Учет бланков трудовых книжек и вкладышей в них в 1с Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Общие сведения

Для новых сотрудников, впервые принятых на работу с 1 января 2021 года, ведение бумажных трудовых книжек не предусмотрено, заводится только электронная трудовая книжка. Трудовые книжки в бумажном варианте продолжают использоваться в отношении работников, которые решили не менять формат ведения трудовой книжки на электронный. При утрате, порче или заполнении всех страниц бумажной трудовой книжки может потребоваться оформление нового бланка или вкладыша.

 

Затраты на приобретение трудовых книжек и вкладышей в них признаются экономически оправданными и могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. Согласно трудовому законодательству (статьи 66 и 66.1 ТК РФ), работодатель обязан вести трудовые книжки на всех основных работников компании.

 

Минфин России разъяснил порядок учета расходов на трудовые книжки. Затраты на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При взимании платы с работника за бланк трудовой книжки у организации возникает внереализационный доход.

 

При покупке бланков трудовых книжек организация может принять НДС к вычету при наличии счета-фактуры. Выдача бланков работникам облагается НДС. Если компания выдает трудовые книжки безвозмездно, расходы на их приобретение нельзя учесть при налогообложении прибыли. Однако есть возможность учесть такие расходы, если прописать обязанность выдачи трудовых книжек в трудовом договоре.

Учет бланков трудовых книжек

Чтобы принять к учету приобретенные для работников организации трудовые книжки или вкладыши к ним, необходимо создать документ «Поступление (Товары, накладная)».

 

Для этого необходимо нажать на кнопку «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки» и создать документ «Поступление (Товары, накладная)».

 

Заполним поля табличной части, указав номенклатуру, количество, цену, ставку НДС и счета учета товара и НДС. Зарегистрируем счет-фактуру, если товар приобретен с НДС, для дальнейшего принятия НДС к вычету.  

 

 

Документ формирует проводки:

 

 

Оплату за приобретенные трудовые книжки или вкладыши к ним оформляем «Списанием с расчетного счета».

 

Заходим в пункт меню «Банк и касса», выбираем «Банковские выписки» из раздела «Банк». Кнопкой «-Списание» создаем «Списание с расчетного счета», и заполняем документ.

 

 

Чтобы учет трудовых книжек велся также и за балансом, оформим документ «Операция, введенная вручную».

 

Заходим в раздел «Операции» далее «Операции, введенные вручную». Нажимаем «Создать».

 

Оформим документ, как показано на рисунке ниже. Учет бланков строгой отчетности ведется на счете 006.

 

 

Чтобы оформить передачу трудовой книжки или вкладыша к ней работнику оформим документ «Реализация товаров».

 

В пункте меню «Продажи» выбираем «Реализация (акты, накладные, УПД)», затем нажимаем «Реализация», выбираем вид операции «Товары (накладная)».

 

Заполняем:

• контрагент — сотрудник (физическое лицо);
• счет учета расчетов с контрагентом  — 73.03;
• счета учета доходов и расходов — 91.01, 91,02 «Прочие внереализационные доходы и расходы»;
• регистрируем счет-фактуру на реализацию.

 

Документ формирует проводки:

 

 

Чтобы списать трудовую книжку с учета  за балансом, оформим документ «Операции, введенные вручную».

 

Заходим в раздел «Операции» далее «Операции, введенные вручную». Нажимаем «Создать».

 

Оформим документ, как показано на рисунке ниже.

 

 

Чтобы при начислении зарплаты сотруднику стоимость трудовой книжки была удержана из его заработной платы, создадим новое удержание.

 

Сделать это можно из документа «Начисление зарплаты». Нажатием на кнопку «Удержать», создаем новое «Удержание в счет выдачи трудовой книжки или вкладыша к ней».

 

 

Заполняем сумму удержания (стоимость трудовой книжки).

 

 

Если после оформления и проведения «Начисления зарплаты» с «Удержанием в счет выдачи трудовой книжки», открыть расчетный листок сотрудника, то в нем будет указана сумма удержания и зарплата к выплате будет рассчитана за минусом этого удержания.

 

 

Чтобы стоимость трудовой книжки удержать из зарплаты сотрудника, оформим документ «Операция, введенная вручную».

 

Заполним документ, как показано на рисунке ниже:

 

 

Проверить правильность оформления осуществленных операций по приобретению и выдаче трудовой книжки или вкладыша к ней, можно, сформировав отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 70 и 73.

 

Нажимаем «Отчеты», выбираем «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» из раздела «Стандартные отчеты».

 

 

Устанавливаем необходимый нам период формирования отчета и выбираем счет, по которому будет сформирован отчет (70,73).

 

Нажимаем кнопку «Сформировать». В сформированных отчете сальдо по счетам 70 и 73 отсутствует это значит, что все расчеты завершены.

 

 

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее