Корпоративные карты с отдельным счетом в 1С:УНФ

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Корпоративная банковская карта позволяет сотрудникам оплачивать расходы организации без получения наличных ДС из кассы. Она используется для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, приобретения материалов, ГСМ, а также услуг поставщиков и подрядчиков.

 

При перечислении ДС на корпоративную карту сотруднику выдаются подотчетные средства, за использование которых необходимо отчитаться. Для подтверждения произведенных расходов сотрудник предоставляет первичные документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет, на основании которого расходы принимаются к учету и закрывается задолженность подотчетного лица.

 

Корпоративную карту можно рассматривать как один из способов выдачи денег под отчет. При этом карта предназначена исключительно для расчетов, связанных с деятельностью организации, а все операции по ней должны быть подтверждены соответствующими документами и отражены в программе.

 

В зависимости от условий обслуживания банка корпоративная карта может быть привязана как к отдельному карточному счету, так и непосредственно к расчетному счету организации. Независимо от этого порядок учета остается одинаковым: при выдаче денежных средств важно правильно указать вид операции и подотчетника, поскольку именно эти данные используются для формирования расчетов с сотрудником и дальнейшего контроля подотчетных сумм.

Учет в программе

Настройка карты с отдельным счетом

Этот вариант применяется, если банк открыл отдельный карточный счет, к которому выпущена корпоративная карта. В такой схеме деньги сначала переводятся с основного р/с компании на карточный счет, и только после этого сотрудник оплачивает расходы по карте.

 

Перейдите «Главное» – «Организации».

 

 

Выберите свою организацию и откройте ее карточку.

 

 

Перейдите на вкладку «Банковские счета».

 

 

Если карточного счета еще нет, создайте новый.

 

 

В открывшемся окне заполните:

• «Банк» – здесь выбирается банк, в котором открыт счет;
• «Номер» – указывается полный номер банковского счета;
• «Вид» – обычно для корпоративной карты выбирается «Иной» или «Карточный счет»;
• «Валюта» – указывается «руб.», если он рублевый.

 

Далее перейдите на вкладку «Счета учета» и укажите счет, на котором будет учитываться корпоративная карта. Для этого создайте счет учета.

 

 

В открывшемся окне заполните:

• «Наименование» – укажите «Карточный счет»;
• «Тип счета» – «Денежные средства»;
• «Код» – обычно используется 55.04. Используйте согласно вашей учётной политике и плану счетов;
• «Вид» – «Активный».

 

После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

 

Перевод денег на карту

Перейдите «Деньги» – «Расходы со счета».

 

 

Далее «Создать» – «Перевод на другой счет».

 

 

В открывшемся окне укажите:

• «Счет» – основной р/с;
• «Счет получателя» – карточный счет;
• «Сумма» – сумма перевода;
• «Операция» – «Перевод на другой счет»;
• «Статья» – «Перемещение между кассами, счетами»;
• «Документ планирования» – при необходимости выберите ранее созданный документ планирования платежа. Если планирование ДС в программе не используется, данное поле можно не заполнять.

 

После проведения документа деньги будут переведены с основного р/с организации на отдельный карточный счет корпоративной карты.

 

 

На этом этапе денежные средства находятся на карточном счете организации и еще не считаются израсходованными.

 

Для отражения фактических расходов сотрудника необходимо оформить операции по подотчетному лицу на основании подтверждающих документов. Это позволит контролировать использование денежных средств и своевременно закрывать задолженность сотрудника по авансовым отчетам.

 

После оплаты корпоративной картой и получения банковской выписки необходимо отразить выдачу денежных средств сотруднику под отчет. Для этого перейдите «Деньги» – «Расходы со счета» – «Создать» – «Подотчетнику».

 

В документе укажите:

• карточный счет;
• сотрудника;
• сумму расхода по выписке банка.

 

Именно этот документ затем будет подбираться на вкладке «Выданные авансы» авансового отчета.

Отражение оплаты корпоративной картой через подотчетника

После оплаты по корпоративной карте сотрудник получает и передает в бухгалтерию первичные документы: чеки, накладные, акты, счета-фактуры.

 

После получения подтверждающих документов перейдите «Деньги» – «Авансовые отчеты».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

В открывшемся окне заполните:

• сотрудника;
• дату.

 

На вкладке «Выданные авансы» подберите документ «Расходы со счета» по карточному счету с видом операции «Подотчетнику».

 

Из списка подберите сумму, относящуюся к сотруднику, предоставившему авансовый отчет, в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.

 

Важно! В программе документ списания с карточного счета должен быть оформлен с видом операции «Подотчетнику». Это создает задолженность сотрудника перед организацией. Только после этого можно закрывать авансовым отчетом.

 

 

На вкладке «Запасы» укажите товары, материалы или иные запасы, приобретенные сотрудником за счет денежных средств, выданных под отчет.

 

 

После сохраните документ.

 

Заключение

Неиспользованный остаток денежных средств на корпоративной карте не обязательно возвращать на основной р/с после каждого авансового отчета. Если карта продолжает использоваться для оплаты расходов организации, денежные средства могут оставаться на карточном счете и использоваться для последующих хозяйственных операций.

 

Возврат средств на основной р/с выполняется только при необходимости перераспределения денежных средств или прекращении использования корпоративной карты.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно