Отпуск сотрудника (начисление, отражение, расчет) в 1С:УНФ

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Отпуск сотрудника — одна из наиболее важных и ответственных операций в кадровом и бухгалтерском учёте. Ошибки при его оформлении могут привести к неправильному расчету отпускных, нарушениям требований трудового законодательства, претензиям со стороны трудовой инспекции, а также ошибкам в налоговом и зарплатном учете организации. Поэтому оформление отпусков требует особого внимания и аккуратности на каждом этапе работы.

 

В типовой конфигурации расчет отпускных выполняется вручную либо по настроенной схеме, в зависимости от версии и учетных настроек.

 

Период отсутствия фиксируется в табеле учета рабочего времени, а сумма отпускных рассчитывается заранее по правилам бухгалтерского учета и затем переносится в документ начисления зарплаты.

Учет в программе

Подготовка программы

Перед оформлением отпуска необходимо убедиться, что в программе ведется учет кадров и заработной платы. Перейдите «Настройки» – «Еще больше возможностей».

 

 

В открывшемся окне перейдите на вкладку «Персонал» и проверьте, что включены параметры «Управление персоналом, начисление зарплаты». Активные настройки отображаются зеленым цветом.

 

При необходимости также проверьте настройки «Штатное расписание», «Совместительство» и «Расчет НДФЛ и взносов» в соответствии с особенностями учета вашей организации.

 

Оформление в программе

Перед вводом данных в программу необходимо определить сумму отпускных.

 

Если автоматический подсчет среднего заработка в программе не используется, то они рассчитываются вручную в соответствии с требованиями трудового законодательства. Для расчета определяется средний дневной заработок и умножается на количество календарных дней отпуска. Полученная сумма будет использована при формировании документа отпускных в программе.

 

Для этого перейдите в раздел «Персонал» и выберите нужный пункт.

 

 

В открывшемся журнале нажмите «Создать».

 

 

В открывшейся форме заполните основные реквизиты:

• организация;
• период регистрации;
• дата;
• подразделение.

Проверьте месяц, так как он определяет период отражения суммы в учете.

 

 

В табличной части нажмите «Добавить».

 

 

В графе «Сотрудник» выберите работника, которому оформляется отпуск.

 

Если в документе начисляются выплаты нескольким сотрудникам, добавьте только того, по которому оформляется документ.

 

 

В графе «Начисление/удержание» выберите соответствующий пункт.

 

Если нужного начисления нет в списке, значит его нужно предварительно проверить в настройках, потому что программа берет его именно из справочника.

 

 

В графе «Сумма» укажите самостоятельно рассчитанный размер начисления. Программа в этом случае не должна пересчитывать отпуск автоматически, а должна принять именно те данные, которые вы ввели.

 

 

В графе «Данные за период» указывается месяц, за который производится начисление.

 

По умолчанию программа автоматически устанавливает полный календарный месяц. Например, за июнь будет указан период с 01.06.2026 по 30.06.2026.

 

Если отпуск предоставлен, например с 10.06.2026 по 25.06.2026 и отпускные начисляются в июне, значение поля «Данные за период» можно оставить без изменений.

 

 

После перейдите на вкладку «Налоги».

 

Если подсчет НДФЛ не выполняется автоматически, сумму налога следует проверить и при необходимости скорректировать вручную в соответствии с действующими правилами налогообложения. Для этого нажмите «Добавить».

 

 

В графе «Сотрудник» выберите нужного работника.

 

 

В графе «Вид начисления (удержания)» выберите вид удержания «Налог на доходы».

 

 

В графе «Сумма» укажите самостоятельно рассчитанный размер налога.

 

 

Важно! Отпускные относятся к доходам, облагаемым НДФЛ в общем порядке. Поэтому при заполнении вкладки необходимо проверить правильность определения налоговой базы и суммы налога.

 

Если совокупный доход с начала календарного года не превышает установленные законодательством пределы, налог рассчитывается по ставке 13%. При превышении установленных лимитов НДФЛ исчисляется с применением прогрессивной шкалы налогообложения. В этом случае для соответствующей части дохода применяются повышенные ставки налога — 15%, 18%, 20% или 22% в зависимости от размера налоговой базы.

 

Перед заполнением вкладки рекомендуется проверить совокупный доход с начала года и определить ставку НДФЛ в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ.

 

Далее перейдите на вкладку «Взносы». На данной вкладке при необходимости отражаются страховые взносы, рассчитываемые по действующим правилам для вашей организации.

 

Отпускные относятся к выплатам в рамках трудовых отношений и включаются в базу для страховых взносов. Для расчета используйте действующие тарифы страховых взносов, применяемые вашей организацией.

 

В табличной части нажмите «Добавить».

 

 

В графе «Сотрудник» выберите работника, по которому производится начисление.

 

 

В графе «Вид страхового взноса» выберите значение «Взносы по единому тарифу».

 

 

В графе «Сумма» укажите размер страхового взноса.

 

При расчете взносов используйте актуальные на дату расчета тарифы, предельную базу и льготы, установленные для вашей категории страхователя. При необходимости сверяйте их с показателями, действующими в 2026 году.

 

 

После заполнения всех вкладок проверьте корректность начислений, удержаний и страховых взносов. Особое внимание следует обратить на размер отпускных, удержанного НДФЛ и итоговую сумму к выплате.

 

 

После проверки нажмите «Провести и закрыть».

 

Выплата

После проведения документа оформите выплату отпускных обычным способом: через кассу, банк или ведомость. Сумма выплаты должна соответствовать сумме к выплате после удержания НДФЛ и других обязательных удержаний, если они есть.

 

Перейдите «Деньги» – «Расходы со счета».

 

 

Нажмите «Создать» – «Зарплата сотруднику».

 

 

В новом окне заполните следующие реквизиты:

• организация;
• банковский счет организации – счет, с которого будут перечислены денежные средства;
• получатель – выберите работника, которому перечисляются отпускные;
• дата платежа – укажите дату фактического перечисления денежных средств;
• сумма выплаты – укажите размер выплаты, подлежащей перечислению;
• статья – выберите статью движения денежных средств, предназначенную для отражения выплат работникам предприятия;
• операция – выберите вариант, предусмотренный в вашей учетной политике.

 

После заполнения нажмите «Провести и закрыть».

 

Отражение в табеле

Если в организации ведется табель учета рабочего времени, после начисления отпускных необходимо проверить правильность отражения периода отпуска. Для этого перейдите «Персонал» – «Табели».

 

 

Откройте документ за соответствующий месяц. Найдите работника, которому был предоставлен отпуск, и проверьте его дни.

 

Если автоматическая связь с табелем не настроена, отметку нужно внести вручную. Проверьте и при необходимости отразите дни отпуска установленным в организации кодом.

 

 

После внесения изменений сохраните и проведите документ.

 

 

Корректное заполнение табеля необходимо для правильного учета рабочего времени сотрудника, а также для корректного начисления заработной платы. Если период отпуска не будет отражен в табеле, программа может неверно определить количество отработанных дней или часов, что приведет к ошибкам при подсчете заработной платы за месяц.

Заключение

Оформление отпуска и его оплаты выполняется поэтапно, сначала фиксируется период отсутствия сотрудника, затем рассчитывается и отражается сумма отпускных операцией «Начисление зарплаты».

 

При отсутствии автоматических настроек, данные отражаются в документе на основании предварительного расчета и проверки бухгалтером.

 

Корректное отражение операций и своевременное формирование выплат обеспечивают правильный учет заработной платы и исключают ошибки в расчетах с сотрудниками.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно