Авансовые отчеты

 

Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику организации необходимо приобрести ТМЦ за наличные средства. Для этого ему сначала выдают деньги из кассы предприятия подотчет.

 

Меню «Банк и касса» —  раздел «Касса» — журнал «Кассовые документы».

 

img/inst-1c/1.jpg

 

Откроется журнал кассовых документов. Нам необходимо создать Расходный кассовый ордер на выдачу наличных из кассы. Нажимаем кнопку «Выдача».

 

img/inst-1c/2.jpg

 

 

В созданном документе заполняем следующие поля:

  • Вид операции – Выдача подотчетному лицу;
  • Получатель – ФИО сотрудника, которому выдаются деньги;
  • Сумма – сумма выданного аванса;
  • Статья расходов – заполняется для удобства ведения аналитического учета;
  • Комментарий – здесь можно кратко записать информацию на что выданы деньги;
  • Счет учета – 50.01 "Касса организации", заполняется по умолчанию.

 

В реквизитах печатной формы поле "По документу" заполняется автоматически на основании введенных данных в карточке сотрудника.

 

Проводим документ.

 

img/inst-1c/3.jpg

 

 

Видим его в журнале кассовых документов. По кнопке "Дт/Кт" можно увидеть сформированные проводки.

 

img/inst-1c/4.jpg

 

По Дебету счета 71.01 отображается задолженность сотрудника перед нашей организацией. По Кредиту счета 50.01 учтена выданная из кассы сумма наличных.

 

img/inst-1c/5.jpg

 

Общую задолженность всех сотрудников перед организацией показывает отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» (ОСВ).

 

img/inst-1c/6.jpg

 

Теперь необходимо отразить операцию по поступлению ТМЦ, приобретенных за выданные наличные денежные средства.

 

Меню "Банк и касса" - раздел "Касса" - журнал "Авансовые отчеты".

 

img/inst-1c/7.jpg

 

В журнале по кнопке "Создать" выбираем документ "Авансовый отчет".

 

img/inst-1c/8.jpg

 

Заполняем поля "Подотчетное лицо" и "Склад". В табличной части на вкладке "Авансы" по кнопке "Добавить" в появившейся строке по кнопке выбора выбираем документ "Выдача наличных".

 

img/inst-1c/9.jpg

 

Откроется окно журнала кассовых документов, где выбираем созданный нами ранее "Расходный кассовый ордер" и переносим документ в табличную часть нашего авансового отчета.

 

img/inst-1c/10.jpg

 

Теперь заполняем табличную часть на вкладке "Товары". Здесь указываем, что, в каком количестве и на какую сумму было приобретено.

  • "Документ расхода" – кассовый или товарный чек. Ниже указываем его номер и дату;
  • "Номенклатура" – наименование приобретенных ТМЦ;
  • "Количество" – сколько единиц приобретено;
  • "Сумма" – сумма потраченных денежных средств по чеку;
  • "НДС" – 20%, рассчитывается программой автоматически;
  • "Поставщик" – название организации, у которой приобретен товар.
  • "СФ" – ставим галочку только если продавец выдал вам счет-фактуру;
  • "Реквизиты счета-фактуры" – заполняем номер и дату;
  • "Счет учета" – 10.01 (Сырье и материалы);
  • "Счет НДС" – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам).

 

img/inst-1c/11.jpg img/inst-1c/12.jpg

 

Проводим Документ и по кнопке Дт/Кт посмотрим какие проводки он сформировал.

  • Дт 10.01 – Кт 71.01 – отражена себестоимость приобретенных ТМЦ.
  • Дт 19.03 – Кт 71.01 – учтена сумма входящего НДС.

 

img/inst-1c/13.jpg

 

В нижней части заполненного «Авансового отчета» можно увидеть, что программа автоматически на основании заполненных документов просчитала какая сумма всего была получена сотрудником, какая потрачена пот этому документу и общий остаток неизрасходованных денег.

 

img/inst-1c/14.jpg

 

Снова сформируем Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71. Сумма оборотов по Дебету – выдано сотруднику подотчет. Сумма оборотов по Кредиту – израсходованная сумма согласно отчетным документам. Сальдо по Дебету – остаток неизрасходованных наличных.

 

img/inst-1c/15.jpg

 

Теперь нужно вернуть этот остаток неиспользованных денежных средств в кассу организации. Для этого в журнале "Кассовые документы" по кнопке "Поступление" создадим документ "Поступление наличных".

Заполняем поля:

  • "Вид операции" – Возврат от подотчетного лица;
  • "Подотчетное лицо" – ФИО сотрудника от кого принимаем наличные;
  • "Сумма" – указываем сумму, которую сотрудник возвращает в кассу.

Проводим документ.

 

img/inst-1c/16.jpg

 

Теперь снова сформируем отчет ОСВ по счету 71. Обороты и Сальдо на конец периода изменились.

 

img/inst-1c/17.jpg

 

Также в программе доступна функция ввода документов на основании. В ОСВ видим, что ранее сотруднику также были выданы денежные средства, по которым не было оформлено внесение остатка неизрасходованной суммы в кассу, и текущий долг сотрудника перед организацией составляет 1000 рублей. Вернемся в журнал "Авансовые отчеты". В журнале выделяем нужный нам авансовый отчет и по кнопке "Создать на основании" выбираем "Поступление наличных".

 

img/inst-1c/18.jpg

 

>Создается документ поступления денежных средств, где уже автоматически заполнены все необходимые поля, на основании предыдущих данных введенных в программу.

 

img/inst-1c/19.jpg

 

Проводим документ и снова формируем нашу ОСВ по счету 71. Теперь расчеты с подотчетным сотрудником завершены. Сальдо на конец периода равно 0.

 

img/inst-1c/20.jpg

 

Рассмотрим еще две вкладки в документе Авансовый отчет. Обычно именно они вызывают больше всего вопросов.

 

Вкладка "Оплата". Используется в случае, когда поставщик отгрузил вам ТМЦ и вы их оприходовали на склад через документ "Поступление товаров и услуг", а оплату вы производите наличными, а не через банковский расчетный счет. В этом случае табличная часть заполняется аналогично вкладке "Товары", счета расчета при этом указываются 60.01 (Расчеты с поставщиками и подрядчиками) и 60.02 (Расчеты по авансам выданным). Содержание – кратко описывается за что произведена оплата.

 

img/inst-1c/21.jpg

 

Вкладка "Прочее" используется в случае отражения операций по приобретению услуг сторонних организаций. Также заполняем реквизиты расходного документа, выбираем номенклатуру, указываем сумму, ставку НДС, Поставщика.

 

img/inst-1c/22.jpg

 

Сдвинув полосу прокрутки вправо, увидим что также необходимо заполнить информацию по счетам учета затрат. Транспортные услуги отражаем по счету 44 (Расходы на продажу).

 

img/inst-1c/23.jpg