Как оформить закупку товаров в 1С:Розница

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Закупка товаров — это процесс приобретения продуктов или сырья для последующей реализации, производства или внутреннего потребления. Она включает подбор поставщиков, заключение договоров, оформление заказов, приемку товаров, проверку качества и количества, внесение полученных данных в бухгалтерский учет и своевременную оплату счетов. Грамотная организация закупок способствует эффективному управлению запасами, снижению затрат и повышению прибыльности бизнеса.

 

Разберем стандартный алгоритм приема товара от поставщика в программе 1С: Розница (версия 3.0).

Заказ поставщику

Первым делом создадим заказ поставщику, чтобы выразить свое намерение приобрести у него определенный товар.

 

Для этого переходим на вкладку «Закупки» —  «Закупки» — «Заказы поставщикам».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать» и в шапке документа:

• фиксируем дату;
• выбираем поставщика и договор с ним;
• устанавливаем приблизительную дату ожидаемого прихода товара.

 

В таблице документа добавляем товар, который планируем купить, указывая его количество и цену. Сделать это можно, нажимая кнопки «Добавить» или «Подобрать».

 

Итоговые суммы программа подсчитает автоматически.

 

 

Нажимаем кнопку «Печать с предварительным просмотром» — «Заказ поставщику».

 

 

На экране появится готовый к печати документ «Заказ поставщику». Его можно распечатать нажатием кнопки «Печать» и вручить торговому представителю поставщика или вручить иным физическим способом.

 

Также доступна кнопка «Сохранить на компьютер или в качестве присоединенного файла к объекту», с помощью которой можно сохранить документ в электронном виде в удобном для вас формате, например, для отправки поставщику по электронной почте.

 

Заявка на расход денег

Получив от поставщика счет на оплату, созданный на основе нашей заявки, необходимо создать в системе документ «Заявка на расход денег».

 

Для этого открываем существующий документ «Заказ поставщику», нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем из раскрывшегося списка нужный нам документ.

 

 

Заявка будет заполнена автоматически. Вам останется только выбрать способ оплаты в строке «Откуда»:

• со счета;
• из кассы;
• не определено.

Также в заявке необходимо выбрать источник платежа (например, номер расчетного счета при выборе «Со счета»).

• В разделе «Кому» укажите банковский счет получателя платежа.
• В строке «Статус» оставьте флажок в положении «Не утвержден».

 

Нажимаем «Провести и закрыть».

 

Заявка сначала согласовывается сотрудниками, обладающими необходимыми полномочиями. После одобрения заявки руководством ее статус сменится на «Утвержден».

 

 

После утверждения заявки на расход денег для проведения оплаты открываем документ и нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем пункт «Платежное поручение».

 

 

Система автоматически создаст платежное поручение с полными реквизитами для корректного осуществления платежа. Проверяем все указанные данные на предмет точности и соответствия.

 

 

После успешной реализации платежного поручения и проведения оплаты банком, необходимо зарегистрировать расход в программе.

 

Для этого нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем пункт «Расход из кассы (со счета)».

 

Также документ «Расход со счета» можно сформировать непосредственно на основании уже исполненного платежного поручения.

 

 

Документ «Расход со счета» автоматически заполнится нужными реквизитами. Проверяем, что вся информация введена корректно, затем нажимаем кнопку «Провести и закрыть».

 

 

Приемка товара

После получения от поставщика отгрузочных документов, оформляем в программе приемку товара.

 

Для этого переходим на вкладку «Закупки» — «Закупки» — «Приходные накладные».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать», в шапке документа:

• в строке «Операция» выбираем «Поступление от поставщика».

• фиксируем дату регистрации документа в системе;
• номер и дату входящего отгрузочного документа, предоставленного поставщиком;
• выбираем поставщика и договор с ним;
• указываем склад, на который будет принят товар.

 

Заполняем табличную часть документа, используя кнопки «Добавить» или «Подобрать». Выбираем поступившие товары, указываем их количество, цену и ставку НДС. Итоговые суммы программа рассчитает автоматически.

 

 

Если поступил товар с учетом НДС и поставщик предоставил счет-фактуру, обязательно зарегистрируйте данный документ в системе.

 

Для этого внизу документа вносим реквизиты полученного счета-фактуры (его номер и дату), затем кликаем по ссылке «создать». Сразу после этого ссылка заменяется на строку с реквизитами созданного документа.

 

 

После регистрации в системе всех полученных от поставщика документов на отгрузку, возвращаемся к ранее созданному заказу поставщику и изменяем его статус на «Завершен».

 

 

Сверка взаиморасчетов

Далее проведем сверку взаиморасчетов с контрагентом, чтобы убедиться, что все наши финансовые обязательства выполнены корректно и отсутствуют расхождения с данными партнера.

 

Для этого переходим на вкладку «Закупки» — «Расчеты с поставщиками» — «Сверки взаиморасчетов».

 

 

Нажимаем на кнопку «Создать».

 

В заголовке документа выбираем нужного контрагента и договор с ним, указываем период, за который хотим провести сверку.

 

Табличную часть заполняем автоматически, нажав кнопку «Заполнить» — «По датам принятия к учету».

 

 

Чтобы сформировать печатную форму документа, нажимаем на кнопку «Печать с предварительным просмотром» - «Акт сверки взаиморасчетов (без расхождений)».

 

 

Если требуется, ставим галочку «Подпись и печать», чтобы в печатной форме появились соответствующие атрибуты.

 

Кнопка «Печать» позволяет напечатать документ, например, для физического вручения поставщику.

 

Также доступна кнопка «Сохранить на компьютер или в качестве присоединенного файла к объекту», с помощью которой можно сохранить документ в электронном виде, например, для отправки поставщику по электронной почте.

 

 

Сформируем отчеты, в которых отражена информация о проведенной закупке товара.

 

Для этого переходим на вкладку «Закупки» — «Аналитика» — «Отчеты».

 

 

В разделе «Закупки» находим отчет «Анализ закупок» и нажимаем на соответствующую ссылку.

 

 

Устанавливаем период и нажимаем кнопку «Сформировать».

 

Отчет содержит сведения о количестве закупленных товаров, их цене и общей сумме покупки.

 

Этот отчет предназначен для анализа объема и структуры закупок номенклатуры, осуществляемых предприятием за определенный период времени.

 

 

Далее в том же разделе «Закупки» находим отчет «Поступление и оплата по заказам» и нажимаем на соответствующую ссылку.

 

 

Устанавливаем необходимый период и нажимаем кнопку «Сформировать».

 

Этот отчет дает возможность оценить степень выполнения заказов поставщикам, рассматривая их как по объему поставленных товаров, так и по стоимости.

 

 

Далее переходим на вкладку «Склад» — «Аналитика» — «Отчеты».

 

 

В разделе «Склад» находим отчет «Движение товаров по складам» и нажимаем соответствующую ссылку.

 

 

Выбираем интересуемый период и нажимаем кнопку «Сформировать».

 

Этот отчет важен для сотрудников склада, так как он предоставляет исчерпывающие и актуальные сведения о поступлении, отгрузке и наличии товаров на определенном складе.

 

 

Таким образом, мы подробно рассмотрели стандартный алгоритм оформления закупки товаров в программе 1С: Розница (ред. 3.0). Начиная с формирования заказа поставщику и заканчивая приемом товара на склад, проведением оплат и завершающим этапом — составлением акта сверки с поставщиком. Каждый этап наглядно демонстрирует взаимодействие с поставщиком и работу с системой, обеспечивая правильное оформление документов и контроль над движением товаров и финансов в организации.

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее