по типам документов. Каждой папке присваивается разрешение на выполнение операций. В их числе: чтение файла, редактирование или удаление.

Чтобы установить роль каждого сотрудника в программе, а также построение маршрутов согласования документации, определяется структура организации. Она может быть представлена в виде схематического рисунка или иерархической диаграммы, если используется графический редактор. Главное, наглядно продемонстрировать связи и подчиненность структурных единиц.

Регистрация входящей/исходящей корреспонденции

Софт позволяет регистрировать и вести учет как исходящих, так и входящих документов. Корреспонденция регистрируется в соответствии с действующим законодательством и установленными стандартами в области делопроизводства.

Процесс регистрации включает:

• рассмотрение корреспонденции и постановка на контроль;
• оповещение исполнителей;
• формирование отчетов и др.

Регистрация входящей корреспонденции предусматривает прохождение трех этапов:

• занесение в базу;
• рассмотрение уполномоченным лицом;
• передача на исполнение.

Исходящая документация может быть создана инициативно, ответом на входящую. Также программное решение самостоятельно присваивает входящему файлу статус «Отправлен ответ». Таким образом входящая и исходящая документация в представленном софте составляется в цепочки для удобства последующей работы. При этом исходящие файлы также отображаются в журнале по аналогии с внутренними.

Сканирование

Система может работать и с бумажными документами благодаря функции распознавания отсканированных документов. В программе предусмотрена возможность загрузки отсканированных файлов. Файлы PDF переводятся в текстовый формат. Использоваться может любое оборудование, которое поддерживает интерфейс TWAIN. Речь идет о загрузке внутренних, входящих и исходящих документов.

Можно выполнять добавление сканов непосредственно из карточки документа. При этом не нужно скачивать или устанавливать дополнительные программы, а также интерфейсы. Достаточно подключить и настроить локальный сканер.

Электронная почта

Работа с электронной почтой ведется непосредственно в системе. Подключать дополнительные программные решения не нужно. Допускается использование нескольких почтовых ящиков. Пользователи могут давать поручения и ставить задачи, используя почтовый ящик. Также можно прикреплять письма к задачам и включать переписку в информацию по документам. Файлы из системы отправляются мгновенно.

Просмотр, контроль, а также внесение изменений

Для просмотра, а также редактирования используются приложения, установленные на ПК пользователя софта. Работа с файлами ведется на рабочем столе. На мониторе отображается список файлов, которые редактируются в текущий момент, а также перечень невыполненных задач. Кроме того, пользователь может удалять, добавлять или менять элементы конкретного раздела. Для этого используются настройки «рабочего стола».

Программное решение обеспечивает доступ сотрудников компании к документам не только для просмотра, но и для редактирования. Но как же в системе решается вопрос конфликта при одновременном редактировании? Конфликт исключен благодаря механизму блокировки файлов.

После сохранения изменений в базе данных, автоматически будет создана новая версия документа. В нем также указывается автор, время и дата. Из карточки файла пользователи могут просматривать список версий, удалять ненужные, а также выполнять другие операции. Для файлов популярных форматов поддерживается сравнение версий.

Заказать 1С:Документооборот ПРОФ (ред. 2.1) на нашем сайте

Скачать 1С:Документооборот ПРОФ можно на нашем сайте. Чтобы получить дополнительную информацию, позвоните по номеру +7 (800) 511-13-78. Также можно отправить запрос на адрес электронной почты: info@arenda1c.ru. Менеджер расскажет, как купить, подключить, а также получить бесплатный полный доступ на период до 15 дней.
 

Подключить