Создание резервной копии базы и восстановление из нее

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Резервное копирование информационной базы 1С — это важная процедура, которая позволяет сохранить текущее состояние бухгалтерских данных и при необходимости восстановить его после сбоя, ошибки пользователя, неудачного обновления или других непредвиденных ситуаций. Резервная копия дает возможность вернуть базу к состоянию, в котором она находилась на определенный момент времени, поэтому ее наличие особенно важно перед выполнением операций, способных существенно изменить данные или повлиять на работу программы.

 

Информационная база представляет собой совокупность всех данных, с которыми работает организация в программе. В ней также содержатся сформированные бухгалтерские проводки, данные налогового учета, записи регистров, настройки учета и пользователей, сведения для расчета налогов и ЕНС, информация, необходимая для подготовки и формирования регламентированной отчетности, а также множество других связанных между собой сведений. Именно поэтому резервная копия должна создаваться для всей информационной базы, а не для отдельных документов или файлов.

 

При наличии корректной копии можно восстановить не отдельный набор документов, а рабочую среду 1С вместе с содержащимися в ней данными на момент создания. Поэтому это не просто файл, который достаточно один раз сохранить на компьютере. Она должна быть создана корректно, находиться в надежном месте и, что особенно важно, при необходимости действительно позволять обратиться к процедуре восстановления.

 

Важно! Данная инструкция применима только для файловой информационной базы (хранится в папке на вашем компьютере или сетевом диске). Если вы используете 1С:Фреш, арендуете программу у провайдера или используете клиент-серверный вариант (SQL) — данная инструкция неприменима. Для этих вариантов свяжитесь с администратором или используйте встроенные инструменты облачного провайдера.

Порядок действий в программе

Подготовка

Посмотрите сведения о программе, для этого перейдите «Справка» — «О программе».

 

 

Проверьте:

• версию платформы;
• релиз конфигурации;
• информационную базу;
• режим работы;
• наличие подключенных расширений.

 

Перед созданием резервной копии убедитесь, что на выбранном диске достаточно свободного места для текущего архива.

 

Папку лучше размещать отдельно от рабочей базы, желательно на другом физическом диске или защищенном сетевом хранилище, чтобы при повреждении основного диска не потерять одновременно и базу, и ее резервные копии.

 

Убедитесь, что у пользователя есть необходимые права: возможность запускать информационную базу, доступ к разделу «Администрирование», доступ на запись в выбранную папку, а в некоторых случаях — права администратора.

 

 

Если кнопка отсутствует, перейдите «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав».

 

 

Далее откройте вкладку «Пользователи».

 

 

Откройте необходимого пользователя, на вкладке «Права доступа» проверьте назначенные права.

 

 

Затем перед созданием копии необходимо согласовать время операции и исключить одновременную работу пользователей, особенно во время группового перепроведения документов, обмена с банком и внешними сервисами, загрузки документов, расчета зарплаты, закрытия месяца и выполнения регламентных заданий.

 

Поэтому для небольшой файловой базы оптимально создавать архив до или после окончания рабочего дня или в другой период, когда никто не вводит и не проводит документы.

Создание резервной копии

Указанные способы создания применим только для локальной (файловой) информационной базы, которая хранится на вашем компьютере или сетевом диске.

 

Если вы используете облачный сервис 1С:Фреш или арендуете программу у провайдера в облаке (так называемая «облачная программа»), то приведенные ниже способы резервного копирования неприменимы — оно в таких случаях выполняется автоматически на стороне провайдера.

 

Для организации хранения архивов в облачных сервисах требуется дополнительно подключить и настроить сервис «1С:Облачный архив» в разделе администрирования вашей учетной записи. При использовании услуги аренда сервера 1С резервное копирование и хранение архивов, как правило, организуются централизованно на стороне провайдера.

Пользовательский режим

Этот способ подходит, когда необходимо создать архив прямо сейчас. Это наиболее удобный вариант, т.к. программа самостоятельно формирует архив. Для пользовательского режима используется файл с расширением .zip.

 

Перед созданием копии убедитесь, что другие пользователи завершили работу в программе. Это необходимо для получения целостного архива без ошибок.

 

Перейдите «Администрирование» — «Обслуживание».

 

 

Далее «Резервное копирование и восстановление» — «Создание резервной копии».

 

 

Откроется стандартное окно для выбора пути сохранения файла, где вы самостоятельно указываете диск, создаете новую или выбираете уже существующую папку.

 

 

После выбора места сохранения нажмите «Сохранить резервную копию».

 

 

После этого программа начнет формировать файл.

 

После запуска операции программа может временно ограничить работу с информационной базой. Дождитесь окончания процесса, при этом не следует выключать компьютер, закрывать окно программы, отключать сетевой диск, перезапускать сервер, удалять временные файлы или запускать массовые операции в той же базе.

 

Имя файла формируется программой автоматически и содержит сведения о дате и времени создания. Файл будет иметь расширение .zip, а имя можно для удобства присвоить любое.

 

После завершения операции откройте папку хранения, убедитесь, что в ней появился новый архивный файл с актуальной датой и временем изменения, размер которого не равен нулю и сопоставим с предыдущими версиями, после чего при необходимости скопируйте его на другой носитель; если архив не появился, резервная копия считается несозданной.

 

Важно! Не рекомендуется хранить единственную резервную копию непосредственно рядом с рабочей версией.

Настройка автоматического режима

В 1С предусмотрена возможность настройки автоматического резервного копирования.

 

Перейдите «Администрирование» — «Обслуживание».

 

 

Далее «Резервное копирование и восстановление» — «Настройка резервного копирования».

 

 

При настройке необходимо внимательно выбрать место хранения. Нельзя устанавливать место хранения таким образом, чтобы при выходе из строя рабочего компьютера были потеряны одновременно и база, и резервные копии.

 

 

В открывшемся окне укажите каталог хранения и установите галочку «Предлагать резервное копирование при завершении работы».

 

 

При закрытии программы появится окно-предупреждение «Запланировано резервное копирование при завершении работы» с кнопками «Завершить работу» и «Продолжить работу». Чтобы сделать архив нажмите «Продолжить работу».

 

 

Важно! Вышеописанная функция — это только напоминание. Она не делает копию автоматически.

 

После этого в правом нижнем углу экрана появится всплывающее окно (квадратик) с текстом «Нажмите, чтобы завершить работу и выполнить дополнительные действия».

 

 

Кликните по этому окну. Откроется диалог «Завершение работы» с установленной галочкой «Выполнить резервное копирование».

 

Если галочка стоит, нажмите «Завершить» — программа закроется и запустит процесс создания архива в указанную папку.

 

Если галочку снять, программа просто закроется без сохранения архива.

 

 

Если в программе работают несколько пользователей, необходимо сначала убедиться, что они действительно завершили сеансы.

Восстановление из резервной копии

Файл .zip, созданный командой «Создание резервной копии», используют при необходимости вернуть базу к состоянию на дату создания архива.

 

Типичные ситуации:

• документы ошибочно перепроведены за несколько лет;
• удалены важные справочники;
• после обмена изменились остатки;
• некорректно загрузились данные;
• произошла ошибка после обновления;
• база перестала запускаться штатно;
• произошел сбой при массовой обработке.

Важно! Восстановление возвращает данные к состоянию на момент создания копии. Все документы, настройки и изменения, сделанные после этого момента, могут быть утрачены. Особенно важно сохранить текущую базу перед восстановлением. Иногда после анализа выясняется, что проблема была не в данных, а в настройках, правах, регламентном задании или неправильном отборе отчета.

 

Перейдите «Администрирование» — «Обслуживание».

 

 

Затем «Резервное копирование и восстановление» — «Восстановление из резервной копии».

 

 

В открывшемся окне укажите файл с расширением .zip.

 

 

Нажмите «Восстановить данные».

 

 

Начнется процедура восстановления.

 

Программа заменит данные текущей информационной базы информацией из резервной копии.

 

 

Перед процедурой необходимо убедиться, что:

• выбрана правильная база;
• выбран правильный файл;
• резервная копия действительно нужна;
• текущая база дополнительно сохранена;
• пользователи предупреждены;
• никто не вносит изменения во время процедуры.

