Оплата стоимости питания за сотрудников в 1С Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Общие положения

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам расходы на питание разными способами — это прямо разрешено статьёй 41 Трудового кодекса РФ. Такая поддержка может быть закреплена в трудовом договоре или коллективном соглашении, и она может охватывать стоимость питания полностью или частично.

 

Какие формы компенсации допускаются:

• Выдача специальных талонов на питание (например, ланч-карты).
• Возмещение фактических расходов сотрудника на еду (например, по чекам из кафе).
• Заключение договоров с кафе или кейтеринговыми компаниями для доставки еды прямо в офис.
• Прямая выдача готовых блюд или продуктов.
• Иные формы, согласованные с работниками.

Однако важно помнить, что любая компенсация питания — это не просто благотворительность, а часть вознаграждения. Согласно статье 210 Налогового кодекса РФ, налоговая база по НДФЛ формируется из всех доходов работника, независимо от формы — будь то деньги или натуральные блага.

 

Особенно важно положение подпункта 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ: оно прямо указывает, что оплата питания работодателем является доходом в натуральной форме. Это значит, что стоимость предоставленного питания:

• Включается в налогооблагаемую базу сотрудника.
• Подлежит обложению НДФЛ по ставке 13% (или 15%, в зависимости от дохода) в общем порядке.

Таким образом, хотя работодатель имеет полное право помогать сотрудникам с питанием, такая поддержка не освобождается от налогообложения. Сумма, потраченная на питание работника, признаётся его доходом и обязательно учитывается при расчёте НДФЛ. 

Оплата стоимости питания

Как отразить оплату стоимости питания за работников предприятия в программе 1С Бухгалтерия, рассмотрим на примере.

В ООО «Лабиринт», согласно коллективному договору, работники обеспечиваются бесплатным обедом. Для каждого сотрудника предусмотрен лимит на бесплатное питание в размере 7 000,00 рублей за месяц, отработанный полностью. Если расход превышает установленный лимит, разница взыскивается с заработка сотрудника.

 

ООО «Лабиринт» имеет договор, заключенный с профессиональной службой питания, предоставляющей услуги сотрудникам. Факт потребления обеда фиксируется автоматически при предъявлении специальной карты. Оплата услуг осуществляется организацией в следующем месяце, не позже 5 числа, после предоставления поставщиком информации обо всех фактах обслуживания и подписания акта выполненных работ.

 

НДФЛ, рассчитанный со стоимости питания, удерживается одновременно с ближайшей выплатой заработной платы сотруднику, в нашем случае — с зарплаты за соответствующий месяц. В ООО «Лабиринт» 27 октября 2025 года на работу был принят Сурков Михаил Александрович. В октябре 2025 года сотрудником фактически отработано 5 дней. Его фактические расходы на питание в указанном периоде составили 4 500,00 рублей.

 

Произведем начисление оплаты питания в пределах лимита и отразим удержание разницы между суммой потраченных денег и установленным лимитом из зарплаты сотрудника.

Предварительные настройки

Для начала в программе 1С Бухгалтерия необходимо создать новый вид начисления. Для этого переходим на вкладку «Зарплата и кадры» — «Справочники и настройки» — «Настройки зарплаты».

 

 

Переходим в раздел «Расчет зарплаты» и нажимаем на гиперссылку «Начисления».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать».

• В строке «Наименование» фиксируем наименование вида начисления.

В нашем примере – это «Оплата питания в пределах лимита».

• В строке «Код» указываем произвольный код, который должен быть уникальным.

 

В разделе «НДФЛ» устанавливаем флажок в положение «облагается» и выбираем код дохода 2510 «Оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах».

 

Устанавливаем галочку «Доход в натуральной форме». Таким образом данное начисление будет выплачено работнику не денежными средствами, но оно будет учитываться для целей налогообложения и отобразится в соответствующем разделе отчетности по зарплате. Бухгалтерские проводки непосредственно по этому виду начислений не создаются, но формируются проводки по НДФЛ и страховым взносам.

 

 

В разделе «Страховые взносы» в строке «Вид дохода» указываем метод учета выплат работникам, влияющих на расчет страховых взносов.

 

В нашем примере – это «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».

 

 

В разделе «Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ» флажок устанавливаем в положение «учитывается в расходах на оплату труда по статье:» и выбираем значение «пп. 25, ст.255 НК РФ».

 

 

В разделе «Отражение в бухгалтерском учете» выбираем способ отражения в БУ начисления для формирования бухгалтерских проводок по начислению. Это поле необходимо заполнить только в том случае, если данное начисление отражается в бухгалтерском учете одним и тем же методом для всех работников предприятия.

 

В нашем примере указанное поле оставляем пустым.

 

 

В разделе «Исполнительное производство» в строке «Вид дохода с 01.05.2022 г.:» выбираем «1 – Заработная плата и иные доходы с ограничение взыскания». В соответствии с подпунктом «р» пункта 2 Постановления Правительства РФ № 1908 от 02.11.2021, предусмотрено удержание алиментов из суммы возмещения затрат на питание, которое организация предоставляет своим сотрудникам.

 

 

Галочку «Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» снимаем.

 

 

Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

 

Далее в настройках зарплаты в разделе «Расчет зарплаты» нажимаем гиперссылку «Удержание».

 

 

Необходимо создать новый вид удержания, нажимаем кнопку «Создать».

 

Указываем наименование удержания и уникальный код.

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

 

 

Поскольку выплаты носят регулярный характер, целесообразно установить плановое начисление расходов на питание. Это можно сделать, воспользовавшись документом «Прием на работу», либо «Кадровый перевод». Для нашего примера мы выберем первый вариант.

 

Напротив строки «Оклад» нажимаем на гиперссылку «Доплаты».

 

 

В появившемся окне нажимаем кнопку «Добавить» и из представленного списка выбираем созданный нами вид начисления «Оплата питания в пределах лимита» и в колонке «Размер» фиксируем сумму.

 

Нажимаем «ОК».

 

Начисление оплаты

Далее произведем начисление оплаты за питание в пределах установленного лимита.

 

Для этого переходим на вкладку «Зарплата и кадры» — «Зарплата» — «Все начисления».

 

 

Открываем документ начисления заработной платы за нужный нам период. При расчете заработной платы система автоматически вычисляет и включает оплату питания за реально отработанное количество дней.

 

Для детального просмотра начислений нажимаем на значение в колонке «Начислено» напротив имени интересующего нас сотрудника.

 

Если сроки выплат заработной платы работнику и оплаты услуг профессионального питания различаются, в документе «Начисление зарплаты» выставляем напротив строки «Дата выплаты» параметр «По сотрудникам», а в окне «Начисления» вручную задаем нужные даты в графе «Дата выплаты». В нашем примере указанные даты одинаковы.

 

Расчет суммы: Сумма оплаты в пределах лимита за месяц / Норма рабочих дней в месяце * Кол-во отработанных дней = 7 000,00 руб. / 23 дн. * 5 дн. = 1 521,74 руб.

 

 

Датой фактического получения дохода для целей налогообложения в связи с оплатой питания является день, когда компания осуществляет платежи третьим лицам за питание своих работников. Данные положения также применяются, если фирма покрывает лишь часть затрат на питание персонала. Именно эта дата служит основанием для расчета НДФЛ. Затем налог подлежит удержанию при первой же выплате денежных доходов сотрудникам.

 

Чтобы отразить удержание оплаты питания сверх установленного лимита из заработной платны работника организации, в документе «Начисление зарплаты» выбираем сотрудника, нажимаем кнопку «Удержать» и из выпадающего списка выбираем созданный нами вид удержания «Удержание оплаты за питание сверх установленного лимита».

 

 

В открывшемся окне фиксируем сумму удержания и нажимаем кнопку «ОК».

 

Расчет суммы: Сумма фактического расхода на питание в отчетном месяце – Сумма оплаты за питание, которая будет оплачена работодателем = 4 500,00 руб. – 1 521,74 руб. = 2 978,26 руб.

 

 

Оформим расчетный листок сотрудника, чтобы увидеть, каким образом в нем отражаются произведенные расчеты. Для этого нажимаем «Отчеты» — «Расчетные листки».

 

 

 

Чтобы в БУ отразить регистрацию удержанной суммы оплаты за питание сверх установленного лимита, переходим на вкладку «Операции» — «Бухгалтерский учет» — «Операции, введенные вручную».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать» — «Операция».

 

В шапке документа фиксируем дату и содержание самой операции.

 

• В колонке «Дебет» выбираем счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», в аналитике указываем сотрудника.
• В колонке «Кредит» выбираем счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям», в аналитике указываем сотрудника.
• В колонках «Сумма», «Сумма НУ Дт» и «Сумма НУ Кт» фиксируем сумму удержания.

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

 

В день, когда будет произведена ближайшая выплата сотруднику, будет удержана сумма НДФЛ, которая была исчислена с дохода в натуральной форме (оплата питания).

 

Расчет суммы: Сумма оплаты питания в пределах лимита * Ставка НДФЛ = 1 521,74 руб. * 13 % = 198,00 руб.

 

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее