Прием на работу бывшего сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Повторный прием бывшего сотрудника — частая ситуация в кадровой практике. Чтобы избежать ошибок (например, задвоения данных или некорректного расчета зарплаты), важно правильно оформить сотрудника в программе 1С:ЗУП.

Основные принципы работы с данными в 1С:ЗУП

В программе используются два ключевых справочника:

• «Физические лица» — содержит общие данные о человеке (ФИО, ИНН, СНИЛС и др.).

Важно! Запись в этом справочнике создается единожды и не дублируется при повторном приеме.

• «Сотрудники» — фиксирует трудовые отношения с организацией.

Новая запись добавляется каждый раз при приеме на работу (даже если сотрудник возвращается после увольнения).

Проверка наличия физического лица в справочнике

Перейдите в раздел «Кадры» — «Физические лица».

 

 

Воспользуйтесь поиском (ФИО, ИНН или СНИЛС), чтобы найти сотрудника.

 

 

Если запись найдена переходите к карточке сотрудника в справочнике.

 

Если не найдена (например, сотрудник был удален) — создайте новую запись, заполнив все обязательные поля.

 

Добавление сотрудника в справочник «Сотрудники».

 

Перейдите в раздел «Кадры» —  «Сотрудники».

 

 

Справочник «Сотрудники» фиксирует все случаи трудоустройства в организации. Даже если работник возвращается после увольнения, для него создается новая запись.

 

Нажмите «Создать».

 

 

Заполните карточку сотрудника.

 

В поле «Полное имя» введите фамилию, имя и отчество.

 

Нажмите «Enter» или переключитесь на следующее поле.

 

 

Проверьте результат поиска:

• Если система обнаружит совпадение, появится сообщение «Найден похожий человек».
• Если это искомый сотрудник, подтвердите выбор кнопкой «Да, это тот, кто мне нужен»
• Если это другой человек (например, полный тезка), нажмите «Нет, это не он» и продолжите ввод данных вручную.

 

Важно! Будьте внимательны на этом этапе, чтобы случайно не объединить записи разных людей.

 

После появления сообщения о найденном совпадении выберите вариант «Да, это тот, кто мне нужен».

 

Программа автоматически подгрузит все сохраненные данные из карточки физического лица (ФИО, ИНН, СНИЛС и др.) в новую запись о сотруднике.

 

Проверьте данные сотрудника, они могли измениться (например паспорт, адрес и другие), затем сохраните карточку сотрудника кнопкой «Записать и закрыть».

 

 

После этого в справочнике «Сотрудники» будет создана новая запись с ФИО работника, но без дополнительных данных, так как кадровый приказ о приеме еще не оформлен.

 

Оформление приказа о приеме на работу

Перейдите в раздел «Кадры» —  «Приемы, переводы, увольнения».

 

 

Нажмите «Создать» — «Прием на работу».

 

 

Заполните поля:

• Сотрудник — выберите из справочника (новая запись из Шага 2).
• Дата приема — укажите актуальную дату.
• Подразделение и должность — заполните в соответствии с трудовым договором.
• Прочие условия (график работы, вид занятости и т.д.).

 

Сохраните документ кнопкой «Провести и закрыть».

 

Проверка корректности данных

Откройте справочник «Кадры» — «Сотрудники».

 

 

Убедитесь, что у сотрудника появилась новая запись с актуальной датой приема.

 

Проверка на дубли в справочнике «Физические лица»

Если сотрудник случайно внесен в справочник дважды, это может привести к:

• некорректному расчету НДФЛ;
• ошибкам в кадровых отчетах (например, в СЗВ-ТД или 2-НДФЛ).

Откройте раздел «Кадры» — «Физические лица»

 

 

Воспользуйтесь поиском по ФИО, ИНН или СНИЛС.

 

Если найдены дубли:

 

 

Вручную удалите лишнюю запись (если она не связана с документами).

 

Заключение

В программе 1С:ЗУП действует простое правило: данные о человеке (ФИО, ИНН, СНИЛС и др.) хранятся в системе единожды (в справочнике «Физические лица»), но каждая его новая работа в организации фиксируется отдельной записью в справочнике «Сотрудники»:

• Человек один — его личные данные не дублируются.
• Записей о работе может быть много — при каждом новом трудоустройстве (даже в одну и ту же компанию) создается новая строка в «Сотрудниках».

Это позволяет избежать путаницы в кадровом учете и корректно вести историю трудовой деятельности.

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее