Учет питьевой воды и кулеров к ней для нужд офиса в 1С: Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Трудовой кодекс РФ устанавливает обязанность работодателя по созданию надлежащих условий труда для персонала. В соответствии с нормами статей 22, 163, 223, 224 ТК РФ, работодатель обязан организовать санитарно-бытовое обслуживание сотрудников. Приказ Минтруда № 771н относит обеспечение работников питьевой водой к обязательным мероприятиям по улучшению условий труда.

 

Питьевая вода относится к материальным запасам со сроком использования до 12 месяцев. Бухгалтерский учет ведется согласно ФСБУ 5/2019.

 

В современной практике организация водоснабжения преимущественно осуществляется посредством системы обменной тары. Согласно условиям типового договора, клиент осуществляет единовременную оплату стоимости тары при оформлении первого заказа, после чего производится регулярный обмен емкостей.

 

Проиллюстрируем процесс учета подобных операций в программе 1С: Бухгалтерия на конкретном примере. Рассмотрим процедуру оформления первой закупки, включающей приобретение:

• питьевой воды;
• кулера;
• бутылей для воды.

Особое внимание уделим классификации приобретаемого оборудования. В данном случае кулер для воды учитывается как объект малоценного оборудования.

 

Первоочередным этапом является настройка системы. Для этого необходимо открыть раздел «Главное» и перейти в подраздел «Функциональность».

 

 

На вкладке «Запасы» необходимо проверить наличие галочки в пункте «Малоценное оборудование и запасы».

 

 

Данная последовательность действий позволит корректно настроить систему для дальнейшего ведения учета операций по поставке воды и сопутствующего оборудования.

 

Следующим шагом оформим оплату за воду, бутыли и кулер поставщику ООО «Аквилон-Трейд» от ООО «ВМК». Для этого в разделе «Банк и касса» выбираем пункт «Банковские выписки».

 

 

Нажатием на кнопку «-Списание» формируем новый документ. При заполнении указываем:

• вид операции;
• получатель;
• сумма;
• договор;
• ставка НДС;
• счета расчетов;
• назначение платежа.

Нажатием на соответствующую кнопку, можем проверить проводки по документу.

 

Закрываем документ.

 

 

 

Чтобы принять к учету воду, бутыли и кулер, создадим документ «Поступление (акты, накладные, УПД)».

 

В меню «Покупки» выбираем пункт «Поступление (акты, накладные, УПД)».

 

 

Формируем новый документ по кнопке «+Поступление».

 

Заполняем документ информацией о поставщике, договоре, счетах расчетов.

 

С помощью кнопки «Добавить» заполним табличную часть документа информацией о приобретаемых материалах (вода, бутыли) и их счетах учета.

 

 

Чтобы добавить кулер для воды, который будет учитываться как объект малоценного оборудования, в табличную часть, нажимаем соответствующую кнопку и заполняем форму, указывая «Вид номенклатуры» — «Малоценное оборудование и запасы».

 

Записываем и закрываем форму.

 

 

Заполняем количество и стоимость оборудования. Счет учета малоценного оборудования будет заполнен автоматически в соответствии с настройками учетной политики в системе.

 

В нашем примере обмен документами происходит в форме УПД, поэтому переключатель УПД переведен в активный режим. В случае, если используется счет-фактура, следует указать ее номер и дату. Проводим документ и проверим проводки, которые он сформировал, нажав соответствующие кнопки.

 

 

Результат проведения прихода материалов и оборудования:

• Материалы оприходованы на склад;
• НДС отражен на счете 19;
• Авансовый платеж зачтен поставщику.

Отдельно рассмотрим особенности учета кулера для воды. В бухгалтерском учете его стоимость сразу отнесена на расходы, однако в налоговом учете расходы будут признаны только после фактической передачи оборудования в эксплуатацию.

 

 

Для оформления передачи кулера в эксплуатацию необходимо перейти в раздел «Склад», здесь выбираем пункт «Расход материалов» (Требования-накладные).

 

 

По соответствующей кнопке создаем новый документ. Заполним:

• Вид операции  —  «Передача сотруднику»;
• Указать сотрудника.

Важно обратить внимание на опцию «Расход и остатки», которая позволяет вести учет материальных ценностей у сотрудников. При отсутствии такой необходимости достаточно выбрать опцию «Расход».

 

Добавим кулер в документ. Проведем документ и проверим проводки по соответствующим кнопкам, которые он сформировал.

 

 

Отразились следующие записи по счетам:

• Закрытие субсчетов по малоценному оборудованию;
• Отнесение стоимости кулера на расходы в налоговом учете;
• Размещение кулера на забалансовом счете для последующего контроля через инвентаризацию.

Все операции корректно отражены как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

 

 

Для контроля движения материальных ценностей используется оборотно-сальдовая ведомость по счету МЦ.04.

 

Чтобы сформировать отчет, заходим в раздел «Отчеты» и выбираем «Оборотно-сальдовую ведомость по счету».

 

 

Выбираем период формирования отчета и счет, нажимаем кнопку «Сформировать».

 

Увидим отчет, в котором видно текущее наличие имущества на складе и его распределение между сотрудниками (в нашем случае кулер закреплен за Шаговым И.В.).

 

 

Перейдем к учету списания воды. В том же меню, как и кулер, создаем новый документ.

 

Выбираем вид операции «Использование материалов». Относим стоимость воды к статье «Прочие затраты». Добавляем воду в документ для завершения операции.

 

Проводим документ и проверим проводки по соответствующим кнопкам, которые он сформировал.

 

 

Как мы видим, затраты на воду списаны на 26 счет.

 

 

Для контроля движения материальных ценностей можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10, как рассматривали в инструкции выше.

 

 

Подведем итог. Расходы на воду и кулеры учитываются как затраты на обеспечение нормальных условий труда. При наличии подтверждающих документов они уменьшают налоговую базу.

 

Входной НДС принимается к вычету при правильном оформлении документов. К ним относятся:

1. Договор с поставщиком;
2. Товарная накладная/УПД;
3. Приходный ордер (форма М-4);
4. Требование-накладная (форма М-11);
5. Приказ об обеспечении водой;
6. Корпоративный стандарт обеспечения водой.

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее