Автоматическое снятие устаревших резервов

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

В процессе работы с заказами покупателей часто возникает ситуация, когда зарезервированный товар длительное время не отгружается.

 

В «1С: Управление торговлей» такие резервы могут «зависать», что приводит к искажению данных о свободных остатках на складах и затрудняет работу. Товар фактически становится недоступным для реализации другим клиентам, хотя потребность в нем для первоначального заказа уже утрачена.

 

Механизм резервирования широко используется в торговых организациях для гарантированного выполнения обязательств перед клиентами. После оформления заказа программа резервирует необходимое количество товара на складе, исключая его продажу другим покупателям.

 

Однако при отсутствии контроля со временем возникает обратная проблема: часть товаров оказывается «замороженной» под заказами, которые давно потеряли актуальность. Программа продолжает учитывать их как зарезервированные, хотя фактически они могут быть реализованы другим покупателям.

 

В типовой конфигурации «1С:Управление торговлей» отсутствует встроенный механизм автоматического снятия резервов по истечении установленного срока хранения товара. Для решения этой задачи используется собственное регламентное задание, настраиваемое под бизнес-процессы организации и запускаемое по расписанию. Предварительно ознакомиться с возможностями системы можно через онлайн демо-версию «1С:Торговля», чтобы оценить доступные механизмы резервирования и управления заказами.

Отражение в программе

Проверка функциональных опций системы

Перейдите «НСИ и администрирование» — «Продажи».

 

 

Откроется окно с настройками, относящимися к продажам. В группе настроек «Оптовые продажи».

 

 

Внутри этой группы обратите внимание на блок «Использование заказов клиентов». В нем установите флажок (см.рисунок ниже).

 

 

Этот режим обеспечивает полный функционал резервирования товаров как с имеющихся складских остатков, так и под будущие поступления.

Создание регламентного задания

Перейдите «НСИ и администрирование» — «Обслуживание».

 

 

Далее «Регламентные и фоновые задания».

 

 

Откроется список уже существующих регламентных заданий.

 

Перейдите «Еще» — «Добавить».

 

 

Откроется окно выбора шаблона регламентного задания. В этом окне представлен список предопределенных шаблонов, предназначенных для выполнения различных фоновых задач.

 

В списке найдите шаблон с наименованием «Свертка резервов товаров организаций».

 

 

Важно! Шаблон «Свертка резервов товаров организаций» в типовой конфигурации предназначен для оптимизации структуры резервов (объединения, перераспределения), а не для автоматического закрытия заказов по истечении срока.

 

Если после настройки этого задания резервы по просроченным заказам не снимаются, используйте ручные способы закрытия или обратитесь к специалистам 1С для доработки регламентного задания под ваши бизнес-процессы. В подобных ситуациях консультант по «1С:Управление торговлей» поможет определить причину некорректной работы механизма и предложит оптимальное решение для вашей конфигурации.

 

После выбора шаблона откроется форма создания нового регламентного задания, уже заполненная параметрами из выбранного шаблона. Вам останется только адаптировать ее под свои задачи.

 

Установите флажок «Включено» – это активирует задание. Без него задание не будет запускаться по расписанию.

 

Заполните:

• «Наименование» введите понятное название, например: «Автоматическое снятие устаревших резервов по заказам».
• «При ошибках повторять» оставьте значение 0.

Это означает, что при возникновении ошибки задание не будет перезапускаться автоматически. Если хотите, чтобы при сбое задание пыталось выполниться повторно, укажите количество попыток (например, 3) и в поле рядом укажите интервал в секундах (например, 60).

• «Запускается от имени» оставьте пустым или укажите технического пользователя с необходимыми правами.
• «Ключ» оставьте без изменений, если в вашей базе не используется распределенная информационная база или специальная схема идентификации задания.

 

Нажмите на «Расписание» – откроется окно настройки расписания.

 

В открывшемся окне перейдите на вкладку «Общие».

• «Дата начала» укажите дату, с которой задание должно начать работать.
• «Дата окончания» при необходимости можно указать дату, до которой задание будет активно.

Если вы не планируете ограничивать срок действия задания, оставьте это поле пустым. В этом случае задание будет выполняться бессрочно.

 

 

Перейдите на вкладку «Дневное».

 

Здесь настраивается ежедневное выполнение задания.

• «Время начала» укажите время, когда задание должно запускаться.
• «Время окончания» и «Завершать после» в данном случае можно оставить пустыми или со значениями по умолчанию.

Они используются для ограничения времени выполнения задания, если требуется, чтобы оно завершалось к определенному сроку. Если задание должно выполняться без ограничений по времени, эти поля не заполняются.

 

Раздел «Детальное расписание дня» позволяет задать несколько интервалов запуска в течение одного дня. Для задачи, когда требуется один ежедневный запуск, этот раздел не заполняется.

 

 

На вкладках «Недельное» и «Месячное» можно настроить выполнение по конкретным дням недели.

 

Для ежедневного выполнения достаточно настроек на вкладке «Дневное».

 

После того как все параметры расписания указаны, сохраните изменения.

 

 

Настройка расписания завершена. Теперь задание будет автоматически запускаться в указанное время каждый день.

Способы ручного снятия резервов

Несмотря на наличие автоматического механизма, в некоторых ситуациях может потребоваться ручное снятие резервов. Это может быть связано с отменой заказа клиентом, изменением условий поставки или необходимостью немедленного освобождения товара для другого клиента.

 

В системе предусмотрено несколько способов сделать это вручную.

Закрытие из списка

Перейдите «Продажи» — «Заказы клиентов».

 

 

Откроется список, в котором можно выделить один или несколько заказов, по которым необходимо снять резервы. Для выделения нескольких удерживайте клавишу Ctrl и щелкайте по нужным строкам, либо выделите диапазон с помощью клавиши Shift.

 

После того как нужные заказы выделены, нажмите «Действия» — «Закрыть заказы».

 

 

Программа предложит два варианта закрытия:

• «Закрыть полностью выполненные заказы» — по которым все обязательства уже выполнены.
• «Закрыть с отменой неотработанных строк» — если нужно снять резерв и закрыть только незакрытую часть заказа.

Важно! Этот вариант гарантированно снимает резервы только по тем заказам, по которым не было ни одной отгрузки.

 

При закрытии с отменой неотработанных строк программа может запросить причину отмены. Если в настройках программы включена функциональная опция «Отменить неотработанные строки по причине», вам необходимо будет выбрать причину из предложенного списка или ввести ее вручную.

 

Закрытие через помощника закрытия

Если требуется более детальная работа с заказами, можно использовать «Помощник закрытия заказов». Доступ к нему можно получить непосредственно из формы документа «Заказ клиента» по гиперссылке «Закрыть заказ».

 

Помощник позволяет:

• отменить неотработанные строки с указанием причины;
• скорректировать строки по мерным товарам;
• привести цены в соответствие с документами реализации.

 

Этот способ удобен, когда нужно закрыть один конкретный заказ и при этом разобраться с расхождениями между заказом и фактической отгрузкой.

Снятие резерва при отгрузке

При оформлении документа «Реализация товаров и услуг» на основании заказа резервы снимаются автоматически в момент проведения реализации, если строка реализации связана с заказом клиента.

 

 

Как работает механизм списания из резерва:

• Если документ создан на основании заказа, колонка «Заказ клиента» заполняется автоматически ссылкой на родительский заказ. В этом случае при проведении реализации резервы по указанному заказу снимаются автоматически — дополнительных действий не требуется.
• Если документ создан вручную (не на основании заказа), и вы хотите списать товар именно из резерва, необходимо вручную заполнить колонку «Заказ клиента».

Если колонка «Заказ клиента» заполнена, но по каким-то причинам требуется отгрузить товар без списания из резерва (например, если резерв был создан ошибочно), можно очистить колонку для нужной строки. В этом случае товар будет списан со склада обычным порядком, без снятия резерва.

Изменение статуса

Чтобы изменить статус, откройте нужный заказ, в верхней части формы найдите поле «Статус» и выберите из выпадающего списка значение «Закрыт».

 

 

Этот способ можно использовать для единичных заказов.

 

Важно! Ручное снятие резервов рекомендуется использовать только в исключительных случаях, когда автоматический механизм не сработал или требуется оперативное вмешательство. При регулярном использовании полностью полагайтесь на настроенное регламентное задание, оно будет выполнять эту работу за вас по расписанию.

Проверка работы автоматического механизма

После настройки регламентного задания выполните проверку одним из способов:

Проверка создания документов

Перейдите «Продажи» — «Заказы клиентов».

 

 

Регламентное задание «Свертка резервов» не создаёт отдельных документов, а работает в фоновом режиме.

 

Чтобы проверить результат, используйте отчёт по остаткам или проверьте статусы заказов (оба способа описаны ниже).

 

Если резервы по просроченным заказам не снялись — значит, механизм «Свертки» в вашей конфигурации не решает задачу автоматического закрытия. В этом случае используйте ручное закрытие.

Проверка остатков в резерве

Перейдите «Склад и доставка» — «Отчеты по складу».

 

 

Откройте «Остатки и доступность товаров».

 

 

В сформированном отчете вы увидите колонку «В резерве», в ней отображается количество товара, зарезервированное под конкретные заказы.

 

Если резерв снят, значения в этой колонке по вашему заказу будут равны нулю.

 

Проверка статусов

Перейдите «Продажи» — «Заказы клиентов» и настройте отбор по статусу «Закрыт».  Для контроля добавьте отбор по полю «Срок выполнения» и укажите период, за который задание должно было отработать.

 

Это позволит убедиться, что закрылись именно просроченные заказы, а не все подряд.

 

 

Проверьте, что нужные заказы оказались в списке закрытых.

Заключение

Выполнив все шаги последовательно, вы создадите регламентное задание, которое будет ежедневно проверять заказы клиентов и автоматически снимать резервы по тем из них, по которым не было отгрузки в установленный срок. Это позволит автоматизировать рутинную операцию, исключить человеческий фактор и поддерживать актуальные данные о свободных остатках товаров на складах.

 

Перед запуском в рабочей базе обязательно протестируйте работу задания на нескольких тестовых заказах, проверьте правильность настройки расписания и проверьте статусы заказов и остатки в резерве. Это позволит убедиться, что резервы снимаются только по тем заказам, которые действительно подлежат закрытию, без ошибок и сбоев.

 

Соблюдение описанных правил настройки и контроля гарантирует стабильную работу механизма и сохранность учетных данных.

 

В результате внедрения автоматического снятия устаревших резервов вы обеспечите своевременное освобождение товаров на складах, повысите точность складского учета, сократите количество неактуальных резервов в информационной базе и, как следствие, увеличите эффективность работы отдела продаж.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно