Как заполнить ЕФС-1 при слиянии компаний и переименовании должностей в 1С:ЗУП

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

При слиянии компаний в форме реорганизации возникает необходимость отразить кадровые изменения в ОСФР через форму ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»). Важно разделить действия на две части: что делается в реорганизуемой (предшественнике) и в новой компании (правопреемнике). Это предотвращает дублирование данных и ошибки при сдаче отчетности.

Для начала необходимо подготовить и собрать все документы:

• передаточный акт,
• приказы о реорганизации,
• новые штатное расписание с переименованными должностями,
• данные о регистрационных номерах ОСФР (прежний и новый).

Что делается у реорганизуемой компании (предшественника)

В справочниках «Подразделения» и «Должности» не создавайте новые записи и не редактируйте существующие. Эти справочники должны отражать состояние на момент реорганизации.

 

 

Перейдите «Кадры» — «Штатное расписание».

 

 

Нажмите на строку с действующим штатным расписанием. При необходимости выберите актуальную версию расписания.

 

Откройте строку штатного расписания двойным кликом. Нажмите «Утвердить новое штатное расписание».

 

 

Укажите дату начала действия новой версии (например, следующий день после слияния).

 

В новой версии штатного расписания не включайте закрываемые должности и подразделения, таким образом, они автоматически закрываются с датой начала новой версии.

 

 

Проверьте, что в новой версии штатного расписания отсутствуют эти позиции. Проведите новую версию штатного расписания.

 

 

Этот способ закрытия штатных позиций и подразделений рекомендуется при отсутствии прямой возможности указать дату окончания для позиции или подразделения и является стандартной практикой ведения истории штатного расписания.

 

Если штатное расписание ведется с историей изменений, то именно утверждение новой версии с измененным составом и датой начала действия служит актуальным инструментом закрытия позиций и подразделений.

 

Далее перейдите «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения».

 

 

Нажмите кнопку «Создать» — «Увольнение».

 

 

Заполните:

• Организация  — автоматически заполнится реорганизуемой компанией.
• Дата — укажите дату слияния (например, 01.12.2025)
• Сотрудника —  выберите сотрудника из списка.
• Дата увольнения  — 01.12.2025 (дата слияния).
• Статья увольнения — выберите перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу(должность) (п. 5 ч. 1 ст. 77)
• Причина увольнения — введите Реорганизация в форме слияния
• Комментарий — Слияние с правопреемником, дата передачи 01.12.2025

 

Нажмите «Провести и закрыть».

 

 

Документ автоматически запишет данные в регистры для формирования ЕФС-1.

 

Затем откройте «Отчетность, справки» — «Электронные трудовые книжки».

 

 

Выберите сотрудника и нажмите «Создать» — «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1».

 

 

Убедитесь, что запись об увольнении появилась с датой 01.12.2025 и причиной реорганизации.

 

 

Проведите и отправьте отчет ЕФС-1, отражающий увольнения и закрытие должностей. Это подтверждает прекращение кадровой деятельности в компании.

 

 

Оформите приказы для каждого сотрудника, переходящего в правопреемника. Групповой приказ возможен, если все увольняются одной датой.

 

Важно! В реорганизуемой организации фиксируется прекращение трудовых отношений всех сотрудников датой слияния с причиной «реорганизация». Это обеспечит корректное формирование ЕФС-1 с мероприятием Увольнение.

Что делается у правопреемника (новой организации)

Перейдите «Настройка» — «Подразделения».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

Заполните:

• Наименование — например, «Охрана»;
• Организация — выберите правопреемника;
• Код — автозаполнение или вручную.

 

Нажмите «Записать и закрыть».

 

 

При необходимости повторите для всех подразделений новой структуры (отделы бухгалтерии, производства, продаж и т.д.).

 

Затем перейдите «Настройки» — «Должности».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

Заполните:

• Наименование — новая должность после слияния, например «Охранник» (вместо старой «Сторож»).
• Трудовая функция — укажите необходимую трудовую функцию для СФР (например, 5414.5 для охранника)

 

Нажмите «Записать и закрыть».

 

 

Повторите для всех должностей новой структуры организации.

 

Новая организационная структура (подразделения и должности) создана в правопреемнике и готова для утверждения штатного расписания и оформления кадровых приказов приема/перевода.

 

Перейдите «Кадры» — «Штатное расписание».

 

 

Выберите «Утвердить новое штатное расписание».

 

 

Введите дату утверждения (дата слияния, например, 01.12.2025) и укажите организацию правопреемник.

 

Добавьте в табличную часть новые подразделения.

 

 

и должности с количеством ставок, графиками работы и оплатой труда.

 

 

Проведите и сохраните утвердившее расписание.

 

 

Для приема сотрудников из реорганизованной организации перейдите «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения».

 

 

Нажмите «Создать» — «Прием на работу».

 

 

Заполните:

• Организация — правопреемник (автозаполнение).
• Дата — дата слияния или следующий рабочий день (например, 01.12.2025 или 02.12.2025
• Выберите сотрудника (если новый — Создать сотрудника  с ФИО из реорганизованной организации).
• Вид операции — Прием на работу
• Дата приема — дата слияния.
• Должность — новая должность из утвержденного штатного расписания правопреемника.
• Подразделение — новое подразделение правопреемника.
• Тарифная ставка — оклад из штатного расписания.
• Комментарий — Прием в связи со слиянием организаций от 01.12.2025.

 

Откройте «Электронные трудовые книжки» («Отчетность, справки» — «Электронные трудовые книжки»).

 

 

Далее «Создать» — «Сведения о трудовой деятельности ЕФС-1, подраздел 1.1.»

 

 

Заполните сотрудника и убедитесь, что запись «Прием» появилась с правильными датами.

 

 

Проверьте, что даты приемов и увольнений не пересекаются и логически связаны (увольнение в предшественнике с датой до или на следующий день приема в правопреемнике).

Заключение

При слиянии компаний в форме реорганизации реорганизуемая организация документально фиксирует следующие факты хозяйственной деятельности:

• завершение деятельности;
• закрытие подразделений;
• увольнения и мероприятия «Переименование» с указанием предыдущей организации (отражается в ЕФС-1 как «Увольнения»).

Правопреемник:

• создает новое штатное расписание с новыми подразделениями и должностями,
• оформляет прием и переводы сотрудников, формируя на их основе ЕФС-1 с мероприятием «Прием на работу». 

Данные  обе компании хранят не менее 5 лет.

 

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно