Как посмотреть историю изменения документа в 1С Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Общие сведения

Контроль действий в системе учёта 1С Бухгалтерия предприятия становится критически важным при коллективной работе с программным обеспечением.

 

Основные задачи администрирования в условиях многопользовательского доступа включают:

• мониторинг активности сотрудников внутри системы;
• отслеживание правок в рабочих документах;
• анализ хронологии изменений;
• восстановление предыдущих версий информации.

Решение этих задач обеспечивается двумя ключевыми инструментами платформы:

1. Журнал регистрации;
2. История изменений.

Такой подход к организации контроля позволяет обеспечить прозрачность работы с данными и гарантировать их целостность при одновременном использовании несколькими сотрудниками.

 

Практическое применение одного из данных инструментов, а именно истории изменения документа в 1С, будет продемонстрировано на базе программы 1С: Бухгалтерия в инструкции ниже.

 

Система контроля истории изменений в современной версии платформы «1С» представляет собой мощный инструмент для управления жизненным циклом документов и справочников. Этот механизм обеспечивает полное документирование всех трансформаций объекта с момента его создания вплоть до финальных правок.

 

Функциональные возможности системы включают:

• детальный аудит пользовательских правок;
• доступ к архивным версиям данных;
• сравнительный анализ различных редакций;
• восстановление исходного состояния объектов.

История изменений

Настройки

Для активации функционала требуется авторизация в системе с использованием учётной записи администратора.

 

Переходим в раздел системного управления через меню «Администрирование» и выбираем подраздел «Общие настройки».

 

 

Активируем опцию ведения истории изменений путём установки соответствующего флажка. Данная система контроля обеспечивает надёжную защиту данных и предоставляет администраторам полный инструментарий для мониторинга и управления изменениями в информационной базе.

 

 

Для активации функционала сохранения предыдущих версий документов необходимо выполнить настройку через специальный раздел параметров. Важно понимать: простое включение опции «Хранить историю изменений» без последующей конфигурации параметров не приведёт к работе данной функции.

 

Система предоставляет гибкие возможности настройки: вы можете настроить отслеживание истории как для отдельных документов или справочников, так и для целых групп объектов. Это позволяет гибко управлять процессом сохранения предыдущих версий в зависимости от ваших потребностей.

 

 

Грамотная настройка сохранения версий документов и справочников помогает избежать перегрузки базы данных и поддерживает высокую скорость работы системы.

 

Мы можем определить правила записи истории изменений, выбрав один из вариантов по клавише «Установить когда сохранять версии», на пример:

• Никогда — история изменений не сохраняется;
• При записи — по документам сохраняются изменения только до проведения, по справочникам фиксируются все правки;
• При проведении — для документов записываются изменения после их проведения;
• По умолчанию - система настроена следующим образом:

1. для справочников — история не сохраняется;
2. для документов — запись истории происходит после проведения.

 

Также мы можем определить правила записи истории изменений, выбрав один из вариантов по клавише «Установить срок хранения версии». Необходимо определить период хранения версий из представленных в выпавшем списке.

 

Система автоматически удаляет устаревшие версии при достижении заданного срока хранения. По умолчанию очистка выполняется ежедневно в 03:00. Нажатием на вкладку «Настроить расписание» мы можем настроить:

• частоту выполнения (от нескольких раз в день до ежегодного);
• время запуска процедуры.

Версии с бессрочным хранением остаются в системе и не подлежат автоматическому удалению.

 

 

После активации функции отслеживания изменений мы сможем легко просмотреть всю историю редактирования любого документа или справочника.

Проверка данных

Для того чтобы это сделать откроем соответствующий журнал документов и найдем нужный объект или перейдем в необходимый справочник, после чего найдем и выделим интересующую запись.

 

Доступ к истории изменений можно получить несколькими способами:

1. Через меню «Еще» выбираем пункт «История изменений»;
2. Воспользоваться специальной кнопкой «Перейти к истории изменений»;
3. Получить доступ непосредственно из шапки уже открытого документа.

Такой гибкий подход к просмотру истории позволяет быстро получить необходимую информацию независимо от того, где именно вы работаете с документом или справочником в системе.

 

Если вы не видите опции просмотра истории изменений, необходимо проверить корректность настроек системы. Для этого еще раз перейдем в раздел «Администрирование» и выберем блок «Общие настройки». Откроем раздел «История изменений» и убедимся, что для данного типа объектов настроены параметры хранения.

 

 

 

 

При успешном открытии истории мы можем увидеть специальный интерфейс, содержащий полный журнал всех правок. В нем отображается:

• Хронология изменений — точная дата и время каждой корректировки;
• Информация об авторе — имя пользователя, внесшего изменения.

Такой подробный журнал позволяет отслеживать все изменения и контролировать процесс работы с документами и справочниками в системе. Текущая версия документа или справочника выделяется жирным шрифтом для удобного визуального восприятия.

 

Чтобы детально изучить любую версию, найдем нужную дату в списке и нажмем кнопку «Открыть версию».

 

 

Ознакомьтесь с состоянием документа на выбранный момент времени. Система представит информацию в формате подробного отчета, включающего все реквизиты объекта.

 

 

Для более глубокого анализа изменений воспользуемся полем «Изменения в реквизитах».

 

В открывшемся окне «Выбор реквизитов объекта» отметим интересующие нас параметры. Для нашего примера выбраны количество и сумма.

 

После настройки фильтра в списке отобразятся только те версии, где происходили изменения выбранных реквизитов.

 

Такой подход позволяет эффективно отслеживать историю изменений конкретных параметров документа или справочника.

 

 

Чтобы сравнить версии, запустим окно истории изменений и выберем версии для сравнения. Удерживая клавишу Shift, выделим последовательные версии или используем Ctrl для выбора отдельных версий. После выделения интересующих нас версий, нажмем кнопку «Сравнить».

 

 

Результаты сравнения отображаются в специальном отчете. Каждая выбранная версия представлена отдельной колонкой. Крайняя правая колонка показывает исходные данные. Левая колонка демонстрирует конечные изменения. Измененные значения реквизитов выделяются особым цветом.

 

Система позволяет сравнивать любое количество версий одновременно, что делает анализ изменений максимально гибким и информативным.

 

 

Благодаря функционалу системы возможно восстановление данных до предыдущей версии. Возврат к предыдущей версии выполняется следующим образом. В списке версий найдем нужную дату и выделим соответствующую строку.

 

Нажмите кнопку «Перейти на версию» (доступно только для администраторов).

 

 

После выполнения операции документ или справочник вернется к состоянию на выбранную дату. В истории появится запись о создании новой версии. Актуальная версия будет выделена жирным шрифтом.

 

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее