Страховые взносы и НДФЛ с иностранных работников в 1С ЗУП

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Иностранные граждане, работающие в РФ, подлежат налогообложению и начислению страховых взносов так же, как и российские сотрудники, но с некоторыми нюансами:

1. Страховые взносы. С 2023–2025 гг. общий подход: иностранцы (кроме ряда исключений) облагаются как россияне по единому тарифу: 30% в пределах предела, 15,1% сверх предела.

Предельная база в 2025 г. — 2 759 000 ₽ по ОПС (пенсионные) + отдельный предел по ВНиМ (пособия) — программа учитывает автоматически.

 

Исключение: ВКС (временно пребывающие) — по ним нет ОПС/ОМС/ВНиМ, только «травматизм» (НС и ПЗ). Есть также особые статусы по международным договорам (КНР, Вьетнам и др.)

2. НДФЛ. С 01.01.2025 по п. 3.1 ст. 224 НК РФ (ЕАЭС, ВКС, дистанционные нерезиденты с агентом в РФ, участники госпрограмм, патентники) применяется прогрессия 13–22% на трудовые доходы.

Для остальных нерезидентов ставка по-прежнему составляет 30%. Граждане ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан) удерживаются по «резидентской» шкале с первого дня, но с 2023 года пересчет по ставке 30% на 31 декабря не применяется — используется прогрессивная шкала по общим правилам независимо от фактического статуса на конец года.

 

Работа по патенту — работает механизм уменьшения удержания на фиксированный аванс по уведомлению ИФНС. Зарубежные доходы резидентов, не выплаченные работодателем, не удерживаются агентом — сотрудник подает 3-НДФЛ сам.

Подготовка к работе

В программе 1С Зарплата и управление персоналом перейдите в  раздел «Настройки» — «Предприятие» — «Организации».

 

 

Далее выберите свою компанию. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки».

 

 

Далее перейдите в «Учетная политика».

 

 

>

Затем в открывшемся окне на вкладке «Страховые взносы»  установите флаг «Используется труд иностранцев с особыми взносами».

 

 

Это позволит программе учитывать особенности расчета взносов по иностранным сотрудникам.

 

Проверьте корректность настроек на вкладке «НДФЛ», чтобы учитывалась прогрессивная шкала и новые ставки, если необходимо.

 

Создание и заполнение карточек иностранных сотрудников

Перейдите «Кадры» — «Сотрудники».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

Заполните карточку сотрудника, где укажите ФИО, пол, дату рождения, СНИЛС, ИНН (для нерезидентов ИНН может отсутствовать).

 

 

Во вкладке «Личные данные»

 

• В разделе «Гражданство» укажите страну иностранца.
• В разделе «Документы» введите паспортные данные или иной документ, подтверждающий личность.

 

Далее перейдите на вкладку «Страхование».

 

 

Для иностранцев, временно пребывающих на территории РФ и не подлежащих страхованию, выберите в поле «Статус застрахованного лица» значение: «Иностранец, временно пребывающий на территоррии РФ, не подлежащий страхованию кроме высококвалифицированных иностранных специалисты».

 

 

Для граждан РФ, которые работают за рубежом, оставьте статус: «Граждане РФ».

 

 

Для иностранных работников, подлежащих страхованию, укажите соответствующий статус.

 

 

Перейдите на вкладку «Налог на доходы»:

 

 

Согласно НК РФ, доходы иностранцев-нерезидентов, полученные из источников в РФ, облагаются НДФЛ по ставке 30%, за исключением категорий, для которых по п. 3.1 ст. 224 НК РФ применяется прогрессия 13–22% (ЕАЭС, ВКС, патентники, дистанционные работники и др.). Если сотрудник является налоговым резидентом РФ, он обязан декларировать все доходы, включая зарубежные, и налог удерживается работодателем.

 

С 2025 года прогрессивная шкала применяется ко всем иностранцам, получающим доходы по ГПД за услуги/работы, оказанные российским организациям (в том числе дистанционно, если выплаты на российский счет). Для нерезидентов применяется ставка 30% по доходам, не связанным с трудовой деятельностью (например, роялти, дивиденды и др.)

 

В поле «Статус налогоплательщика» выберите (Нерезидент/Резидент/Нерезидент ЕАЭС/ВКС/По патенту и др.).

 

 

На вкладке «Установлен с» установите дату с которой действует статус налогоплательщика.

 

 

Если статус налогоплательщика меняется в течение года, 1С сама пересчитает НДФЛ за «прошлые» месяцы корректно при истечении 183 дней.

 

В случае наличия, укажите реквизиты документа, подтверждающего зачет авансовых платежей (обратитесь к разделу «Уведомление на авансовые платежи по патентам»).

 

 

Сохраните карточку сотрудника.

 

Оформление договора

Для корректного оформления трудового договора с иностранным сотрудником необходимо заполнить специальные поля в документе «Прием на работу» («Кадры» — «Все кадровые документы»).

 

 

На вкладке «Дополнительно»:

 

 

Укажите информацию из следующих документов:

• Разрешение на работу (патент/разрешение);
• Разрешение на временное проживание или вид на жительство;
• Документы, регламентирующие условия оказания медицинской помощи.

 

Указанные сведения являются обязательными для включения в трудовой договор с иностранным гражданином согласно требованиям законодательства РФ.

Настройка начислений для иностранца

Перейдите «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов».

 

 

Создайте новое начисление.

 

 

Нажмите «Заполнить» или «Подбор».

 

 

Далее проверьте ставку НДФЛ:

• Строка НДФЛ показывает корректную ставку (По изменениям с 1 января 2025 года налоговая ставка НДФЛ определяется по статусу в карточке сотрудника.

Для резидентов и категорий нерезидентов из п. 3.1 ст. 224 НК РФ применяется прогрессия 13–22%, для остальных нерезидентов — ставка 30%).

 

 

Страховые взносы рассчитаны правильно.

 

 

Далее нажимайте «Провести и закрыть».

 

Контроль миграционного статуса и учет иностранных работников

Работодатель обязан проверять потенциальных работников на наличие в «реестре контролируемых лиц» МВД перед оформлением на работу с целью избежания крупного штрафа и автоматического режима высылки.

 

С 1 сентября 2025 года вводится экспериментальный цифровой миграционный учет через приложение ruID для безвизовых иностранцев в Москве и Московской области. Регистрация и уведомления о перемещениях обязательны через приложение, отсутствие геолокации дольше 3-х рабочих дней приводит к снятию с учета

Заключение

Правильное ведение учета иностранцев в 1С:ЗУП требует внимательного подхода к заполнению карточек, настройке видов начислений и применению статусов застрахованных лиц. В 2025 году законодательство по НДФЛ и страховым взносам стало более детализированным, поэтому важно регулярно обновлять программу и убедиться, что применяются все последние изменения. Это поможет избежать ошибок, штрафов и обеспечит корректную отчетность перед контролирующими органами.

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее