Управляющая компания специализировалась на обслуживании небольших бизнес-центров. В каждом из них был единый собственник здания и несколько арендаторов, занимавших отдельные помещения. При такой модели вести учет было относительно просто. Количество контрагентов было ограниченным, структура собственности оставалась понятной, а основные расчеты сводились к учету помещений, начислению платы за обслуживание и коммунальные услуги, контролю поступления платежей и взаимодействию с арендаторами.
Для решения этих задач компания использовала Excel. Таблицы позволяли хранить необходимую информацию, выполнять расчеты и контролировать взаиморасчеты без внедрения специализированной учетной системы. Однако ситуация изменилась, когда компания взяла в управление высотное здание категории «апартаменты». В отличие от привычных бизнес-центров с единым собственником, здесь было большое количество собственников отдельных помещений.
Новая модель управления существенно усложнила учет. Теперь необходимо было систематизировать сведения о собственниках и помещениях, вести лицевые счета, рассчитывать начисления, учитывать поступившие платежи и контролировать задолженность. При этом важно было обеспечить корректность данных по каждому помещению и возможность быстро получать информацию о расчетах с конкретным собственником.
Excel, который раньше справлялся с учетом небольших бизнес-центров, перестал быть удобным инструментом для управления объектом с большим количеством собственников. По мере увеличения объема информации росла трудоемкость ручных операций. Сотрудникам приходилось поддерживать актуальность нескольких таблиц, проверять взаимосвязи между данными и контролировать правильность расчетов. Любое изменение сведений о помещении или собственнике требовало дополнительного внимания, чтобы избежать расхождений в учете.
Стало очевидно, что для дальнейшей работы необходима специализированная программа, адаптированная к задачам управления недвижимостью и расчетов в сфере ЖКХ. Компания обратилась в «Деловые решения» и для решения ее задачи мы предложили внедрить «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК 3.0», которая позволяет систематизировать данные в единой информационной базе и автоматизировать основные учетные процессы.
Что мы сделали мы
Основной задачей было подготовить программу к работе с новой структурой объекта: большим количеством помещений, собственников и лицевых счетов. При этом требовалось перенести имеющиеся данные и сделать их пригодными для дальнейшего ведения расчетов.
Работы наших специалистов включали:
- анализ исходных таблиц Excel;
- подготовку и перенос информации;
- настройку справочников и услуг;
- организацию учета лицевых счетов;
- настройку начислений и проверку результатов расчетов.
Отдельное внимание уделили тому, чтобы сотрудники могли выполнять основные операции в одной системе, не собирая информацию вручную из нескольких файлов.
Подготовили и перенесли данные из Excel
На первом этапе проанализировали, какие сведения управляющая компания накопила за время работы с бизнес-центрами и какие данные необходимы для обслуживания нового объекта. Уже имеющиеся данные подготовили к загрузке в 1С с учетом структуры справочников и требований программы. Это позволило отказаться от повторного ручного ввода большого количества записей и создать единую информационную базу для дальнейшей работы.
Настроили учет собственников и помещений
После переноса данных организовали учет помещений и лицевых счетов. Это особенно важно для высотного здания с большим количеством собственников: информация о каждом помещении должна быть связана с соответствующими учетными данными, а начисления и оплаты должны корректно отражаться в расчетах.
Вместо разрозненных таблиц сотрудники получили возможность работать с данными в специализированной программе, использовать единые справочники и получать информацию по конкретному лицевому счету.
Настроили начисления и подготовку платежных документов
Следующим этапом стала настройка учета услуг, необходимых для управления зданием. После которой провели проверку расчетов и формирования платежных документов. Это позволило подготовить систему к регулярной работе и выявить возможные ошибки до начала полноценного использования программы.
Подготовили систему к дальнейшей автоматизации
Переход на отраслевое решение стал основой для дальнейшего развития учетных процессов управляющей компании.
Использование единой базы позволяет систематизировать сведения о помещениях и собственниках, вести лицевые счета, отражать начисления и оплаты, контролировать задолженность и формировать необходимые учетные данные.
При необходимости функциональность системы можно развивать с учетом дальнейших задач компании, в том числе автоматизировать дополнительные операции и организовать обмен данными с ГИС ЖКХ.
Результат: учет, который соответствует новой модели управления
Переход на «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК 3.0» позволил управляющей компании перейти от таблиц Excel к специализированной системе, рассчитанной на работу с большим количеством помещений, собственников и лицевых счетов.
Если раньше учет строился вокруг небольших бизнес-центров с единым собственником и несколькими арендаторами, то теперь компания получила инструмент для обслуживания значительно более сложного объекта с множеством отдельных собственников.
Основные учетные данные сосредоточены в одной информационной базе. Это упрощает работу с лицевыми счетами, начислениями и оплатами, уменьшает зависимость от ручной обработки таблиц и создает основу для дальнейшей автоматизации и сдачи отчетности.
Главный результат проекта — переход от учета, подходившего для небольших бизнес-центров, к системному ведению расчетов в высотном здании с большим количеством собственников. Специализированная программа помогла подготовить учетную инфраструктуру к новой модели управления и дальнейшему развитию компании.
