Штатное расписание (как вести, утверждать, вносить изменения) в 1С УНФ

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

Введение

Штатное расписание — это один из основных кадровых документов организации, в котором фиксируется структура компании, перечень подразделений, должностей, количество штатных единиц и размеры оплаты труда сотрудников. Оно помогает упорядочить кадровый учет, контролировать фонд оплаты труда и избегать ошибок при приеме сотрудников на работу.

В программе «1С:Управление нашей фирмой» предусмотрен функционал, с помощью которого можно создавать и утверждать штатное расписание, добавлять новые должности, изменять оклады, увеличивать или сокращать количество ставок, а также хранить историю всех изменений.

Учет в программе

Включение штатного расписания в программе

Перейдите «Настройки» — «Еще больше возможностей».

В разделе «Персонал» включите настройку «Штатное расписание», передвинув переключатель вправо, чтобы он стал активным и загорелся зеленым цветом.

После сохранения настроек в разделе «Персонал» станут доступны документы и справочники, связанные со штатным расписанием.

Где находится функционал

Перейдите «Персонал» — «Штатное расписание».

В «УНФ» штатная единица обычно содержит:

подразделение;
должность;
количество ставок;
вид начисления;
диапазон оплаты труда;
валюту.

Это значит, что при создании позиции вы не просто выбираете должность, а описываете, на каких условиях она существует в компании и сколько ставок по ней открыто.

Для создания нового штатного расписания нажмите кнопку «Создать».

После этого откроется документ формирования. Укажите:

подразделение;
должность;
дату начала действия;
количество ставок;
вид начисления, если он используется в вашей учетной модели;
диапазон оплаты и валюту, если эти поля доступны в вашей базе.

Необходимо указать количество штатных единиц:

если по должности предусмотрена одна штатная единица, указывается значение «1»;
если по должности предусмотрено несколько штатных единиц, необходимо указать количество ставок, например «3».
при необходимости можно использовать дробные значения, например «0,5» для неполной ставки.

Важно! Одна строка — это одна штатная позиция с конкретной должностью и параметрами оплаты, действующая с определенной даты.

В правой части окна обычно отображается список подразделений организации. Для каждого подразделения необходимо добавить соответствующие должности, которые входят в структуру данного отдела. Это позволит корректно сформировать штатное расписание и в дальнейшем правильно оформлять кадровые документы сотрудников.

Если нужного подразделения в программе нет, его можно создать прямо из документа. Для этого нажмите кнопку «Показать все».

Выберите команду «Создать» - «Подразделение».

В открывшейся карточке укажите наименование подразделения и нажмите «Записать и закрыть».

Если нужной должности в справочнике нет, ее также можно создать непосредственно из документа штатного расписания. Для этого нажмите кнопку «Показать все».

Нажмите «Создать».

Внесите все необходимые сведения.

Аналогичным образом добавляются остальные должности и подразделения организации.

Проверка и печать

После создания и проведения штатного расписания рекомендуется проверить правильность заполнения всех штатных позиций. Особенно важно убедиться, что корректно указаны подразделения, должности, количество ставок, размеры окладов и даты начала действия изменений. Такая проверка помогает избежать ошибок при дальнейшем оформлении кадровых документов и начислении заработной платы.

Перейдите «Персонал» — «Отчеты».

Далее «Штатное расписание».

После открытия отчета укажите дату, на которую необходимо сформировать штатное расписание. Например, можно вывести структуру организации на текущую дату или на определенный период после внесения изменений.

Затем нажмите кнопку «Сформировать». Программа автоматически выведет актуальный документ с действующими на выбранную дату должностями, подразделениями, количеством ставок и размерами оплаты труда.

После формирования отчет можно просмотреть, а затем распечатать.

Для печати используйте кнопку с изображением принтера в верхней части отчета.

Внесение изменений

Изменения в штатное расписание вносят с указанием даты начала действия новой редакции. Это особенно важно, если меняются оклады, добавляются или закрываются ставки.

Перейдите «Персонал» — «Штатное расписание».

Найдите нужную позицию и откройте ее. Укажите новую дату начала действия изменений и скорректируйте нужные поля, например, количество ставок и оклад.

Сохраните изменения.

Закрытие должности

Если штатная позиция больше не используется в организации, не рекомендуется удалять ее вручную. Гораздо правильнее закрыть ее с даты прекращения действия — это позволит сохранить историю кадровых изменений и избежать вопросов при внутренних или внешних проверках.

Для этого необходимо открыть нужную штатную позицию, указать дату окончания ее действия и установить количество ставок равным нулю.

После проведения изменений должность перестанет считаться действующей, при этом информация о ней сохранится в базе программы.

Важно! Если по должности уже работают сотрудники, программа может выдать предупреждение о невозможности сократить количество ставок. Это связано с тем, что количество занятых ставок не может превышать количество утвержденных штатных единиц.

Типичные ошибки

Одной из самых распространенных ошибок является редактирование старых документов задним числом. Это может привести к искажению кадровой истории и неправильному расчету заработной платы.

Также не рекомендуется удалять штатные позиции вручную из справочников. Правильнее закрывать позиции через документ изменения.

Еще одна распространенная ошибка — неправильное указание даты вступления изменений в силу. Из-за этого новые оклады или количество ставок могут начать действовать раньше или позже необходимого срока.

Кроме того, важно следить за тем, чтобы сотрудников принимали только на должности, включенные в действующее штатное расписание.

Заключение

Штатное расписание — это один из ключевых инструментов кадрового учета, который помогает поддерживать порядок в структуре организации, контролировать количество штатных единиц и размеры оплаты труда сотрудников. Грамотное ведение документа позволяет избежать ошибок при приеме, переводе и увольнении работников, а также обеспечивает корректную работу кадровых документов и начислений заработной платы в программе.

В программе «1С:Управление нашей фирмой» штатное расписание ведется через раздел «Персонал», где можно создавать позиции, утверждать изменения и хранить историю кадровых корректировок организации. Если последовательно настроить программу, правильно указывать даты действия документов и своевременно вносить изменения, кадровый учет будет более прозрачным и системным.

Автор материала: Анастасия Борисова