Настройка начислений в 1С:Розница

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

Введение

В розничной торговле заработная плата часто состоит не только из фиксированного оклада, но и из различных доплат, премий за продажи, а также может включать удержания.

От того, как правильно заданы эти элементы, зависит корректность расчета заработной платы. Если на этом этапе допустить ошибку, работники будут получать неверные суммы, а отчетность может быть искажена.

Важно учитывать ограничения программы. Для автоматического расчета сотрудник должен быть оформлен на работу, а способ начисления задается в настройках соответствующего вида расчета. Если вы хотите заранее ознакомиться с возможностями программы по кадровому учету и расчету заработной платы, можно воспользоваться демоверсией онлайн 1С:Розница.

Если речь идет о премиях за продажи, необходимо обеспечить корректный учет выручки в разрезе работника — иначе система не сможет правильно произвести расчет.

Пошаговая настройка в программе

Предварительная подготовка программы

Перейдите «Настройки» — «Еще больше возможностей».

Откроется окно с несколькими вкладками. Перейдите на вкладку «Персонал» и установите переключатель «Управление персоналом, начисление зарплаты» в положение включено.

Без этого разделы кадрового учета и расчета зарплаты не будут доступны.

Затем перейдите на вкладку «Общее». В подразделе «Товары» установите флажок «Сегменты номенклатуры».

Это важная настройка для расчета премий, так как она позволит начислять вознаграждение за продажу конкретных товаров или категорий (например, за дорогие или высокомаржинальные позиции).

Настройка начислений

Перейдите «Персонал» — «Виды начислений и удержаний».

Настройка основного начисления «Оклад»

Оклад — это базовое вознаграждение за отработанное время. В рознице чаще всего используется повременная система оплаты.

В списке найдите предопределенное начисление «Оклад по дням» и откройте его двойным кликом.

Важно! Этот вид уже настроен для расчета пропорционально отработанным дням в месяце.

В карточке основные параметры уже заданы, но проверьте ключевые данные:

Группа: «Начисления»;
Вид дохода (страх.взносы): «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами», т.к. оно полностью облагается СВ;
Код дохода НДФЛ: 2000 «Вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей».

При окладной системе зарплата выплачивается независимо от плана, а для автоматического расчета необходимо принять сотрудника на работу и назначить ему вид начисления. Это важно, потому что без приема на работу система не сможет автоматически включать его в расчет заработной платы.

Для этого перейдите «Персонал» — «Приемы на работу».

Далее «Создать».

На вкладке «Начисления и удержания» с помощью кнопки «Добавить» выберите вид «Оклад по дням».

В колонке «Сумма» укажите размер месячного оклада.

Заполните остальные обязательные поля и проведите документ. После этого начисление по окладу будет попадать в расчет автоматически при корректно заполненном кадровом документе и документе начисления зарплаты, если работник включен в него.

Настройка начисления «Премия продавцам за продажи»

Премии можно настроить как отдельный вид начисления, если они фиксированная или рассчитываются по формуле.

Для премий по результатам продаж требуется, чтобы продажи были отражены в разрезе конкретного сотрудника, а правила были настроены корректно.

Создайте новый вид начисления.

В новой карточке заполните:

Наименование: например, «Премия продавцам за продажи»;
Группа: «Начисление»;
Вид дохода (страх.взносы): «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами», т.к. полностью облагается СВ;
Код дохода НДФЛ: код 2002, «Вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей, выплачиваемое за производственные результаты».

Важно! Код 2002 применяется только для премий, которые предусмотрены системой оплаты труда (закреплены в Положении о премировании). Если они носят разовый непроизводственный характер (к празднику, юбилею, за не связанные с продажами достижения), в карточке необходимо выбрать код дохода НДФЛ 4800 («Иные доходы»).

В карточке созданного вида «Премия продавцам за продажи» нажмите на ссылку «Положения о премировании».

Или перейдите «Персонал» — «Положения о премировании».

В открывшемся списке документов нажмите «Создать».

В открывшемся окне заполните:

1.Период действия: укажите дату начала действия положения (обычно это первое число месяца) и, если необходимо, дату окончания.

2. Вариант использования положения: выберите из списка подходящий вариант:

«Индивидуальное для подразделения» — если действуют во всех подразделениях.
«Одно для выбранных подразделений» — если нужно выбрать конкретные подразделения.
«Одно для всех подразделений» — единообразно для всех подразделений вашей организации.

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите необходимое подразделение, для которого будет действовать это правило.

В колонке «Правило расчета премий» нажмите «Добавить» и выберите или создайте правило.

При создании нового правила расчета:

Выберите способ начисления:
- «Процентом» — например, 10% от выручки сотрудника;
- «Суммой» — например, фиксированная за выполнение условия.
Значение: укажите размер процента или суммы.
Отбор по сегменту: эта настройка нужна только если в вашей схеме премирования используется отбор по сегментам номенклатуры.
Условия начисления: здесь можно добавить условие, например, премия начисляется только если сумма продажи больше определенного значения. Для этого используйте кнопку «Добавить» и выберите из списка нужное условие.

