Что такое учет в магазине? Это комплекс процедур, направленных на фиксацию поступления, перемещения и выбытия товаров, что позволяет владельцу всегда владеть полной информацией о текущих остатках, объеме продаж и ценовой политике, определяемой с учетом рыночной стоимости аналогичных товаров.
Эффективный учет товаров в розничной торговле играет важную роль в успешной деятельности любого магазина. 1С в облаке позволяет полностью автоматизировать этот процесс, минимизировав риски ошибок и обеспечив точный контроль за товарными запасами в режиме реального времени. Игнорируя товарный учет, бизнесмен рискует столкнуться с серьезными проблемами: потерями прибыли, дефицитом актуальной информации о состоянии запасов и увеличением рисков злоупотреблений со стороны персонала. Как вести учет товара в магазине, выбирает сам владелец: можно вести учет вручную, ведя записи в специальных книгах или таблицах, однако такой метод требует значительных временных затрат и подвержен ошибкам. Более современным решением становится автоматический учет с применением специализированных компьютерных программ, обеспечивающих оперативность обработки данных и снижение рутинной работы. Правильный выбор метода учета обеспечит бесперебойную деятельность торговой точки и повысит конкурентоспособность бизнеса на рынке.
Виды учета товаров в торговле
Качественный учет в магазине розничной торговли является основой успешного функционирования розничных предприятий. Различные типы учета помогают владельцам торговых точек эффективно управлять запасами, снижать издержки и повышать доходность бизнеса. Основные формы товарного учета можно разделить на четыре категории:
1. Оперативный учет.
Этот вид учета ориентирован на быстрый сбор данных о движении товаров за короткие промежутки времени. Его основная цель — обеспечение владельцев информацией о текущих остатках товаров, выручке и уровне наличных средств. Анализ оперативной отчетности позволяет вовремя пополнять запасы популярных позиций и предотвращать дефицит востребованных продуктов.
2. Бухгалтерский учет.
Бухгалтерский учет товаров в розничной торговле служит основой для налогового и управленческого учета, позволяя систематизировать данные о доходах и расходах, рассчитывая прибыль и убытки. Владельцы небольших компаний могут осуществлять бухгалтерские операции самостоятельно или воспользоваться специализированными сервисами онлайн-бухгалтерии, которые автоматически формируют документацию и отправляют отчеты в контролирующие органы.
3. Статистический учет.
Данный вид учета базируется на данных оперативного и бухгалтерского учета и направлен на оценку результатов деятельности магазина за длительные периоды — кварталы, полугодия, годы. Такие статистические показатели необходимы для составления стратегического плана развития бизнеса, планирования бюджета и оценки перспектив повышения прибыли.
4. Складской учет.
Складской учет предназначен для мониторинга запасов товаров на складе, обеспечивая руководителей магазином исчерпывающей информацией о размещенных продуктах и материалах. Грамотно настроенный складской учет помогает оптимизировать управление ассортиментом, исключая избыток неликвидных товаров и сокращая потери от хранения невостребованного ассортимента. Качественное ведение складского учета — важное условие успешного функционирования магазина. Отдельно выделяется оптовый складской учет, применяемый крупными компаниями для централизованного учета партий товаров большого объема.
Таким образом, организация учета товаров в розничной торговле представлена несколькими взаимосвязанными видами учета, каждый из которых дополняет остальные. Вместе они создают единую информационную базу, позволяющую руководителям эффективно управлять торговым предприятием и успешно конкурировать на насыщенном рынке.
Ключевые операции в товарном учете
В рознице работают с двумя видами товаров: штучными и весовыми, поэтому товарный учет в розничной торговле организуется поэтапно. Прежде чем углубиться в детали, стоит пояснить, что такое продажа в розницу. Это коммерческое взаимодействие продавца и конечного потребителя, когда товары продаются небольшими партиями, поштучно или на развес, прямо конечному потребителю, минуя посредников.
Весь товарный цикл — от момента поступления товара до его реализации — находится под постоянным контролем товарного учета. Любое движение товара, будь то приемка, внутренние перемещения, реализация или формирование остатка, документируется с помощью соответствующей первички: приходных и расходных ордеров, накладных, актов сверки, регистров учета и кассовых чеков.
Прием и оприходование товаров
Приходные товарные операции — это процесс документирования поступления товаров в магазин, начиная с оформления накладных и заканчивая постановкой товара на склад и присвоением ему наценки.
Процесс учета поступления товаров в розничном магазине начинается с оформления товарных накладных, содержащих информацию о поставщике, закупочной цене, НДС и характеристиках самого товара. Большинство магазинов ведет учет по отпускным ценам, поступившие товары принимаются на склад и сразу получают соответствующую наценку. Данные о поступивших товарах регистрируются либо в бумажных журналах, либо вводятся в электронные базы данных.
Особенное внимание следует уделить процедуре установления наценки, т.к. неправильный расчет может привести к серьезным финансовым проблемам. Очень распространенной ошибкой является смешивание понятий «закупочная цена» и «себестоимость». Важно помнить, что закупочная цена — это фактически уплаченная за товар сумма, в то время как себестоимость товара складывается из закупочной цены и дополнительных расходов, связанных с транспортировкой, упаковкой, поддержанием работоспособности торговой точки и прочим. Именно себестоимость является базой для вычисления минимальной торговой наценки, необходимой для покрытия расходов и извлечения прибыли.
Еще одним важным моментом является раздельный учет покупок, осуществляемых в рамках оптовых сделок, а также своевременное обновление реестра входящих и исходящих счетов-фактур.
Внутреннее перемещение товаров
После приемки товара в розничном магазине начинается стадия складского учета. В рамках этой процедуры фиксируется информация обо всей продукции, находящейся на хранении: наименование, количество и стоимость. Полученные данные можно регистрировать различными методами. При ручном способе учета используют специальную книгу складского учета, куда заносятся сведения о поступившей партии товара. Современный подход предусматривает внедрение автоматизированных систем, которые позволяют хранить и обрабатывать информацию о товарах непосредственно в компьютерной программе. Использование современных технологий упрощает и ускоряет процесс учета, уменьшает вероятность ошибок и повышает достоверность сведений о товарах на складе.
Реализация и возврат товаров
Учет выбытия товаров в розничной торговле охватывает широкий спектр операций: продажу, утрату вследствие кражи или порчи, списание просроченного товара, а также возврат продукции поставщику при обнаружении дефектов качества. Каждая операция оформляется соответствующим документом. Так, продажа сопровождается выдачей покупателю кассового или товарного чека. Кассир в конце рабочего дня подводит итоги, составляя специальный отчет и внося указанную сумму в приходно-кассовый ордер. На основании этих данных ежедневно осуществляются бухгалтерские проводки, позволяющие точно зафиксировать объемы ежедневной выручки.
Учет товарных остатков
В конце каждой рабочей смены в магазине обязательно ведется учет оставшихся товаров, их подсчет и коррекция. Для максимальной точности следует периодически проводить инвентаризацию, при которой фактическое количество товаров сверяется с данными учета. При ручном способе учета сравнение желательно производить ежедневно, чтобы снизить вероятность ошибок.
Учет товаров в рознице предполагает регулярный контроль остатков, что позволяет своевременно выявлять возможные проблемы, такие как излишек или недостача товаров. Если обнаруживается расхождение — недостаток одного товара компенсируется переизбытком другого, говорят о пересортице. В случае обнаружения реальной недостачи составляется специальный акт списания, позволяющий отразить данную операцию в бухгалтерских документах.
Методы ведения товарного учета
Существует два основных метода ведения товарного учета — суммовой и аналитический.
Рассмотрим их, используя примеры.
Суммовой метод подходит Андрею, владельцу небольшого цветочного ларька. Андрей ведет простой учет в блокноте: записывает общую сумму закупок цветов и аксессуаров, а также фиксирует общий доход от продаж. Итоговая прибыль высчитывается как разность дохода и расхода.
Андрей знает лишь приблизительное количество непроданного товара, но не может конкретно определить, какие цветы остались и в каком количестве. Общее сальдо на конец месяца — около 80 тысяч рублей, но сколько среди них тюльпанов, сколько роз и хризантем — остается загадкой. Соответственно, нет четкого понимания, какие цветы раскупаются быстрее, а какие залеживаются дольше.
Недостаток суммового метода в том, что он дает лишь обобщенный взгляд на состояние запасов и прибыли, что мешает рационально управлять ассортиментом и эффективностью продаж.
Аналитический метод подходит Ольге, владелице сети аптек. Ольга использует современную компьютерную программу для учета товаров. В ней доступна полная картина по каждой единице продукции: известно, сколько коробок таблеток конкретного наименования осталось на складе, сколько флаконов шампуня лежит на витрине и сколько баночек крема ожидается на следующей неделе.
Благодаря такому подходу Ольга может мгновенно оценивать ситуацию: она замечает резкий всплеск спроса на сезонные препараты и оперативно увеличивает их закупки, наблюдает снижение интереса к отдельным позициям и проводит акции по ним. Система подсказывает ей точную статистику продаж и остаток по каждой позиции, что способствует принятию обоснованных решений по управлению ассортиментом и оптимизации закупок.
Преимущества аналитического метода заключаются в глубокой детализации данных, что позволяет вести торговлю осознанно и поддерживать высокий уровень сервиса благодаря быстрой адаптации к изменениям спроса.
Кроме того, выделяют три основных способа ведения товарного учета, каждый из которых обладает собственными преимуществами и недостатками:
- Ручной учет на бумаге.
Этот способ предполагает ведение записей о поступлении, выбытии и остатках товаров в обычных тетрадях или журналах. Информация заносится вручную, что создает высокие риски ошибок, особенно в крупных магазинах с обширным ассортиментом. Сложность заключается в том, что несоответствие реального положения дел и зафиксированных данных трудно обнаружить, а причина недостачи или перебора запасов почти не поддается установлению.
- Электронный учет в таблицах.
Эта методика основана на занесении данных в электронную таблицу, например, в Microsoft Excel. Записи производятся вручную, что аналогично предыдущему варианту оставляет значительный простор для человеческого фактора — случайных ошибок ввода или неправильного отражения цен и количеств. Подобные промахи приводят к негативным последствиям: собственники теряют возможность своевременно восполнить нужный товар или, напротив, закупают чрезмерное количество позиций, что чревато затовариванием и денежными потерями. Еще один минус — отсутствие связи с остальными элементами учета, например, невозможность автоматической синхронизации с налоговой отчетностью и необходимыми счетами-фактурами.
- Автоматизированный учет в специальной программе.
Современный подход к ведению товарного учета реализуется с помощью специализированных сервисов и приложений. Они обеспечивают точный и полный учет каждой отдельной позиции товара и оперативно предоставляют актуальные данные о продажах, остатках и прибыли. Такое программное обеспечение помогает руководству компании постоянно держать руку на пульсе: отслеживать популярность отдельных товаров, определять необходимость пополнения запасов и эффективно управлять работой персонала.
Лучшие решения для автоматизации товарного учета
Среди множества программ для автоматизации товарного учета наибольшей популярностью пользуются следующие решения:
1С: Просто.
Эта программа создана специально для малого розничного бизнеса. Является модернизированной версией популярного интернет-сервиса 1С: Касса. Позволяет удаленно наблюдать за продажей товаров, менять цены, просматривать аналитику продаж. Помимо этого, пользователи могут принимать заказы с интернет-ресурсов, следить за уровнем запасов и получать массу полезных данных для анализа и принятия решений.
1С: Управление торговлей.
Программа подойдет компаниям с развитой системой складского учета, обладающей сложной структурой. Отлично справляется с обработкой больших объемов данных и специфическими задачами складского учета. Рекомендуется для среднего и крупного бизнеса, холдинга, работающего параллельно с платформой 1С: Розница. Особенность программы — широкие возможности для управления ценами, скидок и назначения ценовых лимитов. Возможность создавать глубоко детализированные отчеты по движению товаров.
1С: Розница.
Идеальна для средних и крупных сетей розничной торговли. Подходит для магазинов различного профиля. Имеет богатый набор функций интеграции с различным оборудованием — дисплей покупателя, принтер этикеток, сканер штрих-кода и другое торговое оборудование. Помогает повысить эффективность работы магазина и ускорить обработку заказов.
Каждая из представленных программ адаптирована под потребности пользователей разного уровня и масштаба бизнеса, предлагая удобное и эффективное решение для ведения товарного учета.
