Объединение задвоенных сотрудников в 1С:ЗУП

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Задвоение сотрудников распространенная проблема при параллельной работе нескольких пользователей или ошибках ввода, когда одно физическое лицо дублируется в справочнике «Физические лица». Объединение задвоенных сотрудников необходимо для корректного учета кадров, расчета НДФЛ и взносов, а также формирования отчетности, поскольку дубли физических лиц приводят к ошибкам в данных. Поэтому объединение задвоенных карточек сотрудников критически важная операция, требующая внимательности и строгого соблюдения порядка действий.

Объединение карточек сотрудников в программе

Подготовка к объединению

Проверьте наличие дублей «Кадры» — «Физические лица».

 

 

Откройте список, установите фильтр по совпадениям (например, одинаковые фамилии).

 

Точный путь к обработке дублей

Перейдите «Администрирование — «Обслуживание».

 

 

Далее «Корректировка данных» — «Поиск и удаление дублей».

 

 

Откроется форма обработки. В поле «Искать в» из выпадающего списка выберите «Физические лица». Нажмите «Найти дубли».

 

 

Появится список групп дублей с количеством ссылок в документах.

 

Выполнение объединения

В списке групп дублей выберите нужную группу. Сначала выберите элемент, который останется основным (оригиналом), и отметьте его синей стрелкой — это предотвратит случайный выбор дубля как основного при замене ссылок.

 

 

Важно! Если в группе более двух дублей, вручную проверьте каждый элемент: откройте карточки, сравните ФИО, СНИЛС, паспорт и кадровую историю, чтобы выбрать наиболее полную как оригинал.

 

Далее кликните на любой элемент группы и нажмите «Все места использования».

 

 

Откроется список всех документов: приемы, отпуска, начисления.

 

 

Установите галочку на задвоенный объект .

 

 

Нажмите на «Удалить дубли».

 

 

Система автоматически заменит все ссылки на оригинал и пометит дубли на удаление.

 

 

Закройте документ.

 

 

Повторите для всех групп дублей.

Проверка результата

Перейдите «Кадры» — «Физические лица».

 

 

Задвоенное физическое лицо будет с пометкой на удаление.

 

 

Оригинал будет содержать все необходимые данные.

 

Ручная проверка ключевых документов

Перейдите и проверьте, что все необходимые документы заменены на оригинал:

• «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения».

• «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов».

Удаление помеченных объектов

Перейдите в «Администрирование» — «Обслуживание».

 

 

Далее «Удаление помеченных объектов».

 

 

В списке отметьте помеченные физлица и нажмите «Удалить выбранные».

 

 

Подтвердите удаление.

 

 

Проверьте результат: вернитесь в «Физические лица», убедитесь, что остался один элемент.

 

Заключение

Объединение задвоенных сотрудников — это не просто техническая операция, а важная часть обеспечения корректного кадрового и зарплатного учёта. При правильном выполнении вы сохраняете историю работы сотрудника, корректность расчётов и отчётности.

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее