Корпоративная карта, привязанная к основному расчетному счету 1С:УНФ

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

В зависимости от тарифов и настроек банка корпоративная карта может быть связана с отдельным карточным счетом или напрямую с расчетным счетом организации. Однако выбранная схема не меняет общего порядка учета: при выдаче денежных средств важно правильно указать вид операции и конкретного подотчетного сотрудника, поскольку эта информация используется для формирования расчетов с работником и последующего контроля подотчетных сумм.

 

Корпоративная банковская карта дает работникам возможность оплачивать расходы компании напрямую, без получения наличных из кассы и без лишних кассовых операций. Ею удобно рассчитываться за хозяйственные и командировочные расходы, покупку материалов и ГСМ, а также оплачивать услуги поставщиков и подрядчиков. 

 

Рассматриваемый в инструкции вариант применяется, если корпоративная карта выпущена к основному расчетному счету организации и отдельного карточного счета нет. В этом случае отдельный перевод денег на карточный счет не делается, потому что карта уже обслуживается через основной р/с.

Учет в программе

Настройки

Перейдите «Главное» – «Организации».

 

 

Далее перейдите на вкладку «Банковские счета» и откройте р/с организации.

 

 

Если отсутствует блок «Корпоративные карты». В этом случае операции по ней отражаются через банковские выписки по р/с и далее закрываются авансовым отчетом на работника.

Оплата товаров/услуг

Так как карта привязана к основному р/с, не нужно отдельно переводить деньги на карточный счет. При оплате товаров, работ или услуг корпкартой денежные средства списываются непосредственно с р/с организации. Однако для правильного отражения расходов в программе необходимо показать, что денежные средства были выданы конкретному сотруднику под отчет.

 

Перейдите «Деньги» – «Расходы со счета».

 

 

В открывшемся списке документов нажмите «Создать» – «Подотчетнику».

 

 

После выбора операции заполните основные реквизиты документа:

• «Счет» — укажите р/с организации, к которому привязана корпкарта;
• «Подотчетник» — выберите работника, которому выдана корпкарта;
• «Сумма» — укажите сумму расхода согласно банковской выписке;
• «Статья» — выберите подходящую статью расходов;
• «Документ планирования» — заполните при использовании планирования денежных средств.

 

После заполнения документа нажмите «Провести и закрыть».

 

 

После проведения документа программа зарегистрирует выдачу денежных средств под отчет работнику. При этом расходы организации еще не будут признаны, поскольку на данном этапе известно только о списании денежных средств с р/с.

 

Фактические расходы будут отражены после оформления авансового отчета на основании первичных документов, предоставленных работником. В результате проведения документа у работника появляется задолженность по подотчетным суммам, которую необходимо закрыть авансовым отчетом.

Авансовый отчет

Перейдите «Деньги» – «Авансовые отчеты».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

В шапке обязательно заполните:

• «Сотрудник» — подотчетник;
• «Организация»;
• «Дата».

На вкладке «Выданные авансы» выберите документы списания с р/с, которыми были отражены расходы по корпкарте сотрудника. После подбора программа зачтет ранее выданные под отчет денежные средства и свяжет их с расходами, указанными в авансовом отчете.

 

 

На вкладках «Запасы» и «Услуги» отражайте покупки товаров, материалов и других ТМЦ, а также связь, доставку, аренду, сервисные услуги. Укажите номенклатуру, количество, стоимость, склад, а также номер и дату подтверждающего документа.

 

 

После ввода всех расходов нажмите кнопку «Провести и закрыть».

 

 

Если сумма расходов полностью соответствует ранее выданному авансу, расчеты с сотрудником будут закрыты автоматически.

Снятие наличных

Если сотрудник снял деньги в банкомате, отражайте это тоже как подотчетную выдачу, а не как личную операцию подотчетника.

 

Практически это оформляется тем же способом: через банковский документ с видом операции «Выдача подотчетному лицу» или через запись банковской выписки по корпкарте. Главное указать того сотрудника, на кого оформлена карта, чтобы долг был на нем, а не на организации в целом.

 

Важно! Если карта неименная или ею пользуются несколько сотрудников, это лучше закрепить внутренним приказом или регламентом, а в 1С указывать того сотрудника, который фактически отвечает за авансовые отчеты.

Контроль расчетов

Для контроля выданных подотчетных сумм используйте отчет «Расчеты с подотчетными лицами». Для этого перейдите «Деньги» – «Отчеты».

 

 

Далее «Расчеты с подотчетниками».

 

 

Отчет позволяет увидеть:

• суммы, выданные сотрудникам под отчет;
• суммы подтвержденных расходов;
• остатки неизрасходованных средств;
• перерасходы сотрудников.

 

Использование данного отчета помогает своевременно контролировать расчеты по корпкартам и избегать накопления незакрытых подотчетных сумм.

Заключение

Учет корпоративных карт строится на стандартном механизме расчетов с подотчетными лицами. Сначала сотруднику перечисляются денежные средства на корпоративную карту, после чего произведенные расходы подтверждаются авансовым отчетом.

 

При правильном оформлении документов программа автоматически контролирует задолженность сотрудника, отражает расходы организации и позволяет в любой момент получить актуальную информацию о состоянии расчетов по подотчетным суммам.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно