Учет недостачи денежных средств в кассе в 1С Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Общие сведения

Недостача денежных средств в кассе — это превышение суммы наличных, указанных в бухгалтерском учете, над фактически имеющимися средствами. Ее выявление начинается с обязательной инвентаризации кассы, в ходе которой сравниваются реальные остатки наличных с учетными данными. Результаты инвентаризации фиксируются документально, а подтвержденная недостача регистрируется специальным бухгалтерским документом и соответствующими проводками.

 

Проведение инвентаризации кассовой наличности может осуществляться как регулярно в установленные сроки, так и вне плана — например, при смене кассира, подозрениях на нарушения или других ситуациях, требующих оперативного контроля состояния средств.

Пример

Рассмотрим на примере: в ООО «Книга» при смене кассира 21 июля 2025 года состоялась передача дел, сопровождаемая проведением инвентаризации кассы. По данным бухгалтерского учета на указанный день в кассе должно находиться 62 600,00 рублей. В результате проведенной инвентаризации была выявлена недостача в размере 500,00 рублей, а фактическое наличие денежных средств на момент проверки составило: 62 100,00 руб.

Инвентаризация кассы

Для начала создадим документ «Инвентаризация кассы». Для этого переходим на вкладку «Банк и касса» — «Касса» — «Инвентаризация кассы».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать».

• В шапке документа указываем дату проведения инвентаризации кассы.
• Выбираем организацию, в случае если учет в программе ведется сразу по нескольким юридическим лицам.
• Устанавливаем «По основной деятельности».

 

На вкладке «Ценности» нажимаем кнопку «Заполнить».

 

Программа автоматически заполнит сведения об остатках в кассе по данным учета.

 

 

В колонке «Сумма факт» вручную фиксируем значение фактической суммы денежных средств, находящихся в кассе.

 

Сумма отклонения программой будет рассчитана автоматически.

 

 

Далее переходим на вкладку «Проведение инвентаризации».

 

Заполняем данные о периоде проведения инвентаризации.

 

Указываем реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации и причину.

 

 

На вкладке «Инвентаризационная комиссия» добавляем и заполняем данные членов комиссии.

 

 

Нажимаем кнопку «Провести».

 

Для печати бланка акта инвентаризации наличных денежных средств, в документе предусмотрена кнопка «Печать».

 

 

Списание недостачи

Для списания недостачи в документе «Инвентаризация кассы» нажимаем кнопку «Создать на основании» — «Выдача наличных».

 

В случае, если в кассе обнаружена недостача денежных документов, необходимо выбрать из выпадающего списка пункт «Выдача денежных документов».

 

 

Будет создан документ «Выдача наличных».

• Вид операции выбираем – «Прочий расход».
• Счет дебета – 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
• Статья расходов – «Недостача денежных средств».
• В строке «Основание» указываем содержание хозяйственной операции.
• В строке «Приложение» фиксируем данные о документе инвентаризации.

 

Нажимаем «Провести» и «ДтКт», чтобы просмотреть сформированные проводки.

 

• Дт 94 Кт 50.01 - отражена выявленная недостача денежных средств в кассе по результатам инвентаризации.

Нажимаем «Записать и закрыть».

Для проверки корректности проведенной операции сформируем анализ счета 50.01 «Касса организации».

 

Для этого переходим на вкладку «Отчеты» — «Стандартные отчеты» —  «Анализ счета».

 

 

Устанавливаем период и нажимаем кнопку «Сформировать».

 

 

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее