Учет и корректировка остатков в ЕГАИС в 1С Розница

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Общие сведения

ЕГАИС — государственная система учёта алкогольной продукции. От неё требуют точного соответствия фактических остатков и сведений в базе: при проверках расхождения объясняют документами (акты, инвентаризации). Учёт алкогольной продукции в рамках ЕГАИС — обязательное требование законодательства РФ. Правильное ведение остатков в ЕГАИС и их корректировка в 1С:Розница важны для соблюдения регламентов, предотвращения штрафов и точного учета товара. Корректировка остатков нужна, когда при физической инвентаризации или при автоматическом запросе остатков обнаружены расхождения между учётом в 1C и данными ЕГАИС.

 

В связи с изменениями законодательства, с 1 сентября 2025 года при корректировке остатков в ЕГАИС затрагиваются новые требования по электронному документообороту (ЭДО) и поэкземплярному учёту отдельных категорий продукции. Перед проведением любых корректировок рекомендуется ознакомиться с действующими методиками ЭДО и маркировки алкогольной продукции.

 

Основные понятия:

• В 1С:Розница остатки алкогольной продукции учитываются по двум регистрам ЕГАИС: остатки на складе и остатки в торговом зале.
• Иногда остаточные данные в 1С и ЕГАИС не совпадают, что требует корректировки.
• Корректировка проводится через специальный помощник, который помогает запросить остатки из ЕГАИС, сверить их с текущими данными и оформить корректирующие документы.

Остатки алкогольной продукции учитываются по трём регистраторам системы ЕГАИС:

• Регистр №1 — остатки на складе, партионный учёт по справкам и партиям;
• Регистр №2 — остатки в торговом зале, без партий, по алкокоду и наименованию;
• Регистр №3 — акцизные марки маркированной продукции (используется для проверки соответствия марок).

Учет программе

Подготовка

• Убедитесь, что все основные обмены с ЕГАИС (файлы, документы) завершены, нет незавершённых операций в УТМ.
• Выполните полную инвентаризацию алкогольной продукции на складе и в торговом зале.
• Соберите документы, подтверждающие фактические остатки по товарам.

Запрос остатков из ЕГАИС

Перейдите «Склад» —  «ЕГАИС» —  «Остатки».

 

 

Выберите организацию (магазин), для которой хотите получить остатки. Далее нажмите «Создать».

 

 

В открывшемся окне выберите регистр (№1 — остатки на складе, №2 — остатки в торговом зале).

 

 

Проведите заявление.

 

 

Далее выделите операцию и нажмите кнопку «Запросить остатки», чтобы получить актуальные остатки из ЕГАИС.

 

 

В рабочем месте обмена выполните «Выполнить обмен» — система отправит запрос в ЕГАИС через УТМ.

 

 

Подождите, пока статус запроса сменится на «Получены остатки» (обычно несколько минут, в пиковые часы может дольше)

 

 

Откройте документ — во вкладке «Остатки по данным из ЕГАИС» появятся строки с данными.

 

 

Важно! запросы по регистру №2 иногда ограничены по частоте (например, не чаще 1 раза в час) — это особенности внешней системы.

 

В табличной части вы увидите колонки:

• Наименование алкогольной продукции (взято из справочника ЕГАИС; может отличаться от вашей номенклатуры);
• Количество (в штуках или декалитрах — зависит от вида продукции);
• Номер справки/партии (для регистра №1) — ссылка на Справку 2, по которой пришёл товар;
• Поставщик/производитель (ИНН и наименование контрагента);
• Статус (корректность данных, возможные ошибки);

 

На основании сформированного отчёта об остатках становится доступным анализ актуальных данных по всем регистрам с детализацией до номенклатурной позиции.

 

При обнаружении расхождений существует возможность непосредственно из интерфейса отчёта инициировать создание документа оприходования товаров. Данный функционал особенно эффективен при запуске новой информационной базы.

 

Дополнительно для остатков по первому регистру предусмотрен инструмент «Корректировка учётных остатков».

 

 

На что обратить внимание:

• Единицы измерения: Маркируемая и фасованная продукция — в штуках; Разливная — в декалитрах.

Сопоставление:

• Если в номенклатуре есть сопоставление с алкокодом — ориентируйтесь именно на него (он надёжнее, чем наименование);
• Для регистра №1 (партионный учёт) проверяйте соответствие партий (Справки 2) и документов поступления в 1С;
• Для регистра №2 (торговый зал) сверяйте суммарные количества по алкокоду/наименованию;

Запишите расхождения: оформите отдельную таблицу «разница ЕГАИС — 1С» (например, в Excel или бумажном протоколе), где отметьте, где излишки, где недостачи.

Подготовка корректирующих документов

В зависимости от ситуации:

• Если в ЕГАИС больше, чем в 1С → нужна постановка на баланс.
• Если в ЕГАИС меньше, чем в 1С → списание.

Акт постановки на баланс ЕГАИС

Перейдите «Склад» — «ЕГАИС» — «Акты постановки на баланс».

 

 

Далее «Создать».

 

 

Укажите организацию, дату корректировки.

 

 

причину (например, «Излишек», «Пересортица»).

 

 

На вкладке «Товары»

 

 

добавьте позиции: через подбор вкладку «Открыть подбор».

 

 

Проверьте все данные: алкокоды, количество, партии, производителя.

 

 

Проведите документ и выполните обмен с ЕГАИС, чтобы документ был зарегистрирован.

 

Акт списания ЕГАИС

Перейдите «Склад» — «ЕГАИС» — «Акты списания ЕГАИС».

 

 

Далее «Создать».

 

 

Укажите причину списания (например, «Недостача», «Порча», «Пересортица»).

 

 

Выберите регистр списания

 

 

На вкладке «Товары»

 

 

добавьте позиции: марки/партии/производитель/количество. У маркируемой продукции — обязательное указание марок / справок.

 

 

Провести и отправить документ в ЕГАИС.

 

 

Важно! В ЕГАИС действует лимит: не более 2000 бутылок корректировки на баланс в месяц. Корректирующие документы принимаются системой только в течение 10 дней от даты фактической инвентаризации.

Частые ошибки и нюансы

• Отсутствие сопоставления номенклатуры / алкокода — если номенклатура в 1С не имеет алкокода, или производитель не сопоставлен с тем, что в ЕГАИС, — расхождения будут большим и сложно корректировать. Проверьте справочники заранее.
• Не все движения проведены — если есть незавершённые документы по поступлению / списанию / продаже, 1С-остатки могут быть занижены или завышены.
• Ошибка в марках / справках — особенно маркируемая продукция: неправильный номер марки или справки, неверная партия — ЕГАИС может отклонить корректирующий акт.
• Ошибка в дате — дата документа, дата инвентаризации и дата обмена должна соответствовать реальности; несоответствие дат может вызвать проблемы с проверяющими органами.
• Периодичность обмена — запрос остатков может не сразу дать данные, если система ЕГАИС загружена или есть ограничения по запросам; не паниковать, проверять статус обмена.

Заключение

Корректировка остатков ЕГАИС — это важный и ответственный процесс, требующий внимательности и четкого следования алгоритму. В 1С предусмотрены удобные инструменты и помощники для упрощения этой работы. Главное — обеспечить точность номенклатуры, своевременно проводить инвентаризацию, корректно создавать документы и быть внимательным к обмену данными с ЕГАИС.

 

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно