Командировка за границу, расчеты в валюте

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Общая информация

В соответствии с действующим законодательством при направлении сотрудника в зарубежную командировку организация должна документально закрепить порядок командирования работников. Это осуществляется путем разработки локального нормативного акта или включения соответствующих условий в коллективный договор.

 

В рамках бухгалтерского учета командировочных расходов организация обязана компенсировать сотруднику следующие затраты:

1. Расходы на проезд до места назначения и обратно.
2. Проживание (аренда жилья, оплата гостиницы).
3. Суточные в установленном размере.
4. Согласованные расходы (мобильная связь, интернет, транспорт, представительские расходы).

При зарубежных командировках также дополнительно компенсируются:

1. Визовые расходы (расходы на оформление визы, пошлина за оформление загранпаспорта).
2. Консульские сборы.
3. Аэродромные сборы.
4. Транспортные платежи (въезд, транзит).
5. Медицинская страховка.
6. Прочие обязательные платежи.

Организация самостоятельно определяет размер суточных, закрепляя его в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Однако существуют закрепленные законодательно необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами лимиты:

• 700 рублей в день - в случаях командировки внутри страны (России);
• 2500 рублей в день - в случаях зарубежной командировки;
• 1250 рублей в день - в случае если  зарубежная командировка однодневная (50% от нормы).

Расчет дней для начисления суточных при заграничных командировках производится по отметкам пограничных органов в паспорте при выезде/въезде в РФ. Для стран с межправительственными соглашениями — по билетам

 

По завершении командировки сотрудник обязан предоставить авансовый отчет, а также приложить подтверждающие документы. Документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

 

Все вышеуказанные расходы при наличии надлежащих первичных документов включаются организацией в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах установленных норм.

Перечисление подотчетной суммы в валюте

Аванс на командировочные расходы компания может выплатить сотруднику в валюте, в рублях, и в валюте и рублях.  При выплате сотруднику аванса в иностранной валюте, он пересчитывается в рубли по курсу Центробанка на дату выплаты. В учете аванс отражается в валюте и в рублях.

Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку с 01.05.2025г. по 05.05.2025г. При возвращении он предоставил расходные документы:

• чек на оплату гостиницу 300 EUR;
• билеты на проезд, приобретенные организацией 120 000 руб.

Исходя из положения о командировках за границу суточные рассчитываются:

1. 700 руб/сут - суточные на территории России = 1сут х 700 руб. = 700руб.;
2. 55 EUR / сут - суточные на территории иностранного государства = 4 сут х 55 EUR = 220 EUR 

Перечисление иностранной валюты в подотчет отражается документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» из раздела «Банк и касса» блок «Банк» пункт «Банковские выписки».

 

• В строке «Счет учета» указываем счет 52 «Валютные счета».
• В строке «Банковский счет» выбираем валютный счет, с которого будет производится оплата.
• Строка «Статья расходов» заполняется автоматически «Выдача подотчетных сумм».

Авансовый отчет

Если подотчетные средства выдавались в разных иностранных валютах и в рублях, для отражения операций формируются авансовые отчеты отдельно по каждой валюте.

 

Документ «Авансовый отчет» находится в разделе «Банк и касса» блок «Касса» пункт «Авансовые отчеты».

 

 

По кнопке «Создать» выбираем форму «Авансовый отчет» и формируем авансовый отчет в EUR. 

 

 

 

Внимание! Документ «Авансовый отчет по командировке» не подходит для отражения операций в валюте.

 

Для установки валюты в авансовом отчете переходим по ссылке, выбираем валюту, в которой был перечислен аванс.

 

В строке «Курс» устанавливаем переключатель в положение «Рассчитывается автоматически», для того, чтобы курс валюты подтянулся на дату выдачи аванса и на дату авансового отчета.

 

 

Во вкладке «Авансы» по кнопке «Добавить» выбираем документ перечисления аванса подотчетному лицу.

• В графе «Зачтено (EUR)» табличной части документа, указываем сумму, что обозначит, что отчет заполнен в EUR.
• Графа «Курс» заполнится автоматически курсом валюты на даты выдачи аванса.
• В графе «Зачтено (руб.)» рассчитается сумма аванса в рублях на дату его выдачи.

 

Во вкладке «Прочее» вносим данные по документам расходов, по которым отчитался сотрудник в EUR.

 

В нашем случае, это чек за проживание в гостинице и суточные. Проставляем счета затрат, на который относятся расходы по командировкам, указываем подразделение.

 

В графах «Субконто» и «Субконто НУ»  выбираем «Командировочные расходы».

 

 

В проводках документа видим, что признание расходов по командировкам пересчитано в рублях.

 

 

Пересчет затрат из валюты в рубли в документе «Авансовый отчет» происходит автоматически согласно законодательства:

• в части аванса - на дату выдачи аванса;
• в части перерасхода- на дату утверждения авансового отчета.

Проверим пересчет валюты в рубли в документе:

• курс EUR на дату выдачи аванса (01.05.2025г.) - 92,8370 руб.
• курс EUR на дату авансового отчета (08.05.2025г.) - 92,1439 руб.

Сумма аванса в пересчете на рубли : 500 EUR х 92,8370 руб. = 46 418,50 руб.

 

Сумма перерасхода по авансовому отчету : 20 EUR х 92,1439 руб. = 1 842,88 руб.

 

Итого сумма расхода : 46 418,50 руб. + 1 842,88 руб. = 48 261,38 руб.

 

 

Распечатать «Авансовый отчет» можно по кнопке «Печать».

 

 

Проверим пересчет сумм в проводках:

1. (46 418,50 руб. + 1 842,88 руб.) / 520 EUR =92,810346153846 руб. (не округляем).

• 300 EUR (проживание в гостинице) х 92,810346153846 руб. = 27 843,10 руб.
• 220 EUR (суточные) х 92,810346153846 руб. = 20 418,28 руб.

Итого сумма расхода 27 843,10 руб. + 20 418,28 руб. = 48 261,38 руб.

Возмещение перерасхода

Далее нужно возместить сотруднику перерасход по авансовому отчету в сумме 20 EUR. Для этого заходим в раздел «Банк и касса» блок «Банк» пункт «Банковские выписки» и создаем документ «Списание с расчетного счета».

 

 

Документ оформляем аналогично документу при перечислении аванса в подотчет.

 

 

Чтобы проверить расчеты с подотчетным лицом, заходим в раздел «Отчеты» блок «Стандартные отчеты» пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и сформируем ОСВ по счету 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

 

 

Из ведомости мы видим, что сальдо на конец периода отсутствует, значит, расчеты с подоточетным лицом завершены.

 

Начисление НДФЛ и страховых взносов с суточных сверх нормы

НДФЛ и страховыми взносами не облагаются суточные в пределах норм:

• 700 руб./сут - по России
• 2 500 руб./сут - за границей

Рассчитаем суточные согласно нормам по сотруднику:

• 1 дн х 700 руб/сут = 700 руб. по России
• 4 дн х 2 500 руб./сут = 10 000 руб. за границей

Итого: 10 700 руб.

 

Для начисления НДФЛ суточные, полученные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли на дату фактически полученного дохода. Датой фактически полученного дохода для суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. В данном примере- 31.05.2025г.

 

Рассчитаем суточные на 31.05.25г.:

• 220 EUR х 89,2512 руб. = 19 635,26 руб.

Доход, облагаемый НДФЛ = (19 635,26 руб. + 700 руб.) - 10 700 руб. = 9 635,26 руб.

 

Для начисления страховых взносов датой получения доходов считается дата утверждения авансового отчета.

 

Рассчитаем суточные на 08.05.2025г.:

• 220 EUR х 92,1439 руб. = 20 271,66 руб.

Доход, облагаемый страховыми взносами = (20 271,66 руб. + 700 руб.) - 10 700 руб. = 10 271,66 руб.

 

Если налоговые базы для исчисления НДФЛ и страховых взносов разные, то начисление СВ можно оформить через документ «Начисление зарплаты»,

 

 

а удержание НДФЛ документом «Операция учета НДФЛ».

 

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее