Комплексная автоматизация бизнес-процессов (БП) – важный фактор в повышении конкурентоспособности любой компании. Хороший инструмент для этого – 1С:УНФ. Рассмотрим специфику внедрения программного продукта (ПП), изучим, как он помогает хозяйствующим субъектам в оптимизации БП, повышении эффективности.
1С УНФ - что это такое
1С:Управление нашей фирмой – решение от компании 1С, позволяющее автоматизировать управление бизнес-процессами в малых и средних компаниях. У него много функций для управления финансами, продажами, складом, производством, персоналом, отчетностью.
Конфигурация 1С:УНФ автоматизирует бухгалтерский учет, налоговый учет, расчет заработной платы, управление закупками и продажами, контроль за складскими запасами, производственными процессами, отчетностью, аналитикой. Этот программный продукт удобен в освоении. У него понятный интерфейс, возможна интеграция с другими пользовательскими приложениями.
1С:УНФ – решение для автоматизации предприятия, которое активно применяется не только в РФ, но также странах СНГ. Он существенно упрощает управление бизнесом, улучшает работу сотрудников.
Основной функционал 1С: Управление нашей фирмой
Программа включает следующие функции:
- Финансовый учет, налоговый учет. Пользовательское приложение позволяет вести бухгалтерский учет, расчет и уплату налогов, создавать бухгалтерские, налоговые отчеты.
- Управление продажами. С помощью этой программы можно вести учет продаж, создавать счета-фактуры и договоры, управлять ценами и скидками, контролировать задолженность покупателей.
- Управление закупками. ПП позволяет вести учет закупок, создавать заявки на поставку, контролировать задолженность поставщиков.
- Управление складом. 1С:УНФ обеспечивает учет и контроль остатков товаров на складе, создание накладных, приходных и расходных ордеров, инвентаризацию.
- Управление производством. Программа позволяет планировать и контролировать производственные процессы, управлять производственными заказами, контролировать сроки проведения работ.
- Управление персоналом. ПП позволяет вести учет персонала, расчет заработной платы, создавать отчеты по кадровому учету.
- Отчетность и аналитика. Программа обеспечивает создание отчетов и аналитических данных по разным аспектам управления бизнесом.
Это лишь часть функций пользовательского приложения. В зависимости от потребностей компании, а также конфигурации, оно предоставляет другие возможности для управления бизнес-процессами.
Основные процессы в 1С:Управление нашей фирмой
Основные процессы, на основе которых строятся базовые взаимодействия между сотрудниками:
Ознакомление
Позволяет создавать задачи для пользователей системы электронного документооборота, которым требуется ознакомиться с определенным документом. Для этого в системе создается задача с указанием документа, который надо прочитать.
Ознакомление упрощает работу с документацией в компании, так как все сотрудники, которые должны ознакомиться с документом, получат уведомление о необходимости прочитать его. Еще это позволяет контролировать ознакомления с документацией и следить за тем, чтобы все сотрудники выполняли свои обязанности.
Этот процесс очень полезен в разных ситуациях, например, при внедрении новых правил и инструкций, при изменении процессов работы в компании, при подготовке к проверке со стороны контролирующих органов.
Рассмотрение
Этот процесс в 1С:Управление нашей фирмой связан с обработкой входящих документов, запросов от клиентов или партнеров компании. Когда поступает новый документ или запрос, он регистрируется в системе, а затем отправляется на рассмотрение ответственным сотрудникам.
В рамках процесса «Рассмотрение» в автоматизации предприятия 1С возможно выполнение следующих действий:
- регистрация входящего документа или запроса в системе;
- определение ответственного сотрудника или отдела, который будет заниматься рассмотрением документа или запроса;
- установление сроков выполнения рассмотрения;
- отслеживание статуса рассмотрения документа или запроса;
- создание задач для совершения необходимых действий (например, подготовка ответа на запрос);
- оперативное информирование клиента или партнера о результатах рассмотрения.
Рассмотрение помогает организовать работу с входящими документами, запросами в компании, сократить время на их обработку, уменьшить вероятность ошибок, пропусков в работе с клиентами и партнерами.
Регистрация
Процесс «Регистрация» в 1С:УНФ относится к основным процессам программы. Предназначен для регистрации разных объектов в системе. К таким объектам относятся, например, клиенты, поставщики, сотрудники, товары, услуги.
В рамках процедуры регистрации пользователь вводит информацию о новом объекте в форму или карту объекта. Затем система сохраняет эту информацию в базе данных, где она доступна для других операций – оформления договоров, заказов, счетов.
Процесс регистрации важен для эффективного управления бизнесом, так как сохраняет информацию об объектах, с которыми работает компания, в структурированном и удобном для поиска виде. Это существенно упрощает работу с базой данных, ускоряет выполнение других процессов, связанных с объектами.
Исполнение
Процесс «Исполнения» в 1С связан с выполнением заказов, работ, оказанием услуг. Включает несколько этапов:
- создание заказа или документа на работы/услуги;
- планирование работ, необходимых для исполнения заказа;
- назначение исполнителей на работы;
- контроль за работами, услугами;
- фиксация факта выполнения работ, оказания услуг в системе;
- создание счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг.
Этот процесс важен для предприятий, которые оказывают услуги или производят товары на заказ. Он позволяет контролировать выполнение заказов, управлять производственными процессами. Это помогает оптимизировать траты, повышает эффективность бизнеса.
Согласование
Процесс «Согласования» в 1С:Управление нашей фирмой 8, предназначенной для автоматизации производства, представляет собой согласование и утверждение документов между разными сотрудниками. Включает следующие шаги:
- Создание документа. Сотрудник, который создает документ, отправляет его на согласование другим участникам процесса.
- Рассмотрение. Сотрудники, которые должны рассмотреть документ, получают уведомление, что им необходимо согласовать его.
- Согласование. Сотрудники, которые рассматривают документ, могут согласовать его или отправить на доработку с комментариями.
- Утверждение. После согласия всех участники процесса документ утверждается, считается действительным.
Согласование важно для правильной работы организации, снижения вероятности ошибок, связанных с неправильными решениями, действиями. 1С:УФН предоставляет удобный интерфейс для согласования документов, отслеживания текущего статуса каждого документа.
Утверждение или подписание
Процесс «Утверждения или подписания» в 1С – завершающий этап в рамках БП, связанный с документооборотом. Происходит утверждение документов и/или их подписание.
В процессе «Утверждения или подписания» решается, должен ли документ быть утвержден или подписан, кому надо это сделать. Для этого задействуются разные роли и сценарии, которые зависят от типа документа, внутренних правил компании.
Например, в рамках процесса утверждения бюджета руководитель подразделения может отправить на утверждение свой бюджетный план, который затем будет рассмотрен финансовым директором компании. После утверждения бюджета финансовый директор может подписать его, подтверждая, что он соответствует стратегическим целям компании, возможностям в части финансов.
Процесс «Утверждения или подписания» позволяет контролировать документооборот, удостовериться в его законности, корректности. Еще помогает снизить риски, повысить эффективность работы предприятия.
Как происходит автоматизация бизнес-процессов на базе 1С
Автоматизация на базе 1С происходит поэтапно:
- Анализ текущих БП. Специалисты изучают существующие процессы, выявляют сильные и слабые стороны, возможности для оптимизации, автоматизации.
- Проектирование новых процессов. На основе анализа разрабатывается новый план процессов, который будет оптимизировать их выполнение, повышать эффективность работы.
- Настройка конфигурации 1С. С помощью конфигурации 1С настраиваются все требуемые БП и функции, которые автоматизируют решение задач, упрощают работу с данными.
- Внедрение системы. После настройки конфигурации, а также проверки ее работы, происходит внедрение системы в компанию.
- Обучение пользователей. Сотрудники компании обучаются работе с новой системой, чтобы использовать ее эффективнее, получить максимум пользы от автоматизации БП.
- Сопровождение. Специалисты по информационным технологиям предоставляют поддержку и сопровождение системы, следят за ее работой и производительностью, решают возникающие проблемы, выполняют обновления, модернизацию системы.
Как определить потребность в автоматизации
Чтобы определить, нужна ли автоматизация БП на базе 1С, можно провести анализ текущих БП компании. Рассмотрим несколько признаков, которые могут указывать на это:
- Ручные операции, а также перенос данных между разными системами занимают много времени, трудовых затрат.
- Недостаточная точность и надежность при выполнении операций вручную, что приводит к ошибкам, задержкам в работе.
- Неэффективное применение ресурсов компании из-за потребности в распределении задач между разными сотрудниками.
- Отсутствие полной видимости во всех этапах БП.
- Сложность контроля за выполнением БП, невозможность быстрого реагирования на изменения ситуации.
Кому подойдет комплексная система управления 1С
1С: УНФ подойдет для малых и средних предприятий, где есть потребность в автоматизации управленческих, бухгалтерских, других операционных процессов. Эта программа упрощает и ускоряет ведение учета, управление бизнесом. Она повышает эффективность работы персонала.
Преимущества автоматизации БП на базе 1С УНФ
Автоматизация БП на базе 1С: Управление нашей фирмой 8 предоставляет множество преимуществ:
- Увеличение производительности. Позволяет ускорить решение задач, сократить время на их выполнение.
- Улучшение качества работы. Дает возможность снизить риски ошибок, повысить качество работы.
- Оптимизация затрат. Позволяет сократить затраты на работу с документами, на подготовку отчетности, другие административные задачи.
- Повышение контроля. Дает возможность более строго контролировать решение задач, получать информацию о работе компании в режиме реального времени.
- Улучшение взаимодействия. Позволяет оптимизировать взаимодействие между сотрудниками, улучшить коммуникацию, снизить время на решение задач.
- Повышение эффективности принятия решений. Благодаря ей управленцы получают быстрый доступ к актуальным данным о работе компании, что позволяет принимать более эффективные решения.
- Улучшение клиентского опыта. Сокращает время на обработку заказов, ускоряет ответы на запросы клиентов, улучшает общее качество обслуживания.
Автоматизация БП на базе 1С: Управление нашей фирмой 8 помогает снизить траты, улучшить работу компании. Предоставляет возможность более эффективно конкурировать на рынке.
