Приобретение малоценных ОС через подотчетное лицо в 1С Бухгалтерия предприятия

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Часто организации сталкиваются с необходимостью приобрести малоценные объекты основных средств, чья цена невысока, а эксплуатация непродолжительна. Чтобы минимизировать административные затраты и ускорить процесс закупок, подобные активы нередко закупаются через сотрудников путем выдачи им подотчетных средств.

 

Несмотря на простоту схемы, любые операции с подотчетными средствами требуют аккуратного подхода и надлежащего документального сопровождения.

Пример

Чтобы показать, как правильно организовать подобную закупку, рассмотрим весь процесс на конкретном примере: ООО «Лабиринт» перечислило своему сотруднику Петрову А. А. с расчетного счета 21 сентября 2025 года денежную сумму в размере 75 000,00 руб. для покупки офисной техники — принтеров HP LaserJet Pro для нужд руководства компании. Сотруднику также выдали соответствующую доверенность на получение указанной техники.

 

22 сентября 2025 года сотрудник Петров А. А. предоставил на склад ООО «Лабиринт» три купленных принтера, одновременно подав в бухгалтерию подписанный авансовый отчет и подтверждающие покупку документы.

 

Общая стоимость приобретенных принтеров составила 75 000,00 руб. (в т.ч. НДС 20% - 12 500,00 руб.). Средства, выданные под отчет, израсходованы полностью, перерасхода не возникло. 23 сентября 2025 года техника передана в оперативное пользование сотрудникам офиса.

 

В соответствии с действующей в ООО «Лабиринт» учетной политикой:

• в организации применяется ОСН, используется метод начисления и ПБУ 18/02;
• активы, СПИ которых превышает 12 месяцев и стоимостью до 100 000,00 рублей включительно, учитываются в соответствии с пунктом 5 ФСБУ 6/2020.

Выдача ДС подотчет

Для начала отразим в программе выдачу денежных средств сотруднику под отчет.

 

Для этого переходим на вкладку «Банк и касса» — «Банк» — «Банковские выписки».

 

 

Нажимаем кнопку «Списание». Данный документ формируется на основании платежного поручения.

 

В документе:

• указываем вид операции – «Перечисление подотчетному лицу»;
• выбираем сотрудника-получателя подотчетных денежных средств;
• фиксируем сумму;
• в строке «Статья расходов» выбираем «Выдача подотчетных сумм»;
• Галочка «Подтверждено выпиской банка» должна быть активна.

 

Нажимаем кнопку «Провести» и «ДтКт», чтобы просмотреть, какие проводки были сформированы программой.

 

• Дт 71.01 Кт 51 - Перечислены денежные средства подотчетному лицу с расчетного счета организации.

Авансовый отчет

Следующим этапом станет регистрация в бухгалтерском учете авансового отчета, представленного сотрудником для подтверждения произведенных расходов.

 

Для этого переходим на вкладку «Банк и касса» — «Касса» — «Авансовые отчеты».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать» — «Авансовый отчет».

• В шапке документа указываем дату авансового отчета.
• Выбираем подотчетное лицо и склад, на который будут оприходованы поступившие ТМЦ.
• В нижней части документа указываем назначение аванса.
• В строках «Приложение:» и «документов на» фиксируем число подтверждающих документов и общее количество листов, прикладываемых к авансовому отчету.

 

В табличной части документ аванса будет подтянут автоматически, после выбора подотчетного лица.

 

Однако, если этого не произошло, используя кнопку «Добавить», можно заполнить табличную часть вручную.

 

Нажимаем на иконку с тремя точками, чтобы вызвать окно «Выбор типа данных», в котором выбираем строку, соответствующую форме выдачи подотчетных средств сотруднику. В нашем примере это «Списание с расчетного счета».

 

В представленном списке выбираем документ, подтверждающий списание с расчетного счета, связанный с выдачей подотчетной суммы.

 

 

На вкладке «Товары»:

• фиксируем наименование, номер и дату документа, подтверждающего расход;
• в колонке «Номенклатура» указываем наименование приобретенного оборудования с видом номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы»;
• указываем количество, цену и ставку НДС. Итоговые суммы программой будут рассчитаны автоматически;
• указываем поставщика, у которого было приобретено оборудование;
• если продавцом был выставлен счет-фактура, то устанавливаем галочку в колонке «СФ» и указываем реквизиты (дату и номер) входящего счета-фактуры;
• В колонке «Счет учета» указываем счет затрат, на который будет списана стоимость купленных малоценных объектов ОС и аналитику к нему.

Внимание! В случае, если в кассовом чеке выделен НДС отдельной строкой, но счет-фактура отсутствует, укажите в графе «НДС» ставку налога. Сумма налога будет автоматически вычислена и учтена только в БУ на счете 91.02 в качестве прочих расходов по статье с видом «Прочие косвенные расходы» и снятой галочкой «Принимается к налоговому учету».

 

 

Нажимаем «Провести» и «ДтКт» для просмотра проводок, которые были сформированы.

 

• Дт 10.21.1 Кт 71.01 – приняты к учету малоценные ОС, приобретенные через подотчетное лицо;
• Дт 26 Кт 10.21.2 – списаны малоценные ОС на общехозяйственные расходы в бухгалтерском учете;
• Дт 19.03 Кт 71.01 - отражен входящий НДС по малоценным ОС, приобретенным через подотчетное лицо.

После проведения документа «Авансовый отчет», в программе автоматически будет создан документ «Счет-фактура полученный» с установленной галочкой «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения».

 

 

Документ формирует в программе бухгалтерскую проводку на вычет НДС:

• Дт 68.02 Кт 19.03.

 

Чтобы убедиться в корректности произведенной операции и проанализировать расчеты по выданным подотчетным суммам, переходим на вкладку «Отчеты» — «Стандартные отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

 

 

Задаем период, выбираем счет 71.01 и нажимаем кнопку «Сформировать».

 

Передача ОС в эксплуатацию

Далее отразим в программе передачу малоценных объектов ОС в эксплуатацию.

 

Для этого переходим на вкладку «Склад» — «Спецодежда и инвентарь» — «Передача материалов в эксплуатацию».

 

 

В шапке документа фиксируем дату передачи малоценных ОС в эксплуатацию.

• Указываем местонахождение - подразделение организации, в которое передаются в эксплуатацию малоценные объекты ОС.
• Указываем склад - место хранения, с которого передаются в эксплуатацию малоценные объекты ОС.

 

Переходим на вкладку «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и, используя кнопку «Добавить», заполняем табличную часть документа.

• Указываем малоценное ОС, передаваемое в эксплуатацию, количество.
• В колонке «Физическое лицо», выберете сотрудника, за которым будут числиться малоценные ОС на забалансовом счете.
• В колонке «Способ отражения расходов» выберите из справочника способ списания стоимости малоценных объектов ОС в расходы, указав счет затрат и аналитику.

 

 

Нажимаем «Провести» и «ДтКт», чтобы просмотреть сформированные программой проводки.

 

 

• Дт 10.21.2 Кт 10.21.1 – в БУ отражена передача в эксплуатацию малоценных объектов ОС;
• Дт 26 Кт 10.21.1 – в НУ учтена в расходах стоимость малоценных объектов ОС, переданных в эксплуатацию;
• Дт МЦ.04 – малоценные ОС, переданные в эксплуатацию, отражена на забалансовом счете.

Таким образом, в налоговом учете стоимость малоценных объектов ОС признана расходом на дату начала их эксплуатации, а в бухгалтерском учете — на дату их приобретения.

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее