Авансовые отчеты

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику организации необходимо приобрести ТМЦ за наличные средства. Для этого ему сначала выдают деньги из кассы предприятия подотчет.

В программе 1С Бухгалтерия онлайн открываем меню «Банк и касса» — раздел «Касса» — журнал «Кассовые документы».

Откроется журнал. Нам необходимо создать Расходный кассовый ордер на выдачу наличных из кассы. Нажимаем кнопку «Выдача».

В новом окне заполняем следующие поля:

Вид операции – Выдача подотчетному лицу;
Получатель – ФИО сотрудника, которому выдаются деньги;
Сумма – сумма выданного аванса;
Статья расходов – заполняется для удобства ведения аналитического учета;
Комментарий – здесь можно кратко записать информацию на что выданы деньги;
Счет учета – 50.01 "Касса организации", заполняется по умолчанию.

В реквизитах печатной формы поле «По документу» заполняется автоматически на основании введенных данных в карточке сотрудника.

Нажимаем «Провести и закрыть».

Видим его в журнале кассовых документов. По кнопке «Дт/Кт» можно увидеть сформированные проводки.

По Дебету счета 71.01 отображается задолженность сотрудника перед нашей организацией. По Кредиту счета 50.01 учтена выданная из кассы сумма наличных.

Общую задолженность всех сотрудников перед организацией показывает отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» (ОСВ).

Теперь необходимо отразить операцию по поступлению ТМЦ, приобретенных за выданные наличные денежные средства.

Меню «Банк и касса» - раздел «Касса» - журнал «Авансовые отчеты».

В журнале по кнопке «Создать» выбираем «Авансовый отчет».

Заполняем поля «Подотчетное лицо» и «Склад». В табличной части на вкладке «Авансы» по кнопке «Добавить» в появившейся строке по кнопке выбора выбираем «Выдача наличных».

Откроется окно журнала кассовых документов, где выбираем созданный нами ранее «Расходный кассовый ордер» и переносим документ в табличную часть нашего авансового отчета.

Теперь заполняем табличную часть на вкладке «Товары». Здесь указываем, что, в каком количестве и на какую сумму было приобретено.

«Документ расхода» – кассовый или товарный чек. Ниже указываем его номер и дату;
«Номенклатура» – наименование приобретенных ТМЦ;
«Количество» – сколько единиц приобретено;
«Сумма» – сумма потраченных денежных средств по чеку;
«НДС» – 20%, рассчитывается программой автоматически;
«Поставщик» – название организации, у которой приобретен товар.
«СФ» – ставим галочку только если продавец выдал вам счет-фактуру;
«Реквизиты счета-фактуры» – заполняем номер и дату;
«Счет учета» – 10.01 (Сырье и материалы);
«Счет НДС» – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам).

Нажимаем «Провести и закрыть» и по кнопке Дт/Кт посмотрим какие проводки он сформировал.

Дт 10.01 – Кт 71.01 – отражена себестоимость приобретенных ТМЦ.
Дт 19.03 – Кт 71.01 – учтена сумма входящего НДС.

В нижней части заполненного «Авансового отчета» можно увидеть, что программа автоматически на основании заполненных данных просчитала какая сумма всего была получена сотрудником, какая потрачена пот этому документу и общий остаток неизрасходованных денег.

Снова сформируем Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71. Сумма оборотов по Дебету – выдано сотруднику подотчет. Сумма оборотов по Кредиту – израсходованная сумма согласно отчетным документам. Сальдо по Дебету – остаток неизрасходованных наличных.

Теперь нужно вернуть этот остаток неиспользованных денежных средств в кассу организации. Для этого в журнале «Кассовые документы» по кнопке «Поступление» создадим «Поступление наличных».

Заполняем поля:

«Вид операции» – Возврат от подотчетного лица;
«Подотчетное лицо» – ФИО сотрудника от кого принимаем наличные;
«Сумма» – указываем сумму, которую сотрудник возвращает в кассу.

Проводим документ.

Теперь снова сформируем отчет ОСВ по счету 71. Обороты и Сальдо на конец периода изменились.

Также в программе доступна функция ввода документов на основании. В ОСВ видим, что ранее сотруднику также были выданы денежные средства, по которым не было оформлено внесение остатка неизрасходованной суммы в кассу, и текущий долг сотрудника перед организацией составляет 1000 рублей. Вернемся в журнал "Авансовые отчеты". В журнале выделяем нужный нам авансовый отчет и по кнопке "Создать на основании" выбираем "Поступление наличных".

>Создается документ поступления денежных средств, где уже автоматически заполнены все необходимые поля, на основании предыдущих данных введенных в программу.

Проводим документ и снова формируем нашу ОСВ по счету 71. Теперь расчеты с подотчетным сотрудником завершены. Сальдо на конец периода равно 0.

Рассмотрим еще две вкладки в документе Авансовый отчет. Обычно именно они вызывают больше всего вопросов.

Вкладка "Оплата". Используется в случае, когда поставщик отгрузил вам ТМЦ и вы их оприходовали на склад через документ "Поступление товаров и услуг", а оплату вы производите наличными, а не через банковский расчетный счет. В этом случае табличная часть заполняется аналогично вкладке "Товары", счета расчета при этом указываются 60.01 (Расчеты с поставщиками и подрядчиками) и 60.02 (Расчеты по авансам выданным). Содержание – кратко описывается за что произведена оплата.

Вкладка "Прочее" используется в случае отражения операций по приобретению услуг сторонних организаций. Также заполняем реквизиты расходного документа, выбираем номенклатуру, указываем сумму, ставку НДС, Поставщика.

Сдвинув полосу прокрутки вправо, увидим что также необходимо заполнить информацию по счетам учета затрат. Транспортные услуги отражаем по счету 44 (Расходы на продажу).