При этом у хозяйствующих субъектов нередко возникают вопросы в части подготовки отчетов по онлайн-кассам. Разберем, как вести электронный документооборот, чтобы не нарушать закон, и оперативно получать информацию о текущем положении дел на предприятии.
Какие отчетные документы позволяет формировать ККТ нового типа
Переход на ККТ нового поколения проходил с введением новых правил, которые должны соблюдать хозяйствующие субъекты. Прежде всего, кассовая реформа была проведена для того, чтобы повысить прозрачность расчетов.
Нововведения повлияли не только на способ передачи информации в контролирующие органы, но также на формирование кассовых отчетов по онлайн-кассе. Предпринимателям больше не нужно подтверждать полученную прибыль на бумажных носителях информации. Налоговая служба получает данные о всех операциях через интернет.
Оборудование нового образца теперь должно быть практически у каждого хозяйствующего субъекта. Оно формирует документы, которые служат интересам государственной казны. Кроме того, оборудование нового типа упрощает пользование владельцам. Внутри каждого кассового аппарата находится специальный накопитель. На нем сохраняются данные в виде отчетов. Бумажные отчеты, которые использовать ранее, больше формировать не нужно.
В числе информации, которую можно получить:
- дата регистрации или замены кассового аппарата;
- чеки, которые были выданы с даты регистрации ККТ;
- бланки строгой отчётности (БСО);
- данные о проведенной замене ФН.
Перечень отчетов, которые должен формировать кассовый аппарат, регулирует ФЗ № 54. Фискальный накопитель (ФН) хранит в неизмененном виде данные:
- об открытии/закрытии смены;
- о закрытии ФН (процедура проводится перед окончанием его эксплуатации);
- о состоянии расчетов, а также Х-отчет.
Не нужно создавать отчеты по ККТ на бумажных носителях данных и хранить в архиве предприятия. Информацию можно просматривать и анализировать в электронном формате.
Специфика работы с современным фискальным оборудованием
В соответствии с действующим законом, хозяйствующий субъект не может использовать ККТ до момента ее постановки на учет. Для этого необходимо обратиться в фискальную службу. Кроме посещения территориального органа, также можно зарегистрировать кассовый аппарат онлайн. Для этого нужно зайти на сайт ФНС и заполнить бланк.
Регистрационный номер выдается предпринимателю после рассмотрения заявки. Его необходимо внести в память фискального накопителя. Кроме регистрационного номера также вносится другая необходимая информация (наименование компании, данные о ККТ и др.).
После выполнения фискализации формируется отчет по онлайн-кассе. Он содержит информацию об организации, ОФД, регистрационном номере, модели ККМ и др. Эта же информация указывается при формировании отчета об изменении параметров регистрации оборудования.
Также в числе данных – причина перерегистрации (вводится код). Отчет об изменении параметров регистрации формируется в том случае, если были допущены ошибки в момент постановки ККТ на учет в территориальном органе. Также процедура может проводиться по причине изменения данных. Например, могли быть изменены настройки оборудования или хозяйствующий субъект перешел на другую систему налогообложения.
Какой отчет формирует кассир в начале смены
К числу документов, которые входят в отчетность по онлайн-кассам, относится отчет об открытии смены. Он позволяет начать работу с фискальным оборудованием. Без этого документа ККТ не запустится и дальнейшее проведение расчетов будет невозможным.
Этот отчет формируется не в начале дня, а в тот момент, когда проходит первая оплата. Если расчеты не производились, открывать онлайн-кассу не нужно. Чтобы исключить возникновение проблем, рекомендуется проводить открытие смены лишь с первой оплатой.
Ответственное лицо может сформировать отчет об открытии смены не только в автоматическом, но и в ручном режиме. Документ формируется автоматически в момент печати первого чека. Функционал современной ККТ также позволяет выполнить данную операцию в ручном режиме.
Алгоритм действий для кассира, который заступает на смену:
- проверка чековой ленты в кассовом аппарате;
- формирование «нулевого» чека.
Кассир подготавливает отчет в начале смены по онлайн-кассе до первого расчета. Эта процедура не зависит от времени суток и может быть выполнена в любое время, когда происходит пересменка. Это первый документ, с которого начинается рабочая смена. Важно помнить о том, что отчет не удастся сформировать, если предыдущая смена не была закрыта.
Формирование Z-отчета на кассовых аппаратах нового образца
В тот период, когда на предприятиях были установлены кассовые аппараты с ЭКЛЗ, кассир завершал рабочую смену формированием Z-отчета. Данные по этому документу необходимо было перенести в журнал кассира-операциониста.
Параллельно с переходом на использование кассовой техники нового типа менялось и законодательство. Z-отчет больше не используется. На смену этому документу пришел отчет о закрытии смены. Он не обнуляет данные, как это было раньше, а подводит итоги по смене.
На законодательном уровне отчетность, которая раньше использовалась, не запрещена. Она может формироваться на предприятии по желанию хозяйствующего субъекта. При этом Минфин поясняет, что документы по формам КМ-6 и КМ-4 утратили силу и к исполнению не обязательны.
После вступления в силу ФЗ №54, хозяйствующим субъектам надлежит формировать отчет без гашения, который также известен, как X-отчет. Это документ, содержащий информацию о деньгах, которые были получены на протяжении рабочей смены. Он может быть сформирован в любое время и не относится к категории обязательной подотчетности.
Такого типа отчетность по онлайн-кассе выполняет функцию своеобразной проверочной ведомости. Документ позволяет удостовериться в правильности отображения данных, в числе которых реквизиты компании, а также дата и время. Хозяйствующие субъекты могут своевременно выявить и устранить недочеты, что позволит избежать штрафных санкций со стороны налоговой службы.
Кроме того, такой документ позволяет получить подробные данные о продажах и отследить поступление выручки. Руководитель предприятия вправе самостоятельно устанавливать график формирования этого отчета, так как никаких ограничений со стороны ФНС не установлено.
Перечень данных, которые позволяет отслеживать X-отчет:
- дата и время печати чека;
- объем полученных наличных в определенный временной промежуток (в рамках одной смены);
- итоговая сумма к концу рабочей смены;
- число продаж;
- способы оплаты каждой товарной позиции;
- общая сумма, а также количество продукции, которая была покупателями возвращена;
- количество чеков, которое кассир распечатал за текущую рабочую смену.
Стоит отметить, что никто из работников не может сформировать X-отчет за предыдущую рабочую смену. Руководитель предприятия может использовать данные этого документа не только для анализа денежных поступлений, но также для оценки эффективности работы каждого кассира. Чтобы это сделать, достаточно проанализировать общую выручку по каждому кассиру, а также число обслуженных клиентов.
Какой отчет формирует кассир в конце смены
В конце смены кассир также формирует отчет. Данные этого документа передаются в налоговую через оператора фискальных данных. Основные цели формирования отчета о закрытии смены:
- отчетность хозяйствующего субъекта перед налоговой службой;
- сохранение на запоминающем устройстве данных по совершенным кассовым операциям;
- перенос информации в используемую на предприятии программу бухгалтерского учета.
Длительность одной рабочей смены – не более суток. При этом интервал между отчетами об открытии и закрытии не ограничен одним днем. Например, отчет о начале смены может быть сформирован вечером в среду, а о закрытии – после обеда в четверг.
В том случае, если с момента формирования отчета о начале рабочей смены проходит более 24 часов, фискальный накопитель временно блокируется, а кассовый аппарат выдает ошибку. Чтобы продолжить работу, кассиру необходимо сформировать отчет о закрытии, а только после этого об открытии.
По сути, документ, который ответственное лицо обязано формировать в конце смены, и есть Z-отчет. Только в отличие от бумажного документа, который использовался раньше, он автоматически передается в ФНС. Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы? На бумажный носитель его переносить не обязательно. Все данные хранятся в архиве запоминающего устройства. По желанию компания может распечатывать и хранить такой документ определенное время, если это нужно для учета.
Итоги
Изменения в налоговом законодательстве упростили документооборот. Кассиры больше не обязаны дублировать данные в унифицированные формы. При этом хозяйствующим субъектам не запрещается вести привычную отчетность, в удобной для них программе, например 1С Касса, если она помогает вести учет на предприятии. В этом случае такой документооборот выступает в качестве инструмента внутреннего контроля системы хранения данных. Особых требований к его оформлению и хранению не предъявляется.
.png)