Загрузка контрагентов из Excel в 1С:Бухгалтерия предприятия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

Программа 1С Бухгалтерия онлайн позволяет загружать в справочник Контрагенты данные из таблиц. При загрузке контрагентов из файла автоматически создаются новые элементы справочника, а реквизиты уже введенных контрагентов в соответствии с данными файла не корректируются.

Если в справочнике уже есть элемент с тем же ИНН и КПП, то новый контрагент не создается и дублирования информации не происходит. Если ИНН и КПП не заполнены, поиск контрагента в базе происходит по наименованию.

Для загрузки можно использовать файлы, содержащие данные в табличном виде:

файл Excel (xls, xlsx);
файл 1С (mxl);
файл таблицы в формате OpenOfficeCalc (ods).

Рассмотрим вариант загрузки из файла Excel.

Таблица может содержать следующие сведения:

Наименование;
Полное наименование;
ИНН;
КПП;
ОГРН;
Код по ОКПО;
Юридический адрес;
Фактический адрес;
Банковские реквизиты;
Номер банковского счета;
БИК банка;
Контактное лицо;
Должность контактного лица;
Телефон;
Emai.

Перед загрузкой данных, содержащих адреса, необходимо проверить загружены ли в 1С все указанные регионы из «Адресного классификатора»: раздел «Администрирование» – «Настройки программы» – «Интернет поддержка и сервисы».

Далее «Классификаторы и курсы валют» – «Загрузка адресного классификатора». Откроется окно, в котором галочками нужно отметить необходимые регионы для загрузки. «Загрузить адресные сведения».

Загрузка контрагентов и банковских счетов происходит из справочника «Контрагенты»: раздел «Справочники» – «Покупки и продажи» – «Контрагенты» – «Загрузить».

В окне выбора файла выбираем нужный в формате Excel.

При выборе файла программа открывает форму настройки для загрузки данных.

Каждой колонке должен соответствовать определенный реквизит справочника «Контрагенты».

Если названия колонок таблицы совпадают с названиями реквизитов карточки контрагента, то они определяются программой автоматически.

Если программа не смогла подобрать название реквизита по названию колонки, то в заголовке появится ссылка «Укажите реквизит». Для такой колонки необходимо проставить вручную нужный реквизит из предлагаемого программой списка, либо удалить колонку если данные не относятся к данным из этого списка.

В таблице данных необходимо удалить ненужную информацию, например, заголовки и подписи таблицы.

Удалить все лишнее — программа сама автоматически определит информацию, которую нужно удалить: пустые строки, заголовки таблицы, дополнительную информацию вне таблицы.
Удалить строку – строка удаляется пользователем вручную.
Удалить колонку – колонка таблицы удаляется полностью если информация по ней не будет загружаться.

Можно выделить сразу несколько строк или столбцов.

Настройка таблицы закончена, можно перейти на следующий шаг по кнопке «Далее».

На этом шаге можно выбрать группу справочника, в которую будут загружены новые контрагенты.

Если группу для загрузки новых контрагентов не выбирать и оставить поле пустым, то программа загрузит список в корневой каталог справочника «Контрагенты».

Новые контрагенты помечены значком «+» и отображаются серым цветом. Если программа найдет совпадения при загрузке, то такой контрагент будет отображаться черным цветом. Также программа вынесет их отдельно на вкладку «Найденные».

По кнопке «Загрузить» будет добавлена информация только по новым контрагентам. Найденные контрагенты в загрузке не участвуют и сведения по ним не меняются.