Важно! Если для сотрудника действует несколько правил, требуется настроить способ их совместного применения:

«Сложение» — все премии суммируются;
«Максимум» — выбирается правило с наибольшим значением;
«Минимум» — применяется правило с наименьшим расчетным значением.

Для этого создайте группу, выбрав способ совместного применения, и поместите в нее необходимые правила. После нажмите «Записать и закрыть».

Важно! Чтобы премия рассчиталась автоматически, при оформлении продажи необходимо указывать сотрудника в том документе, который используется в вашей базе для фиксации продаж. Без этой привязки программа не сможет определить выручку в разрезе сотрудников и, следовательно, не сможет корректно произвести расчет.

После того как все продажи за месяц зафиксированы, можно рассчитать премию.

Перейдите «Персонал» — «Начисления зарплаты».

Нажмите «Создать».

Далее нажмите «Заполнить и рассчитать».

Программа включит в расчет сотрудников, которым назначено соответствующее начисление, при наличии данных для расчета и рассчитает премию на основании зафиксированных продаж и настроенных правил.

Настройка доплат

Доплаты — это любые другие виды начислений, не являющиеся базовым окладом или премией по продажам. Например, доплата за расширение зоны обслуживания, за вредные условия, за работу в ночное время.

Перейдите «Персонал» — «Виды начислений и удержаний» — «Создать».

Заполните карточку:

Наименование: например, «Доплата за расширение зоны обслуживания»;
Группа: «Начисление»;
Вид дохода (страх.взносы): «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами», т.к. облагается СВ;
Код дохода НДФЛ: выбирается в зависимости от правовой природы выплаты; для части доплат, входящих в систему оплаты труда, может применяться код 2000.
Способ расчета: выберите «Фиксированной суммой», если надбавка всегда одинаковая, или «Рассчитывается по формуле», если она зависит от какого-то показателя (например, процента от оклада).

После создания доплату нужно назначить конкретному сотруднику так же, как и оклад — через документ «Прием на работу»

или «Кадровое перемещение», указав ее размер в показателях.

Важно! Если доплата является разовой (не назначается на постоянной основе через кадровые документы), в карточке установите признак «Начисляется по отдельному документу» (в разных релизах может называться «Начислять только вручную» или «По отдельному документу»). Тогда этот вид не будет автоматически подтягиваться в «Начисление зарплаты» каждый месяц, и вы сможете вводить его вручную только в нужные периоды. Для постоянных доплат этот флажок оставляйте снятым.

Разница между постоянной и разовой доплатой: Постоянные доплаты (надбавка за стаж, совмещение) назначаются сотруднику один раз через документ «Прием на работу» или «Кадровое перемещение» и рассчитываются автоматически каждый месяц.

Разовые доплаты (к празднику, материальная помощь) начисляются напрямую в документе «Начисление зарплаты» путем добавления вида начисления с признаком «По отдельному документу» и указания суммы вручную.

Не путайте эти механизмы: если разовую выплату ошибочно назначить как постоянную, она будет попадать в расчет каждый месяц до отмены.

Важно! Большинство доплат, премий и надбавок облагаются СВ в полном объеме. Исключение составляют лишь выплаты, прямо поименованные в статье 422 Налогового кодекса РФ (материальная помощь в пределах норм, компенсации, суммы по ДМС и др.) — для них при настройке необходимо выбрать соответствующий код необлагаемого дохода.

Типичные ошибки

Вид начисления создан, но не назначен работнику.

Всегда назначайте вид через документы «Прием на работу» или «Кадровое перемещение».

Премия настроена, но в продажах не указан работник.

При оформлении продаж не указан конкретный продавец, ответственный за сделку.

Внедрите обязательный порядок — при каждой продаже указывайте работника в чеке или накладной.

Если возникают сложности с настройкой механизма премирования или учетом продаж по сотрудникам, поможет специалист-консультант 1С:Розница, который подскажет оптимальный вариант настройки для вашей базы.

Удержание создано как начисление, либо наоборот.

При создании вида расчета выбран неверный тип — «Начисление» вместо «Удержание» или наоборот. В карточке вида расчета всегда проверяйте поле «Тип».

Заключение

Настройка начислений и удержаний — это фундамент, от которого зависит правильность всех расчетов с работниками. Ошибки, допущенные на этом этапе, неизбежно приводят к неверным выплатам и искаженной отчетности, поэтому так важно подходить к процессу внимательно и последовательно.

Освоив механизмы создания видов расчета, их назначения и работы с премиями через «Положение о премировании», вы сможете гибко управлять мотивацией персонала и безошибочно начислять любые выплаты в рамках базового функционала программы.

Ключ к успеху — внимательность на каждом этапе, аккуратность при заполнении кадровых документов и регулярная проверка итогов через отчеты. Эти простые рекомендации помогут своевременно выявлять и исправлять любые неточности, гарантируя корректные расчеты и прозрачность перед работниками и контролирующими органами.

Автор материала: Ирина Денисенко