Исправление отрицательных остатков по счетам без инвентаризации

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

В процессе ведения учета можно столкнуться с появлением отрицательных остатков по отдельным счетам учета, чаще всего по счетам 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и другим счетам складского или количественного учета. Отрицательный остаток означает, что в программе произошло списание имущества, которое на момент проведения документа отсутствовало на учете, то есть расход был отражен раньше поступления.

 

Такие ситуации возникают из-за ошибок в документах: неправильной даты или последовательности ввода операций, отсутствия документа поступления, некорректных цен, аналитики или перепроведения документов. В идеальной ситуации расхождения устраняются путем проведения инвентаризации, однако на практике бухгалтеру часто необходимо исправить отрицательные остатки без нее — например, для корректного закрытия периода и подготовки отчетности. В этом случае используются корректировки документов и бухгалтерские операции, позволяющие восстановить правильные остатки по счетам учета.

Настройка системы

Перейдите «Администрирование» — «Проведение документов».

 

 

Снимите галку «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета» (если хотите запретить будущие минусы).

 

 

Это предотвратит новые ошибки, но не исправит старые.

Диагностика остатков

Перед тем как исправлять отрицательные остатки, необходимо точно определить, на каком счете и по какой номенклатуре они возникли.

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ)

Перейдите «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

 

 

После открытия отчета необходимо указать период, за который требуется проверить остатки. Обычно проверку выполняют за месяц или за квартал, однако при необходимости можно установить любой период. Выберите счет (например, 10, 41), период, организацию и нажмите «Сформировать»

 

 

Программа сформирует отчет, в котором будут отображены все материалы (или другие объекты учета) по выбранному счету. При этом позиции, по которым образовались отрицательные остатки, будут выделены красным цветом, что позволит быстро определить проблемные номенклатуры и обратить на них внимание.

 

Отчет «Контроль отрицательных остатков»

Перейдите «Склад» — «Контроль отрицательных остатков».

 

 

Установите период организацию и нажмите «Сформировать».

 

 

Отчет покажет номенклатуру, склад, счет с минусом по количеству.

 

Определение причины отрицательного остатка

После того как в ОСВ найден счет с отрицательным остатком, необходимо определить документ, который привел к появлению минуса. Для этого в сформированном отчете «Оборотно-сальдовая ведомость» нужно дважды щелкнуть по сумме отрицательного остатка.

 

Обычно открывается отчет «Карточка счета», в котором отражаются все операции по выбранному счету за указанный период.

 

 

Просматривая этот отчет сверху вниз, необходимо найти строку, в которой остаток впервые становится отрицательным. Документ, указанный в этой строке, и является причиной возникновения отрицательного остатка.

 

Чаще всего таким документом оказывается:

• «Реализация товаров и услуг»;
• «Требование-накладная»;
• «Списание материалов»;
• «Отчет производства за смену».

Именно этот документ необходимо проверить и при необходимости исправить, если период еще не закрыт.

Проверка последовательности документов

Одной из наиболее распространенных причин отрицательных остатков является неправильная последовательность документов. Например, сначала оформлена реализация товара, а поступление этого товара от поставщика оформили позже. В результате программа фиксирует расход раньше прихода, что автоматически приводит к отрицательному остатку. 

 

Чтобы проверить последовательность документов, необходимо снова обратиться к отчету «Карточка счета» или сформировать отчет «Анализ субконто» («Отчеты» — «Анализ субконто»).

 

 

В настройках отчета необходимо указать вид субконто «Номенклатура».

 

 

Нажмите «Сформировать».

 

 

Отчет покажет движение по конкретной номенклатуре: приход, расход и остаток. По этому отчету легко определить, какой документ списал товар раньше, чем он был оприходован.

 

Исправление отрицательных остатков путем перепроведения документов

Первое действие, которое рекомендуется выполнить после выявления проблемы, — это перепроведение документов за соответствующий период. Иногда отрицательные остатки возникают из-за того, что документы были введены задним числом, но программа не пересчитала последовательность проводок. 

Перепроведение через «Закрытие месяца»

Перейдите «Операции» — «Закрытие месяца».

 

 

В форме обработки появится гиперссылка «Перепроведение документов».

 

 

Кликните — откроется форма с периодом. Выберите период и нажмите «ОК».

 

 

Программа автоматически перепроведет все документы за выбранный период в правильной хронологической последовательности.

Групповое перепроведение

Перейдите «Операции» — «Групповое перепроведение документов».

 

 

Откроется окно с полями Дата начала, Дата окончания, Организация. Заполните их и нажмите «Выполнить».  При необходимости установите галку на «Останавливать выполнение при ошибке».

 

 

После нажатия «Выполнить» откроется окно с прогресс-баром, показывающим количество обработанных документов, и текущий документ, который перепроводится. По завершении появится сообщение «Перепроведение успешно завершено!» или список ошибок.

Исправление даты документа

Если перепроведение документов не помогло устранить отрицательный остаток, необходимо проверить дату документа, который вызвал проблему. Для этого нужно открыть документ, указанный в отчете «Контроль отрицательных остатков» дважды щелкнув по названию документа. После открытия документа необходимо проверить дату. Если дата документа стоит раньше даты поступления товара, необходимо изменить ее на более позднюю дату, когда товар уже был оприходован на склад.

 

 

После изменения даты нужно нажать кнопку «Провести и закрыть», чтобы сохранить изменения и сформировать новые проводки.

 

Ввод пропущенного документа поступления

Иногда отрицательный остаток возникает из-за того, что в программе отсутствует документ поступления, хотя фактически товар уже был получен. В такой ситуации необходимо ввести документ «Поступление товаров и услуг». Для этого перейдите «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)».

 

 

Создайте документ с проблемной номенклатурой и отрицательные остатки будут устранены.

 

ВАЖНО! для всех методов автоматического исправления: Перепроведение документов, Исправление даты документа и Ввод пропущенного поступления работают ТОЛЬКО если отчетный период НЕ ЗАКРЫТ (месяц/квартал открыт для редактирования документов).

 

Для ЗАКРЫТОГО периода (закрытие месяца выполнено) используйте исключительно ручные проводки через документ «Операция, введенная вручную» с датой соответствующего отчетного периода — это единственный законный способ исправления без переоткрытия закрытых периодов.

Исправление ручными проводками

Оприходование отрицательных остатков (количество минус, сумма = 0)

Если в ОСВ минус по количеству, а сумма остатка 0 руб. Для этого перейдите «Склад» — «Оприходование товаров».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

В открывшемся окне заполните:

• Дата: дата исправления
• Организация, Склад: из диагностики.
• Статья доходов: Оприходование излишков

 

В табличной части заполните номенклатуру из отчета «Контроль отрицательных остатков»:

• Количество: положительное значение минуса;
• Сумму: 0,01 руб. (минимальная техническая сумма, которая затем списывается отдельной операцией).

 

Нажмите «Провести и закрыть».

 

Списание «копеечных» остатков

После оприходования остатков п. 8.1. в ОСВ отрицательные остатки исчезнут, но появится сумма 0,01, т.к. нельзя оприходовать товар без суммы. Для списания этих сумм перейдите «Операции» — «Операции, введенные вручную».

 

 

Далее «Создать» — «Операция».

 

 

В открывшемся окне укажите:

• Дату: таже, что и в оприходовании товара
• Проводки: Дт 91.02 (в субконто укажите «Пересортица товаров (списание)») Кт 10/41 (субконто укажите необходимую номенклатуру)
• Содержание: Пересортица товаров (списание)

 

Нажмите «Провести и закрыть».

 

 

Отрицательные суммы без количества

Если отрицательный остаток возникает только по сумме при нулевом количестве, его можно исправить через документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную» — «Создать»), указав дату из оборотно-сальдовой ведомости и те же субконто (номенклатура и склад).

 

Если отрицательная сумма отражена по кредиту счета (например, 10), вводится проводка Дт 10 Кт 91.01 на сумму отрицательного остатка; если же отрицательное сальдо образовалось по дебету счета, используется проводка Дт 91.02 Кт 10 на соответствующую сумму.

 

 

После проведения документа стоимость корректируется и отрицательное сальдо по сумме устраняется.

Проверка после исправления

Затем необходимо снова сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» и убедиться, что отрицательный остаток исчез.

 

Заключение

Отрицательные остатки чаще всего возникают из-за ошибок ввода документов или нарушения их хронологической последовательности. Правильный порядок действий включает поиск отрицательного остатка в отчетах, анализ карточки счета, определение документа-причины и внесение корректировок в исходные документы или ввод дополнительных операций. 

 

Регулярная проверка оборотно-сальдовой ведомости и внимательное соблюдение последовательности ввода документов позволяют избежать подобных ошибок и поддерживать корректность бухгалтерского учета в программе 1С.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно