Загрузка контрагентов из Excel в 1С:Бухгалтерия предприятия

Программа 1С позволяет загружать в справочник Контрагенты данные из таблиц. При загрузке контрагентов из файла автоматически создаются новые элементы справочника, а реквизиты уже введенных контрагентов в соответствии с данными файла не корректируются.

 

Если в справочнике уже есть элемент с тем же ИНН и КПП, то новый контрагент не создается и дублирования информации не происходит. Если ИНН и КПП не заполнены, поиск контрагента в базе происходит по наименованию.

 

Для загрузки можно использовать файлы, содержащие данные в табличном виде:

  • файл Excel (xls, xlsx);

  • файл 1С (mxl);

  • файл таблицы в формате OpenOfficeCalc (ods).

Рассмотрим вариант загрузки из файла Excel.

Таблица может содержать следующие сведения:

  • Наименование;

  • Полное наименование;

  • ИНН;

  • КПП;

  • ОГРН;
  • Код по ОКПО;

  • Юридический адрес;

  • Фактический адрес;

  • Банковские реквизиты;

  • Номер банковского счета;

  • БИК банка;

  • Контактное лицо;

  • Должность контактного лица;

  • Телефон;

  • Emai.

 

Перед загрузкой данных, содержащих адреса, необходимо проверить загружены ли в 1С все указанные регионы из «Адресного классификатора»: раздел «Администрирование» – «Настройки программы» – «Интернет поддержка и сервисы».

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/1.jpg

 

Далее «Классификаторы и курсы валют» – «Загрузка адресного классификатора». Откроется окно, в котором галочками нужно отметить необходимые регионы для загрузки. «Загрузить адресные сведения».

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/2.jpg

 

Загрузка контрагентов и банковских счетов происходит из справочника «Контрагенты»: раздел «Справочники» – «Покупки и продажи» – «Контрагенты» – «Загрузить».

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/3.jpg

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/4.jpg

 

В окне выбора файла выбираем нужный в формате Excel.

 

При выборе файла программа открывает форму настройки для загрузки данных.

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/5.jpg

 

Каждой колонке должен соответствовать определенный реквизит справочника «Контрагенты».

 

Если названия колонок таблицы совпадают с названиями реквизитов карточки контрагента, то они определяются программой автоматически.

 

Если программа не смогла подобрать название реквизита по названию колонки, то в заголовке появится ссылка «Укажите реквизит». Для такой колонки необходимо проставить вручную нужный реквизит из предлагаемого программой списка, либо удалить колонку если данные не относятся к данным из этого списка.

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/6.jpg

 

В таблице данных необходимо удалить ненужную информацию, например, заголовки и подписи таблицы.

  • Удалить все лишнее — программа сама автоматически определит информацию, которую нужно удалить: пустые строки, заголовки таблицы, дополнительную информацию вне таблицы.

  • Удалить строку – строка удаляется пользователем вручную.

  • Удалить колонку – колонка таблицы удаляется полностью если информация по ней не будет загружаться.

Можно выделить сразу несколько строк или столбцов.

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/7.jpg

 

Настройка таблицы закончена, можно перейти на следующий шаг по кнопке «Далее».

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/8.jpg

 

На этом шаге можно выбрать группу справочника, в которую будут загружены новые контрагенты.

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/9.jpg

 

Если группу для загрузки новых контрагентов не выбирать и оставить поле пустым, то программа загрузит список в корневой каталог справочника «Контрагенты».

 

Новые контрагенты помечены значком «+» и отображаются серым цветом. Если программа найдет совпадения при загрузке, то такой контрагент будет отображаться черным цветом. Также программа вынесет их отдельно на вкладку «Найденные».

 

По кнопке «Загрузить» будет добавлена информация только по новым контрагентам. Найденные контрагенты в загрузке не участвуют и сведения по ним не меняются.

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/10.jpg

 

После загрузки проверьте создание новых элементов справочника в указанной вами группе.

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/11.jpg

 

Также желательно проверить сами карточки контрагентов на предмет корректного заполнения полей.

 

img/instruktion/Zagruzka kontragentov iz Excel/12.jpg