Учет и распределение невыясненных поступлений от покупателей

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Невыясненное поступление — это денежные средства от покупателя, которые поступили на расчетный счет организации, но не могут быть однозначно отнесены к конкретному счету-фактуре, договору или контрагенту. Как правило, в назначении платежа отсутствует необходимая информация: не указан номер счета или договора, допущена ошибка в реквизитах, отсутствуют ИНН или наименование плательщика, либо в выписке отражено, что средства поступили «от неизвестного лица». 

 

В таких случаях бухгалтер не имеет права сразу относить поступление на расчеты с конкретным покупателем, поскольку это приведет к искажению дебиторской задолженности и может повлиять на формирование налоговой базы. До момента выяснения назначения платежа суммы принимаются к учету как расчеты с разными дебиторами и кредиторами, а затем, по мере получения уточняющей информации, распределяются на конкретных покупателей и документы реализации.

Настройка счета (если требуется)

В типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0» невыясненные поступления обычно учитываются на счете 76.09 (проводка Дт 51 Кт 76.09). Но можно выделить отдельный субсчет, для этого перейдите «Главное» — «План счетов».

 

 

Находите счет 76.09.

 

 

Выделите его и нажмите правой кнопкой мышки. В открывшемся окне нажмите «Создать».

 

 

В открывшемся окне заполните:

• Код счета: укажите счет, например 76.09.1
• Наименование — «Невыясненные поступления»
• Подчинен счету: 76.09
• Вид счета: Активный/Пассивный
• Виды учета по счету: Налоговый (по налогу на прибыль), валютный (включается только если организация ведет расчеты в иностранной валюте)

В виды субконто добавьте: «Контрагенты», «Договоры», «Документы расчетов с контрагентами» (желательно).

 

 

Нажмите «Записать и закрыть».

 

 

Счет появится в плане счетов.

 

Как отразить поступление «невыясненных денег» от покупателя

Перейдите «Банк и касса» — «Банковские выписки».

 

 

Загрузите банковскую выписку.

 

 

В списке непроведенных операций найдите поступление от неизвестного покупателя и откройте его.

 

 

В открывшемся документе заполните:

• Плательщик: можно оставить пустым или временно указать «Неизвестный покупатель»
• Вид операции: Прочее поступление (НЕ «Оплата от покупателя», так как назначение неизвестно)
• Счет учета: 51 (или 52, если валюта).
• Счет расчетов: 76.09 или 76.09.1 (если создан субсчет)
• Назначение платежа: Вставляем текст из банковской выписки полностью. Это важно для дальнейшего анализа.

 

Проведите документ.

 

 

Проверьте проводку:

• Дт 51 Кт 76.09.01 — отражено невыясненное поступление

Как проверить невыясненные поступления в отчетах

Чтобы понимать, какие суммы еще не распределены перейдите «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость».

 

 

Укажите:

• Период — нужный месяц или все время.
• Счет — 76.09.1

 

Нажмите «Сформировать».

 

 

Увидите остаток нераспределенных сумм.

 

 

Создайте аналогично Оборотно-сальдовую ведомость по счету 62. Так вы увидите:

• невыясненное поступление по 76.09.1,
• законные долги по 62 и разницу между ними.

Как распределить невыясненное поступление на конкретного покупателя

Когда покупатель уточнит, за какой счет поступил платеж (или вы сами определите документ), нужно перенести сумму с 76.09 на 62 и распределить по конкретным счетам-фактурам.

Через изменение вида операции

Если период не закрыт и документ еще можно исправить.

1. Откройте необходимое «Поступление на расчетный счет».
2. В открывшемся окне измените:

• Вид операции с «Прочее поступление» на «Оплата от покупателя»;
• Укажите: «Контрагент», «Договор»;
• Счет расчетов: 62.01.

 

Проводка изменится: с Дт 51 Кт 76.09 на Дт 51 Кт 62.01

 

 

Этот способ лучше, если:

• период не закрыт
• отчетность не сдана
• нет блокировки изменений

Сумма больше, чем задолженность покупателя

Сформируйте два движения:

• часть суммы — на погашение задолженности по конкретному счетуфактуре/договору,
• остаток — как аванс (счет 62.02).

В табличной части «Разбивка платежа»:

1. одна строка — Дт 62.01 (расчеты по выручке),
2. вторая строка — Дт 62.02 (полученные авансы).

 

Проведите документ. Теперь часть ранее невыясненного поступления стала погашением задолженности, а часть стала авансом от покупателя.

 

Когда невыясненная сумма полностью является авансом

Если покупатель подтверждает, что деньги —  это аванс, и они не привязаны к конкретному счету-фактуре. Для этого в «Поступление на расчетный счет» укажите:

• Договор если есть,
• Плательщик: покупатель,
• Вид операции: «Оплата от покупателя».
• Счет расчетов: 62.02.

 

Проведите документ. После этого невыясненное поступление с 76.09 будет перенесено на счет 62.02.

Период уже закрыт

Если месяц уже закрыт, то нельзя перепроводить документ. Используйте корректировку через ручную операцию. Перейдите «Операции» — «Операции, введенные вручную».

 

 

Далее  «Создать» — «Операция».

 

 

В открывшемся окне заполните:

• Дт 76.09.01 Кт 62.01 и сумму поступления

Обязательно укажите: «Контрагент», «Договор», «Документ расчетов» (реализация).

 

 

В результате выполнения операции сумма будет перенесена на расчеты с конкретным покупателем. Таким образом, задолженность покупателя уменьшится на сумму поступления, а расчеты будут отражены в учете корректно и обоснованно.

 

При закрытом периоде такой способ позволяет грамотно перераспределить сумму без перепроведения банковских документов и без искажения отчетности предыдущего месяца.

Платеж поступил ошибочно и подлежит возврату

Если после поступления денежных средств установлено, что платеж является ошибочным и подлежит возврату, необходимо оформить возврат покупателю. При этом желательно получить от контрагента официальное письмо (заявление) с просьбой вернуть ошибочно перечисленную сумму — это будет основанием для проведения операции и подтверждением правомерности возврата.

 

Изначально поступление было отражено проводкой:

• Дт 51 Кт 76.09 — сумма принята к учету как невыясненное поступление.

После получения письма на возврат необходимо оформить списание денежных средств. Для этого перейдите «Банк и касса» — «Списание».

 

 

В документе выберите вид операции «Прочее списание», укажите контрагента и договор (если были заведены ранее), а в качестве счета дебета установите 76.09.1

 

 

После проведения документа будет сформирована проводка: 

• Дт 76.09 Кт 51.

В результате сумма закроется по счету 76.09, а денежные средства будут корректно возвращены покупателю без искажения расчетов по счету 62.

 

Проверка остатков по невыясненным поступлениям

ОСВ по счету 76.09

Перейдите «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и укажите счет 76.09.1 за период с начала года по текущую дату и проверьте наличие конечного сальдо. Если остаток есть, необходимо убедиться, что он обоснован и находится в работе. При необходимости более глубокой проверки детализацию можно включить дополнительно, но для первичного контроля остатков это не является обязательным

 

ОСВ по счету 62

Сформируйте ведомость по счету 62 за тот же период. Проверьте наличие дебиторской задолженности и отсутствие необоснованных кредитовых сальдо (авансов), которые должны быть зачтены.

 

Как оформить уточнение назначения платежа при связи с покупателем

Это не совсем функция 1С, но важна для документооборота. Попросите покупателя:

• указать номер договора, номер счетафактуры, назначение платежа,
• при необходимости — выслать платёжное поручение.

В самой 1С:

• в карточке контрагента можно добавить комментарий в «Дополнительная информация»

• в документе Реализация ТМЦ / счет-фактура — в поле «Комментарий» указать: «Оплата по платежу №… от …».

 

Так вы свяжете документы и сможет при необходимости быстро отследить историю.

Заключение

Учет невыясненных поступлений требует особой внимательности, поскольку ошибки в их отражении могут привести к искажению расчетов с покупателями и проблемам при закрытии месяца.

 

При поступлении денежных средств с неопределенным назначением их необходимо временно учитывать на счете 76.09, а не на счете 62 без привязки к документу. После установления назначения платежа сумма должна быть корректно распределена на конкретного покупателя и документ реализации.

 

Регулярный контроль оборотно-сальдовой ведомости по счетам 76.09 и 62 позволяет избежать накопления «висячих» остатков. Порядок работы с такими суммами должен быть закреплен в учетной политике организации.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно