Согласование авансовых отчетов с возвратами и удержаниями в 1С Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

В процессе работы бухгалтер регулярно сталкивается с ситуациями, когда сотруднику выданы подотчетные средства, но по итогам авансового отчета часть израсходована и подтверждена документами, часть возвращена в кассу, а остаток подлежит удержанию из зарплаты; в отдельных случаях отсутствие документов приводит к возникновению налогооблагаемого дохода с начислением НДФЛ (ст. 137 ТК РФ, п. 7 ст. 226 НК РФ).

 

Необходимо корректно отразить все этапы, закрыв счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обеспечив правильные расчеты с работником и начисление НДФЛ при необходимости.

Учет в программе

Предварительные настройки

Создайте вид удержания для подотчетных сумм (если нет): «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты».

 

 

Далее «Расчет зарплаты» — «Удержания».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

Заполните «Наименование» — «Удержание подотчетных сумм».

 

 

Сохраните и проведите.

 

 

Затем в «Настройках зарплаты» перейдите «Расчет зарплаты» — «Начисления».

 

 

Заполните все необходимые поля.

 

 

Сохраните документ.

Выдача денежных средств

Перейдите «Банк и касса» — «Банковские выписки».

 

 

Нажмите «Списание».

 

 

В открывшемся окне заполните:

• Вид операции — выберите «Перечисление подотчетному лицу»;
• Получатель — укажите сотрудника;
• Укажите размер выданных средств (например, 30 000 руб.);
• Назначение платежа — укажите «Выдача денежных средств под отчет сотруднику»;
• Статья расходов — укажите «Выдача подотчетных сумм».

 

Нажмите «Провести и закрыть». В учете сформируется проводка:

• Дт 71.01 Кт 51.

 

Оформление авансового отчета

После того как работник представил документы, оформите «авансовый». Перейдите «Банк и касса» — «Авансовые отчеты».

 

 

Далее «Создать» — «Авансовый отчет».

 

 

В новом окне укажите:

• Организация, Номер, Дата.
• Сотрудник.
• На вкладке «Авансы»: выберите ранее выданный аванс (30 000 руб.).

 

Это действие связывает отчет с фактом выдачи денег.

 

На вкладке «Товары» или «Прочее» добавьте строки с подтвержденными расходами.

• счет учета затрат (26, 44, 20 — в зависимости от ситуации);
• статью затрат;
• контрагента и документ (если есть);

 

После проведения формируется проводка:

• Дт 26 Кт 71.01 — 15 000 руб.

 

После этого на счете 71 остается задолженность работника 30 000 – 15 000 = 15 000 руб.

 

Проверьте остаток задолженности «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

 

 

Долг сотрудника должен быть 15 000 руб. по сч. 71.01

 

 

Возврат части денежных средств на р/с

Если работник делает частичный возврат с личной карты на р/с организации, то «Назначение платежа» указываем «Возврат неизрасходованных подотчетных средств по авансовому отчету №… от …»

 

Для импорта банковской выписки перейдите «Банк и касса» — «Банковские выписки».

 

 

Далее «Поступление».

 

 

Заполните:

• Организация, Номер, Дата (дата поступления на р/с).
• Вид операции: Возврат от подотчетного лица.
• Плательщик: Сотрудник (из справочника Физические лица).
• Сумма: 5 000 руб. (частичный возврат).
• Назначение платежа: Возврат неизрасходованных подотчетных средств по АО №1 от 20.04.2026.

 

Нажмите «Провести и закрыть».

 

Проверьте результат «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», остаток долга должен уменьшиться.

 

 

Важно:

• Закрепите в локальном акте разрешение возврата на р/с.
• Назначение платежа от сотрудника: «Возврат подотчетных средств по АО №... от ...».
• Срок возврата: 3 рабочих дня после окончания срока подотчета (для наличных), для безналичных —по локальному акту, не позднее 30 дней (письмо Минфина № 03-03-06/1/25).

Удержание остатка из заработной платы

Если работник не вернул оставшиеся средства, они должны быть вычтены из заработной платы.

 

Перейдите «Зарплата и кадры» — «Все начисления».

 

 

Далее «Создать» — «Начисление зарплаты» (за месяц, когда удерживать).

 

 

В открывшемся окне заполните: Организация, Месяц начисления, Сотрудник. Сумма заработной платы, налогов и взносов заполнится автоматически.

 

Нажмите «Удержать» — «Удержание подотчетных сумм».

 

 

Укажите размер вычета и сотрудника.

 

 

Появиться графа «Удержано» и в ней размер удержания.

 

 

Важно! Сумма удержания ≤ 20% зарплаты после НДФЛ по ст. 138 ТК РФ, а также требуется письменное согласие сотрудника. Вычет не облагается налогом на доходы и страховыми взносами.

 

Нажмите «Провести и закрыть».

 

При выплате заработной платы программа автоматически рассчитает итоговую сумму к выдаче: например, с начисленного оклада 62 500 руб. удерживается НДФЛ 8 125 руб. (итого 54 375 руб.), а затем вычитается долг 6 000 руб., поэтому работник фактически получит 48 375 руб.

 

 

Проверьте в «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

 

Когда возникает НДФЛ 

Не всегда остаток можно просто вычесть. Налог на доходы возникает, если:

• сотрудник не предоставил «авансовый» в установленный срок;
• отсутствуют подтверждающие документы;
• расходы признаны необоснованными.

В этом случае сумма становится доходом сотрудника.

 

Перейдите «Операции» — «Операции, введенные вручную».

 

 

Далее «Создать» — «Операция».

 

 

Заполните:

• Дата: например, 30.04.2026

Проводка:

• Дт 70 «Расчеты по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» начислен доход с остатка выданных авансовых сумм, например 4 000руб;
• Дт 70 Кт 68.01 начислен НДФЛ 13% 520руб;
• Субконто: сотрудник.

 

Важно! Если сумма признана доходом, просто удержание через 70й уже недостаточно — обязательно должен быть отражен налог.

 

Проверьте через «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», долг по сч. 71 должен быть 0 руб.

 

 

Контроль и проверка

После выполнения всех операций необходимо убедиться в корректности учета. Для этого перейдите «Отчеты» — «Анализ счета 70» и проверьте все ли операции отражены.

 

Важные нюансы

• Удержание из заработной платы нельзя оформлять через кассу — это всегда 70.
• Если нет документов — это не долг, а доход — обязательно возникает НДФЛ.
• Счет 71 нельзя оставлять с остатком — это одна из самых частых ошибок при проверках.

Заключение

Корректное оформление расчетов с подотчетными лицами требует строгого соблюдения последовательности: от выдачи средств и отражения расходов до возврата остатка или его удержания из заработной платы, а при отсутствии документов — признания дохода с начислением налога на доходы.

 

Такой подход позволяет полностью закрыть 71й и избежать искажений в учете. В результате бухгалтерский учет становится прозрачным и безопасным при налоговых проверках.

 

Следуя этим шагам, вы минимизируете ошибки и обеспечите корректное отражение всех операций и соблюдать требования ТК РФ.

 

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно