Учет НДФЛ при депонировании зарплаты в 1С ЗУП

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Депонирование — это перенос начисленной, но не выплаченной зарплаты в категорию «депонированной», когда сотрудник не получил деньги в установленный срок. Деньги переводятся на специальный счет (депонент) и находятся там, пока сотрудник не заберет, либо организация не спишет их по истечении срока давности.

 

Согласно Письму ФНС России от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@, в расчёте 6-НДФЛ отражаются только суммы, которые фактически выплачены на дату представления расчёта. Депонированная зарплата до момента выдачи не считается выплаченной, а удержанный налог не может считаться фактически удержанным.

 

Особенности учета НДФЛ при депонировании:

• программа 1С:Зарплата и управление персоналом умолчанию считает депонированную зарплату выплаченным доходом и  НДФЛ — удержанным.
• Дата выплаты и удержания НДФЛ фиксируется по датам ведомости, в которой зарплата депонирована.
• Это не всегда соответствует требованиям ФНС, т.к. по законодательству депонированная зарплата считается невыплаченной для целей 6-НДФЛ.

Депонирование заработной платы

Проверка начисленной зарплаты сотруднику

В разделе «Зарплата» — «Начисления зарплаты и взносов»

 

 

Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц.

 

 

Убедитесь, что все сотрудники начислены корректно.

 

 

В нижней части формы проверьте поле «Планируемая дата выплаты» — укажите фактическую  дату предстоящей выплаты (например, 03.10.2025).

 

 

Это поле напрямую влияет на дату удержания НДФЛ.

 

На вкладке «НДФЛ» проверьте правильность исчисленного налога.

 

 

Проведите документ «Провести и закрыть».

 

Формирование ведомости на выплату зарплаты

Перейдите «Выплаты» — «Ведомости в кассу». Создайте новую ведомость на выплату зарплаты сотрудникам.

 

 

 

Заполните:

• Организация — автоматически;
• Дата — дата предполагаемой выплаты (например, 03.10.2025);
• Вид выплаты — «Зарплата за месяц».

Нажмите «Заполнить» —  программа подберёт сотрудников и суммы.

 

 

Проведите документ.

 

 

Для сотрудников, которые не забрали зарплату, оформите депонирование.

Ввод документа «Депонирование зарплаты»

Откройте необходимую ведомость.

 

 

Внизу нажмите «Выплата зарплаты».

 

 

Выберите «Ввести сведения о депонировании зарплаты».

 

 

или напрямую: «Выплаты» —  «Депоненты»

 

 

Далее «Создать» — «Депонирование зарплаты».

 

 

В открывшейся форме «Депонирование невыплаченной заработной платы» заполните:

• Организация — автоматически;
• Дата — фактический день депонирования (например, 06.10.2025);
• Основание — выберите ведомость;
• Сотрудники — нажмите «Подобрать» (выберите того, кто не получил зарплату).

 

Нажмите «Провести и закрыть».

 

 

При необходимости нажмите «Печать реестра депонированных сумм».

 

Как учитывается НДФЛ при депонировании

Проведение ведомости на выплату с депонированной зарплатой

При формировании и проведении ведомости на выплату зарплаты 1С:ЗУП считает, что зарплата была выплачена, даже если деньги депонированы. Это не соответствует Письму ФНС № БС-4-11/12938@ от 13.09.2021.

Даты учета дохода и удержания налога

Дата фактической выплаты и удержания НДФЛ в 1С определяется по дате ведомости на выплату, в которой произошла депонированная выплата. Это значит, что для налогового учета (например, в отчете 6-НДФЛ) эти операции будут учтены именно в этот отчетный период.Однако фактически налог ещё не удержан, поэтому требуется корректировка. Поэтому при автоматическом заполнении 6-НДФЛ необходимо вручную исключить такие суммы из Раздела 2 до момента фактической выплаты.

Какие проводки формируются при депонировании

Зарплата списывается со счета расчетов с сотрудниками (например, Дт 70 — Кт 50 или 51), как будто выплачена. Одновременно удержанный НДФЛ отражается как налог к перечислению (Дт 70 — Кт 68).

Особенность учета по налоговому законодательству

С точки зрения законодательства, депонированная зарплата считается невыплаченной, а значит, в отчетность (6-НДФЛ) ее следует не отражать как доход и удержанный НДФЛ в периоде выплаты. В 6-НДФЛ её следует исключить из периода начисления, пока деньги не выплачены.

Решение для корректного учета

Чтобы правильно учитывать НДФЛ по депонированной зарплате, часто используют дополнительные методы:

• Вести отдельный регистр для учета депонированной суммы отдельно.
• Исключать суммы депонирования из формы 6-НДФЛ с помощью корректирующих записей.
• Оформлять возврат НДФЛ при списании депонированной зарплаты в случае невыплат сотруднику.

Выплата депонированной суммы (если сотрудник забрал деньги)

Перейдите «Выплаты» — «Депоненты».

 

 

Далее «Создать» — «Выплата депонированной зарплаты».

 

 

В форме документа укажите:

• Дата — фактическая дата выплаты (например, 05.10.2025);
• Сотрудник — выберите из списка;
• Форма выплаты — «Наличные».

Нажмите «Заполнить» — подтянется сумма по сотруднику.

 

 

Проведите документ.

 

Проверка учёта НДФЛ после выплаты

Перейдите «Отчётность, справки» — «1С:Отчётность».

 

 

Далее выберите отчет 6-НДФЛ (с 2021 года).

 

 

Нажмите «Заполнить».

 

 

Во вкладках «Раздел 1» и «Раздел 2» проверьте:

• Дата получения дохода — месяц начисления.
• Дата удержания — фактическая дата выплаты.
• Срок перечисления — не позднее следующего рабочего дня после выплаты.

Если налог отразился по дате депонирования, а не фактической выплате — нужно скорректировать

 

 

 

Корректировка, если НДФЛ попал в отчёт раньше фактической выплаты

Если 6-НДФЛ ещё не сдан

Откройте ведомость на выплату, измените дату выплаты на фактическую.

 

 

Перепроведите документ и перезаполните 6-НДФЛ. Проверьте, что сумма ушла из раздела 2 текущего периода.

Если 6-НДФЛ уже сдан

Сформируйте уточнённый расчёт 6-НДФЛ, исключите депонированные суммы из предыдущего периода и включите их в тот, когда фактически выплачено. В пояснении к ФНС укажите причину корректировки: «исправление отражения депонированной зарплаты

 

Заключение

Депонирование заработной платы — это важный и часто недооценённый участок бухгалтерского учёта, от которого напрямую зависит правильность отражения НДФЛ и достоверность отчётности. Главное помнить, что НДФЛ удерживается не в момент депонирования, а в день фактической выплаты средств сотруднику. Именно эта дата определяет, когда налог попадёт в расчёт 6-НДФЛ и когда его нужно перечислить в бюджет. Если депонированная сумма отразилась как выплаченная, налог окажется в отчёте раньше срока, что приведёт к искажению отчётности. Поэтому перед закрытием месяца обязательно:

• проверяйте даты ведомостей и регистр «Депонированная зарплата»;
• убедитесь, что в 6-НДФЛ отражены только реально выплаченные суммы;
• при необходимости скорректируйте отчёт и сдайте уточнённый расчёт.

Важно не забывать, что в 1С удержанный НДФЛ по умолчанию включается в 6-НДФЛ даже при депонировании, однако с точки зрения законодательства депонированная зарплата считается невыплаченной. Чтобы избежать ошибок и претензий от налоговой, требуется ручная корректировка — исключение таких сумм из 6-НДФЛ и их отражение в периоде фактической выплаты.

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее