Командировка в 1С:УТ

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

Система 1С:УТ автоматизирует полный цикл командировки — от создания заявки до выдачи подотчетных сумм и формирования авансового отчета на ее основе. Это сокращает рутинные операции, исключает ошибки ручного ввода и дает руководству прозрачную картину расходов по каждой поездке.

Перед внедрением данного функционала можно изучить его возможности через онлайн демо-версию «1С:Торговля», чтобы заранее ознакомиться с механизмами оформления командировок и контроля расходов.

Предварительные настройки

Открываем вкладку «НСИ и администрирование». В разделе «Настройка НСИ и разделов» кликаем на «Казначейство и взаиморасчеты».

Раскрываем подраздел «Подотчетники» и включаем флажок «Заявки на командировку».

Создание заявки на командировку

Открываем вкладку «Казначейство». В разделе «Подотчетники» кликаем на «Заявки на командировку».

В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать».

Программа сформирует документ «Заявка на командировку», где на вкладке «Главное» необходимо выбрать командируемого сотрудника и указать детали поездки.

В поле «Предполагаемые расходы» вносим планируемую сумму и выбираем валюту.

Если требуется направить в командировку сразу несколько сотрудников, то активируем флаг «Группа сотрудников», после чего нажимаем на гиперссылку «указать сотрудников».

В открывшемся окне, воспользовавшись кнопкой «Добавить», заполняем табличную часть перечнем сотрудников.

На вкладке «Бронирование» фиксируется информация о способе передвижения до места командировки и обратно, датах убытия и прибытия, трансфере и предполагаемом месте проживания.

Заявка поддерживает согласование — ее статус меняется по ходу утверждения. Это позволяет отслеживать, одобрена ли поездка, прежде чем переходить к выдаче подотчетных сумм.

После того как заявка была согласована (если это предусмотрено в организации), можно спланировать выдачу денег подотчетнику.

Для этого кликаем на гиперссылку «Выдать под отчет на командировочные расходы» в нижней части экрана.

В открывшемся окне:

выбираем способ выдачи денег;
срок выдачи;
источник финансирования.

В табличной части, используя кнопку «Добавить», указываем статью ДДС и сумму к выдаче, которая отобразится напротив гиперссылки.

Действие равносильно созданию заявки на расходование. И если мы откроем платежный календарь, то увидим, что сумма отобразилась в нем.

Выдача денежных средств подотчетнику

На основании заявки на командировку формируется расходный кассовый ордер или списание безналичных средств — в зависимости от выбранного способа выдачи денег.

Для этого используется кнопка «Создать на основании» и соответствующий пункт меню из выпадающего списка.

Программа формирует выбранный документ и автоматически заполняет его всеми необходимыми сведениями. Проверяем корректность и проводим документ.

После этого в нижней части заявки на командировку отобразится гиперссылка со статусом «Оплачена полностью».

Аналитика

Все выданные по заявке средства отражаются в отчетах, которые открываются непосредственно из документа.

Для этого используется кнопка «Отчеты», где выбирается нужный отчет.

Отчет «Фактическая оплата заявки»

Показывает:

план-факт по оплате;
какие платежные документы закрыли сумму;
остаток к оплате.

Важно! При частичной оплате и последующем закрытии заявки в отчете отдельно отражается сумма закрытия — она уже не подлежит оплате.

Отчет «Контроль выданных подотчетному лицу авансов по заявке»

Позволяет проанализировать целевое использование средств и отследить расходование ДС.

Документы на основании заявки

На основании заявки на командировку можно сформировать:

авансовый отчет — для отчета по выданным подотчетным суммам;
документ «Бронирование» — для фиксации сведений о проведенных бронированиях билетов, гостиниц и трансферов.

Для этого используется кнопка «Создать на основании» с выбором соответствующего пункта.

Если при настройке бизнес-процессов командировок или работе с подотчетными суммами возникают вопросы, консультант по «1С:Управление торговлей» поможет подобрать оптимальные настройки и корректно организовать учет в системе.

Автор материала: Ирина Денисенко