Электронный документооборот в строительстве трансформирует традиционные методы работы, обеспечивая более эффективное и организованное управление проектами. Применение ЭДО позволяет строительным компаниям автоматизировать обработку документации, сократить время на её подготовку, согласование. Повышает производительность работы, улучшает взаимодействие между разными участниками проекта.
Какие документы можно вести в электронном виде
Сегодня технологии позволяют компаниям не только сферы строительства, но и хозяйствующим субъектам, осуществляющим деятельность в других областях, переходить на цифровое управление и обмен документацией в электронном виде.
Электронный документооборот упрощает процесс обработки стандартизированных документов: счета-фактуры, универсальные передаточные документы. Позволяет осуществлять их передачу между участниками проекта без дополнительных соглашений, что облегчает и ускоряет процесс согласования.
Особое внимание в строительной отрасли уделяется актам приемки работ по форме КС-2 и справкам о стоимости выполненных работ по форме КС-3, которые теперь могут быть обработаны в электронном виде. Это обеспечивает более быстрый обмен важной документацией, облегчает работу с расчетными документами, спецификациями. Кроме того, ЭДО упрощает процессы контроля и управления отчетами, заказами, а также помогает в автоматизации многих процедур, связанных с бухгалтерским учетом.
Электронный документооборот в строительстве ускоряет обработку документов и повышает эффективность работы, снижает затраты на бумагу и почтовые услуги. Более того, переход к цифровым технологиям облегчает взаимодействие с налоговыми органами и минимизирует риск ошибок в документации, что важно для соблюдения действующих норм законодательства.
Как происходит внедрение электронного документооборота в строительной фирме
Электронный документооборот часто осуществляется через специализированных операторов. Для строительных компаний, использующих систему 1С, оптимальное решение – интеграция с 1С-ЭДО. Решение позволяет работать с документами в уже знакомом интерфейсе 1С, избегая необходимости установки дополнительных программ.
Для компаний, не использующих 1С, подойдут различные облачные сервисы ЭДО, не требующие установки дополнительного ПО. Сервисы поддерживают роуминг, позволяя взаимодействовать с контрагентами, использующими другие системы ЭДО.
Для начала работы с ЭДО компании необходимо оставить заявку у выбранного оператора ЭДО, приобрести электронную цифровую подпись (ЭЦП) для юридически значимого визирования документов, выбрать тарифный план. Дополнительно стоит упомянуть, что внедрение ЭДО упрощает документооборот, повышает его безопасность, так как электронные документы сложнее подделать, чем бумажные.
Кроме того, системы ЭДО предоставляют удобные средства для поиска и хранения документов, что ускоряет доступ к нужной информации и улучшает организацию работы. Система уведомлений, интегрированная в ЭДО, помогает отслеживать статус документов и сроки, что особенно важно в динамичной среде строительного бизнеса.
Преимущества ЭДО в строительстве
ЭДО не перестраивает бизнес-процессы в строительных компаниях, а оптимизирует их. Система ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Рассмотрим основные плюсы:
- Процесс обработки документов становится быстрее – отпадает необходимость отправки физических копий через почту или курьерские службы. Сокращается период ожидания их доставки на строительную площадку или в офис.
- Документооборот между центральным офисом, региональными подразделениями, дочерними структурами происходит мгновенно.
- Работники, ранее занимавшиеся обработкой бумажных документов, могут переключиться на более значимые задачи.
- Благодаря возможности подписывать цифровые документы в несколько кликов ускоряются финансовые операции.
- ЭДО обеспечивает автоматизацию процесса согласования документов – они последовательно передаются между сотрудниками, позволяя отслеживать их статус.
- Сокращение риска ошибок в документации, а также возможность быстрого исправления.
- Сокращение затрат на бумагу, оргтехнику.
- Создание электронного архива обеспечивает быстрый доступ к необходимой документации, избавляет от надобности хранения физических копий.
Электронный документооборот ускоряет процесс сдачи объектов, облегчает расчеты с подрядчиками, минимизируя финансовые риски, укрепляя партнерские отношения.
Программные средства
Электронные системы управления документами в современном бизнесе, включая строительную отрасль, представляют собой многофункциональные инструменты, способные удовлетворять нужды компаний разного масштаба. Обеспечивают стандартизацию документации, упрощают процессы согласования, обеспечивают сохранность данных через архивацию и предоставляют возможности для эффективного импорта и экспорта информации.
Кроме того, такие системы поддерживают многопользовательский доступ, интеграцию с другими программами через API. Также предлагают инструменты для отчетности, аналитической обработки данных. На рынке представлено много надежных и популярных систем ЭДО, каждая из которых имеет уникальные функции:
- 1С-ЭДО. Система электронного документооборота, которая легко интегрируется с известными программами для управления бизнесом, используемыми большинством компаний – конфигурации «1С: Предприятие».
- ДЕЛО. Выделяется устойчивостью к высоким нагрузкам и наличием мобильного приложения. Разработано ПО для устройств на iOS, Android, Windows.
- ТЕЗИС. Подходит для взаимодействия с государственными органами и контрагентами, предлагая простоту внедрения, а также использования.
- ЛОГИКА. Подходит для создания сложных схем документооборота, облегчая работу с большими объемами документов.
- A2Б. Система подходит для бизнеса в различных сферах, предлагает обширный набор функций, настроек.
- Ландокс. Программный продукт оптимизирован для внутренних потребностей компаний, а также взаимодействия с контрагентами.
- ELMA365 ECM. Отличается широким функционалом и гибкостью настроек, но требует времени на освоение интерфейса.
- TESSA. Высокоскоростная система с привлекательным дизайном. Подходит для компаний, ценящих удобство использования.
- DocsVision. Легкая в установке и настройке, подходит для многих бизнес-процессов.
- Directum. Фокусируется на безопасности и конфиденциальности документов, оптимально подходит для организаций с высокими требованиями к защите данных.
Выбор подходящей системы ЭДО зависит от специфики организации и рабочих процессов, а также требований к безопасности, удобству использования. Важно учитывать, что некоторые системы лучше подходят для взаимодействия с государственными структурами, а другие оптимизированы для внутреннего документооборота, работы с коммерческими контрагентами.
Система 1С-ЭДО – одна из самых популярных. Подходит малым и крупным компаниям, обеспечивает быстрый запуск, позволяет повысить эффективность бизнес-процессов без больших расходов. Кроме того, программное решение способно обеспечить необходимую безопасность документооборота.