Восстановление связано с блокировкой/завершением пользовательских сеансов. Поэтому операцию необходимо выполнять тогда, когда другие сотрудники вышли из базы.

 

После завершения процедуры программа может автоматически перезапуститься.

 

После завершения процедуры проверьте название организации в разделе «Главное» — «Организации».

 

 

Убедитесь в актуальности даты последних документов, проверьте наличие банковских счетов в разделе «Банк и касса» — «Банковские выписки».

 

 

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость для контроля остатков «Отчеты» — «Стандартные отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

 

 

А также выборочно проверьте несколько контрагентов и последние документы, которые точно должны присутствовать в восстановленной версии.

Типичные ошибки

В разделе отсутствует резервное копирование

Проверьте, что:

• открыт режим 1С:Предприятие, а не Конфигуратор;
• используется актуальный релиз конфигурации;
• открыт полный интерфейс;
• пользователь имеет административные права;
• раздел «Обслуживание» не свернут;
• в конфигурации подключены стандартные подсистемы администрирования.

Не удается сохранить файл

Возможные причины:

• нет прав на запись;
• папка недоступна;
• сетевой диск отключен;
• недостаточно места;
• путь содержит недоступный ресурс;
• файл уже используется;
• антивирус блокирует операцию.

Попробуйте временно сохранить копию в локальную папку. После успешного создания перенесите ее в защищенное место.

Архив не открывается

Возможные причины:

• копирование прервано;
• файл поврежден;
• архив был неполностью скопирован;
• произошел сбой диска;
• резервирование завершилось с ошибкой;
• файл изменился при переносе.

Не пытайтесь вручную распаковывать .zip и изменять его содержимое. Найдите предыдущую копию и проверьте ее.

Восстановилась не та дата

Проверьте:

• дату и время в имени файла;
• дату изменения файла в Windows;
• журнал создания резервных копий;
• наличие нескольких баз;
• часовой пояс сервера;
• правильность выбранной организации

При восстановлении ориентируйтесь не только на имя файла, но и на фактические документы и остатки.

База не запускается после восстановления

Действия:

• не удаляйте восстановленную базу;
• сохраните ее копию;
• проверьте права доступа к каталогу;
• убедитесь, что используется совместимая платформа;
• попробуйте открыть копию в отдельном каталоге;
• при файловом варианте рассмотрите тестирование и исправление;
• не запускайте исправление без предварительной копии;
• при критичной ошибке обратитесь к специалисту.

Утилита тестирования и исправления входит в поставку платформы 1С и предназначена для работы с базой после сбоев.  Однако тестирование и исправление не заменяет резервную копию и может изменить структуру или данные, поэтому его следует выполнять только на копии.

Заключение

Резервное копирование — одна из тех операций, которые кажутся незначительными ровно до того момента, пока база не понадобится для восстановления. Главное правило: сначала сохранить текущее состояние, и только потом выполнять любые рискованные действия.

 

Рекомендуемая периодичность создания копий не реже одного раза в день (в конце рабочего дня). Обязательное создание копии требуется перед выполнением следующих операций:

• закрытие месяца;
• сдача регламентированной отчетности;
• обновление конфигурации;
• массовая обработка документов;
• любой обмен данными с внешними системами.

Резервная копия создается в формате .zip и восстанавливается тем же штатным механизмом через раздел администрирования.

 

В случае клиент-серверного варианта работы резервное копирование должно выполняться средствами используемой системы управления базами, а не простым копированием папки на рабочем компьютере.

 

Именно такой подход превращает копирование из формальной процедуры в реально работающую систему защиты бухгалтерской информации. Самая надежная схема — хранить несколько копий в разных местах, регулярно проверять их восстановление в тестовой среде и никогда не перезаписывать рабочую базу без предварительного сохранения ее текущего состояния.

 

В случае аренды программ у компании «Деловые решения» функция резервного копирования входит в стоимость обслуживания и выполняется специалистами компании на регулярной основе. При необходимости, пользователь может запросить архивный файл через личный кабинет сервиса.

 

Если в процессе возникнут сложности, можно воспользоваться инструкцией о том, как восстановить базу 1С из резервной копии.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно