Штрафы и пени по налогам: как отразить в учете

Штрафы и пени: в чем разница и как их рассчитать

Штрафы и пени являются распространенными формами финансовых санкций. Несмотря на схожесть функций, они имеют существенные различия как по своей правовой природе, так и по механизму исчисления. Первый вид - это фиксированный размер, за нарушение определенных обязательств или норм закона, тогда как второй - компенсационная мера, за просрочку исполнения обязательства. Ниже мы рассмотрим штрафы и пени: начисление, проводки в бухучете.

Юридическое различие (ст. 114 и 75 НК РФ)

Юридически взыскания отличаются друг от друга по своему правовому статусу и цели назначения. Эти различия закреплены в НК РФ.
Ст. 114 НК РФ регламентирует установление и применение штрафов за нарушения. Их применяют как наказание и как способ привлечь предприятие к ответственности перед государством за совершённое правонарушение. Размер наказаний зависит от тяжести и иных условий. Срок уплаты штрафа по налогам регламентируется законодательством.
Ст. 75 НК РФ Пени рассматривают как способ компенсировать государству потери изза того, что деньги поздно поступили в бюджет. Они нужны только для возмещения вреда, который возникает, когда платежи вносятся с позже положенных сроков.

Актуальные ставки 

В 2026 году все считают по специальным правилам определенным пунктом 5.1 статьи 75 НК РФ: ставка меняется ступенчато в зависимости от того, сколько дней длится задолженность. 

Особенности расчета для организаций:

• Первые 30 дней неуплаты: производится по базовой ставке, равной 1/300 от действующей ключевой ставки ЦБ РФ. Она применяется, когда задержка оплаты ещё совсем небольшая и у компании есть шанс быстро вернуть долг.
• С 31го по 90й день просрочки ставка становится вдвое выше и равна 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ. Такое повышение должно стимулировать быстрее погасить долг.
• Более 90 дней просрочки: снова применяется стандартная ставка 1/300. Такое снижение объясняется наличием объективных финансовых трудностей у компаний, которые затрудняют своевременное исполнение обязательств.

Порядок исчисления для ИП

Для ИП в 2026 году действует упрощенный порядок: ставка равна 1/300 от ключевого показателя ЦБ РФ и не меняется в течение всего периода просрочки. Деление на три этапа, предусмотренное для юридических лиц, здесь отсутствует.
Такой подход обусловлен меньшими возможностями граждан и малого бизнеса быстро устранять образовавшуюся задолженность.

Нормативная база: почему штрафы нельзя учесть в расходах для налога на прибыль

Штрафы по налогам исключены из состава расходов, принимаемых для целей налогообложения прибыли.
По сути, закон прямо говорит: такие суммы считаются наказанием, а не обычными затратами бизнеса, поэтому уменьшать ими прибыль нельзя. Логика тут простая: раз это мера ответственности за нарушение закона, то превращать её в «выгоду» в виде уменьшения налоговой базы было бы своего рода поощрением. Поэтому все такие платежи отражаются только в бухгалтерских расходах, но не влияют на налогообложение прибыли.

Ключевые документы

• Статья 270 НК РФ п.2: суммы по решениям о привлечении к ответственности не уменьшают налоговую базу.
• Письмо Минфина от 29.05.2023 № 03-03-06/1/49228: средства, перечисляемые в бюджет в рамках мер принуждения, нельзя учитывать в расходах.
• Письмо Минфина от 20.06.2018 № 03-03-06/1/42048: важно анализировать каждую выплату. Как правило, только санкции в пользу контрагентов можно включать в расходы и уменьшать ими прибыль.

Последствия для НУ

Если такие платежи по решениям контролирующих органов ошибочно включить в расходы, чтобы снизить налог на прибыль(НП), для компании это может обернуться проблемами в учёте:

• Они не признают расходами
• НП доначислят

Бухучет: выбор счета 

Выбор между 99 «Прибыли и убытки» и 91.2 «Прочие расходы» существенно важен. От того, правильно ли определить, какие штрафы по налогам возникли, зависит корректное отражение их в отчётности и соблюдение принципов бухгалтерского учёта.

Когда использовать счет 99 «Прибыли и убытки»

Счёт 99 «Прибыли и убытки» используют тогда, когда речь идёт о штрафах и пенях по НП, а также по режимам УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН. Именно эти налоги напрямую влияют на финансовый результат компании, поэтому связанные с ними санкции проходят через счёт, который показывает итоговую прибыль или убыток.

Проще говоря, если штрафуют за нарушения, связанные с НП или «прибыльными» спецрежимами (УСН «Доходы минус расходы», ЕСХН), такие суммы относят на 99, а не на прочие расходы. Основанием всегда служит официальное решение контролирующего органа — инспекции ФНС или другого компетентного ведомства: именно на дату этого решения нужно и отразить размер санкции в своих показателях прибыли и убытка. Это позволяет увидеть реальный итоговый финрез за период со всеми последствиями нарушений.

Когда использовать счет 91.2 «Прочие расходы»

91.2 применяется для отражения санкций по иным обязательным бюджетным отчислениям. Указанные издержки отражаются на дату официального решения о привлечении фирмы к ответственности.

Типичными примерами таких затрат являются:

• фиксированный размер за несвоевременную уплату НДС, акцизов, имущественного и прочих аналогичных платежей;
• административный штраф за неправильную сдачу отчетности;
• компенсация за просрочку уплаты обязательных отчислений.

Проще говоря, если это начисление по «прочим» налогам и взносам (не по НП), и деньги идут в пользу государства, их обычно относят на 91.2 как прочие расходы компании.

Универсальная таблица проводок

Ниже приведена таблица с актуальными примерами проводок в разных ситуациях. В ней показано, как учитывать начисление и оплату санкций в зависимости от вида платежа и характера нарушения, с учётом изменений, действующих с 2023 года. Такие операции особенно важно оформлять правильно, так как правила в последние годы заметно обновились.

Особенности учета с 2023 года: Единый налоговый счет (ЕНС)

С 1 января 2023 года начал работать новый порядок — ввели единый налоговый счёт (ЕНС) и налоговый платёж (ЕНП). Теперь компании и ИП перечисляют деньги одной суммой, а уже инспекция распределяет её между всеми обязательными отчислениями.

Фактически изменилась логика работы с бюджетом: важен уже не каждый конкретный налог или взнос сам по себе, а общий размер обязательств перед государством. То есть система смотрит на совокупную обязанность по всем платежам сразу, а не на отдельные долги по каждому налогу.

Штрафы, пени, счет бухгалтерского учета определяются на основе обобщенной оценки обязательств. Недоимка возникает при превышении обязательств над средствами на счете.

Проценты за просрочку теперь считают за каждый день, пока на ЕНС «минус» — то есть отрицательное сальдо. Если у предприятия на едином счёте достаточно денег, но оно просто не успело вовремя подать уведомление, просрочки не возникает: формально долг не образуется, так как средств хватает, чтобы закрыть обязательства. Но как только денег не хватает и появляется отрицательное сальдо, проценты начинают начислять уже на всю сумму этого «минуса» за каждый день до его погашения.

Взыскания, начисленные начиная с 2023 года, тоже оплачиваются только через один платёж. Бухгалтеру не нужно заполнять отдельное платёжное поручение под конкретный КБК: достаточно перечислить нужную сумму на единый счёт, а система сама распределит её.

Как отражать через субсчет 68.90

68.90 используется для отражения состояния ЕНС в бухгалтерии. 
С 2023 года начисление санкций отражает проводка «Начислен штраф по налогам» с кредитом сч. 68.90. Записывать их на старые субсчета вроде 68.02, 68.04 и т.п. уже нельзя — это считается ошибкой и потом мешает анализу.

Дальше работают два ключевых шага.

Во первых, когда фирма перечисляет деньги в бюджет единым платежом, это показывают записью: Дебет 68.90 Кредит 51 — то есть деньги ушли с расчётного счёта на ЕНС. Во вторых, когда инспекция распределяет эти средства, формируется запись Дебет 68.XX/69 Кредит 68.90. Обычно такую запись создаёт сама программа автоматически на основании информации о распределении, и вручную её вводить не нужно — важно только настроить механизм правильно.

Распространенные ошибки отображения

Практические примеры с цифрами

Далее приведены практические примеры с цифрами, иллюстрирующие порядок отражения взысканий.

Пример 1: Штраф по налогу на прибыль
ООО «Альфа» было привлечено к ответственности за фискальные нарушения, выявленные по налогу на прибыль. Решением инспекции предприятие было оштрафовано в размере 50 000 руб.

В БУ организации сделаны следующие записи:

• Дебет 99 Кредит 68.90 - 50 000 руб.
• Дебет 68.90 Кредит 51 - 50 000 руб.

Пример 2: Пени по НДС и страховым взносам

ООО «Омега» допустило просрочку уплаты НДС за I квартал и страховых взносов за II квартал текущего года. Были начислены пени:

• по НДС: 30 000 руб.
• по страховым взносам: 15 000 руб.

Общая сумма составила 45 000 руб.

В БУ предприятия сделаны следующие проводки:

• Дебет 91.2 Кредит 68.90 - 30 000 руб.
• Дебет 91.2 Кредит 69 - 15 000 руб.
• Дебет 68.90 Кредит 51 - 45 000 руб.
• Дебет 69 Кредит 68.90 – 15 000 руб.

Пример 3: Штраф ГИБДД за служебный автомобиль

ООО «Прометей» получило извещение о мере административного воздействия за нарушение ПДД водителем служебного автомобиля. Его размер составил 1 000 руб.

В БУ компании были сделаны следующие проводки:

• Дебет 91.2 Кредит 76 - 1 000 руб.
• Дебет 76 Кредит 51 - 1 000 руб.

Примечание: указанный платеж не отражается на едином счете, так как он не является обязательным платежом, регулируемым НК РФ.

Отражение в 1С: Бухгалтерия 8.3

1С:Бухгалтерия 8.3 предоставляет удобные инструменты для работы с финансовыми взысканиями и позволяет выбрать, насколько процесс будет автоматизированным — от частично ручного до почти полностью автоматического. Программа регулярно обновляется, в новые версии добавляют свежие возможности и учёт изменений законодательства, а обновление осуществляяется через интернет, без лишних действий со стороны пользователя. Благодаря доступу к 1С через онлайнсервисы работа возможна из любого места, где есть сеть, что делает работу бугалтера более удобной и устойчивой: нет привязки к конкретному компьютеру, снижается риск простоев и сбоев в повседневной работе.
Протестировать новую или загрузить сво базу вы можете на бесплатном тестовом доступе.

Ручное начисление через «Операцию (введенную вручную)»

Документ «Операция, введенная вручную» может использоваться для отражения взысканий, когда применение автоматизированных механизмов невозможно.

Для этого в разделе «Операции, введенные вручную» создается новый документ, заполняются его реквизиты и формируются необходимые записи с указанием сумм.

Однако, в условиях работы с единым налоговым счетом использование такого универсального документа является методически неверным и сопряжено с высокими рисками для БУ и НУ.

Почему этот метод неприменим? Программа 1С: Бухгалтерия построена на принципе двойной записи: каждая хозоперация формирует не только бухгалтерскую проводку, но и комплекс служебных записей в специальных регистрах, которые обеспечивают корректную работу функциональных блоков.
1. Неполнота учета: универсальный документ создает лишь проводку, но не формирует записи в регистрах, предназначенных для фиксации движений по единому счету. В результате система не распознаёт взыскание.
2. Критические последствия:

• Расхождения с ведомством: сумма не будет учитываться в отчетах по расчетам с бюджетом и при автоматической сверке с ЛК.
• Проблемы с погашением: при поступлении общего платежа программа не сможет автоматически сопоставить его с взысканием, что приведёт к невыясненным остаткам и необходимости ручных корректировок.
• Некорректная отчетность: сведения в стандартных отчетах, балансе и отчете о финансовых результатах могут быть искажены.

Автоматизация через корректировку ЕНС

Для автоматизации процесса учета в системе разработан специальный документ — «Операции ЕНС». Ранее назывался «Корректировка ЕНС», но с обновлениями получил расширенные возможности по отражению одновременно несколько видов начислений.

В компаниях, интегрированных с личным кабинетом ФНС, все подгружается автоматически, минуя ручной ввод.

Для организаций без интеграции документ используется для ручной корректировки информации по сч. 68.90.
Проверка корректности: где искать в отчетах
Верификацию данных необходимо делать как в программе 1С, так и в ЛК ФНС.

В программе 1С сверку делают в разделе «Отчеты»:

• Отчет «Расчеты по ЕНС»: необходимо проверить, чтобы начисленная пеня отразилась в соответствующей колонке отчета «Начислено».
• Отчет «Расчеты по налогам на ЕНС»: необходимо убедиться, что она отражена по правильному налогу.

Сверка с ФНС:

• ЛК: необходимо проверить раздел «Единый налоговый счет». Для детализации запросить:
• справку КНД 1160082;
• справку КНД 1120502.

Рекомендуется интеграция 1С и ЛК ФНС: осуществляется настройка загрузки данных из ЛК прямо в 1С для автоматической сверки.

Типичные ошибки и как их избежать

Работа в единой системе расчётов с бюджетом имеет свои особенности и правила, к которым нужно привыкнуть. Многие бухгалтера по привычке продолжают действовать «постарому» — так, как они работали до появления ЕНС, — и просто переносят старые подходы в новую схему. Изза этого возникают типичные ошибки: неправильно выбираются разделы для отражения операций, дублируются платежи, некорректно заполняются уведомления или остаются расхождения с данными ФНС. Хорошая новость в том, что большинство таких ошибок легко исправить, если понять логику единой системы, чуть скорректировать свои привычки и регулярно сверять данные с Личным кабинетом налогоплательщика.

В заключение можно сказать, что работа со штрафами сейчас требует не только соблюдения общих правил бухучета, но и особенностей работы с ЕНС. Основные принципы можно кратко показать в виде схемы.

Главный вывод: чтобы работа была выстроена правильно, нужны три вещи —строго разделять используемые счета, применять подходящие инструменты (не делать операции вручную, а использовать специальные документы) и регулярно проверять информацию.
Единый налоговый счет упростил оплату налогов, но сделал работу бухгалтера сложнее с точки зрения методики. Теперь важно чётко следовать новым правилам, понимать логику системы и внимательно проверять информацию. Это помогает корректно отражать санкции и снижать риски компании.
 

Автор: Редакция "Аренда1С"