Учет и корректировка остатков в ЕГАИС в 1С Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Учет алкогольной продукции в соответствии с требованиями законодательства РФ ведется в Единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС). ЕГАИС фиксирует движение и остатки алкогольной продукции для контроля оборота. С 2023 года функции Росалкогольрегулирования (ФСРАР) переданы Федеральной службе по контролю за алкогольным и табачным рынками (ФСКАТР).
Правовое регулирование осуществляется на основании:

• Федерального закона № 171-ФЗ от 22.11.1995 «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции…»;
• приказов ФСКАТР по ведению деклараций и взаимодействию с ЕГАИС.

В программах семейства 1С:Предприятие предусмотрены инструменты для обмена данными с ЕГАИС, учета и корректировки остатков алкогольной продукции.

Подготовка к работе с ЕГАИС

Включение функционала учета алкогольной продукции

Перейдите в меню «Главное» — «Настройки» — «Функциональность».

 

 

Откройте вкладку «Розничная торговля».

 

 

Установите галочку на параметре «Алкогольная продукция». Этот шаг активирует в системе функционал для работы с алкогольной продукцией и интеграцию с ЕГАИС.

 

Настройка подключения к универсальному транспортному модулю (УТМ) ЕГАИС

В пункте меню «Администрирование» найдите раздел «Обмен с ЕГАИС».

 

 

Далее «Настройки и  справочники» — «Настройки обмена с ЕГАИС».

 

 

Заполните настройки подключения УТМ, указав путь к установленному модулю УТМ, URL, параметры соединения и учетные данные.

 

Проверьте, что для каждой торговой точки или организации правильно настроено соответствие с сертификатами КЭП (электронно-цифровыми подписями) и USB-ключами JaCarta PKI или ГОСТ, которые необходимы для авторизации и обмена данными.

 

Настройка справочников контрагентов и номенклатуры

Обновите данные контрагентов: загрузите из ЕГАИС актуальные сведения о поставщиках, импортерах и производителях.

 

В меню «Обмен с ЕГАИС» выполните команду загрузки классификатора организаций и сопоставьте их с контрагентами в базе 1С.

 

 

Аналогично загрузите классификатор алкогольной продукции из ЕГАИС.

 

 

В справочнике «Номенклатура» добавьте алкогольные товары или сопоставьте существующие позиции с классификацией ЕГАИС, заполнив карточки номенклатуры: укажите сведения об алкогольной продукции и соответствующие акцизные марки.

 

Проверка настроек рабочих мест

Если в вашей организации несколько торговых точек, настройте для каждой торговой точки отдельное рабочее место с привязкой к соответствующему сертификату и УТМ.

 

Проверьте пункт «Параметры подключения к ЕГАИС» для всех рабочих мест. («Настройки и  справочники» — «Настройки обмена с ЕГАИС».)

Проверка связи с ЕГАИС

В разделе «Обмен с ЕГАИС» выполните тестовый обмен (кнопка «Выполнить обмен»).

 

 

Убедитесь, что соединение с УТМ установлено, и данные успешно передаются и принимаются.

Запрос и получение остатков ЕГАИС

Перейдите в раздел «Администрирование» —  «Сервис» — «Обмен с ЕГАИС».

 

 

Создайте новый документ «Остатки ЕГАИС».

 

 

В документе укажите организацию, выберите нужный регистр (чаще всего «Регистр №1» — алкоголь на балансе).

 

 

Проведите документ. Статус изменится на «Черновик».

 

Нажмите кнопку «Запросить остатки» — статус станет «Передан в УТМ».

 

 

Запустите обмен данными.

 

После получения данных статус документа изменится на «Получены остатки», а вкладка «Остатки по данным ЕГАИС» заполнится актуальной информацией.

 

 

В документе отображаются остатки алкогольной продукции по различным регистрациям (Регистр №1 — остатки на балансе, Регистр №3 — акцизные марки и др.).

 

Важно!

1. Регистр №1 - Основной складской регистр. Учет алкоголя по партиям с указанием производителя, справок (РФУ1 и РФУ2), отражает поступления, перемещения, списания. Здесь учитывается как маркированный, так и немаркированный алкоголь.
2. Регистр №2 - Торгово-розничный регистр (виртуальный торговый зал). Учет немаркированного алкоголя (пиво, слабоалкогольные напитки), учет по наименованию и объему без привязки к партиям. Скидки и списания подтверждаются здесь вручную. Постепенно выводится из использования.
3. Регистр №3 - Регистр поштучного учета акцизных марок. Хранение акцизных и федеральных марок для крепкого алкоголя (маркировка поштучная), количество продукции не фиксируется, используется для помарочного учета крепкого алкоголя. При продаже списывается одновременно с регистра 1.

Анализ и выявление расхождений остатков в ЕГАИС и 1С

Сравнение остатков в 1С и ЕГАИС

На вкладке «Остатки по данным ЕГАИС» 

 

 

сравните со сведениями с внутренними остатками на балансе 1С. Они отображаются во вкладке «Остатки товаров».

 

 

Обратите внимание на показатели количества и соответствие товарных позиций (наименование, объем, акцизные марки).

Выявление причин расхождений

Различия могут возникать из-за:

1. Пересортицы (фактически поступили другие товары, чем в накладных).
2. Ошибок при вводе данных в 1С или несоответствия справочников (несовпадение номенклатуры, акцизных марок).
3. Проблем при обмене с УТМ (технические сбои или неподписанные электронные документы).
4. Порчи, списания без корректного оформления или продвижении товара без отражения в системе.
5. Продукции, продаваемой в розлив, которая имеет особенности учета (учет в декалитрах, тип «алкоголь в розлив»).

Использование инструментов для сверки

В 1С есть специализированные обработки («Помощник корректировки остатков ЕГАИС»), которые помогают автоматизировать процесс сверки и найти несопоставленные позиции.

 

 

Проверяйте, что все партии алкоголя и акцизные марки сопоставлены между ЕГАИС и 1С. Не сопоставленные позиции выделяются программой и требуют ручного вмешательства.

Документирование расхождений

• При обнаружении расхождений оформляйте акты (акты расхождения, акты списания или возврата).
• В случае расхождений по поставкам используйте функцию «Есть расхождения» в документах поступления, указывайте фактическое количество и отправляйте акт разногласий поставщику через ЕГАИС.

Корректировка остатков в 1С с использованием документа «Акт списания ЕГАИС»

Перейдите в раздел «Администрирование» — «Обмен с ЕГАИС»

 

 

Далее «Акт списания ЕГАИС».

 

 

Создайте новый акт списания и укажите:

• Организацию.
• Дату списания — дату, когда фактически списывается продукция.
• Причину списания — например, «Пересортица», «Порча», «Утеря», «Истечение срока годности».

Конкретные позиции алкогольной продукции, которые необходимо списать: укажите количество и, по возможности, акцизные марки.

 

Документирование постановки на баланс (при необходимости)

Если выявлена недостача в остатках ЕГАИС и нужно увеличить учетные остатки (например, чтобы скорректировать отрицательные остатки или поставить на баланс новые партии по результатам инвентаризации), оформите аналогичный документ — «Акт постановки на баланс ЕГАИС».

 

 

В акте укажите количество и маркировочные данные продукции, а также причину постановки на баланс (например, «Пересортица»).

Завершение и контроль

После формирования и отправки актов постановки на баланс или списания рекомендуется:

• Сделать повторный запрос остатков ЕГАИС и сверить их с данными учёта.
• Использовать обработку «Помощник корректировки остатков ЕГАИС» для поиска несоответствий.
• Зафиксировать результаты сверки в учётной системе (например, отчёт о расхождениях).

Важно! С 15.01.2025 розничные продавцы пива, сидра, пуаре и медовухи освобождены от сдачи декларации по форме № 8. За период 01–14.01.2025 сдана переходная форма, после этой даты декларация не требуется. Однако:

• учёт по пиву и другой алкогольной продукции в ЕГАИС обязателен;
• для маркируемых товаров данные передаются также в систему «Честный знак» (МДЛП).

Это означает, что контроль остатков и корректная работа с ЕГАИС остаются обязательными, даже при отсутствии деклараций.

Заключение

Правильный учет и корректировка остатков алкогольной продукции в ЕГАИС с помощью 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 — ответственность, требующая точности и системности. Важно не пропускать проверок и своевременно проводить обмен данными, а при выявлении расхождений немедленно оформлять корректирующие документы для синхронизации остатков.

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее