Графики работы сотрудников в 1С:УНФ

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

Введение

Ведение кадрового учета невозможно без корректной настройки учета рабочего времени сотрудников. В каждой организации условия труда могут отличаться: одни сотрудники работают по стандартной пятидневной неделе, другие — посменно, по сокращенному режиму, гибкому или индивидуальному графику.

Перед тем как оформлять кадровые документы и рассчитывать выплаты, требуется выбрать используемые режимы работы и внести их в учетную программу. Данные настройки позволят точно учитывать отработанное время и корректно вести кадровый и зарплатный учёт.

При формировании графиков принимаются во внимание положения трудового законодательства, условия трудовых договоров, а также внутренние нормативные документы каждой конкретной организации.

В графиках работ требуется отразить: длительность смен, схему очередности рабочих и выходных дней, норму рабочего времени, а также особенности режима труда и отдыха. Эти сведения программа использует при формировании табеля, расчёте зарплаты, сверхурочных, доплат и других начислений.

График работы (далее ГР) устанавливается сотруднику при приёме на работу, а также может быть изменён при корректировке условий труда. Правильно настроенные графики позволяют минимизировать вероятность ошибок в кадровом и расчётном учёте, а также делают работу кадровой службы более простой и удобной.

Реализация механизма графиков работы в программе

Создание нового графика работы

Перейдите «Персонал» – «Графики работы».

Откроется список всех ГР, которые уже используются в программе. Нажмите «Создать».

В открывшемся окне в поле «Наименование» укажите название. Например:

Сменный - 2/2 по 12 часов;
Суммированный учет - 12 часов;
Неполный рабочий день - 4 часа.

Чтобы не вводить вручную рабочие и выходные дни при каждом создании ГР, можно заранее сохранить шаблон расписания и затем применять его при настройке.

В поле «Шаблон расписания» нажмите кнопку «+» справа от списка выбора.

Откроется форма создания нового шаблона расписания. В графе «Наименование» укажите название шаблона. Например, «Шаблон сменный 12 часов 2 через 2».

Укажите в табличной части продолжительность цикла в днях. Для ГР «два через два» цикл состоит из четырех дней, поэтому следует указать четыре дня. На первый и второй день укажите время – 12 часов. Третий и четвертый дни оставьте выходными.

После заполнения шаблона нажмите «Записать и закрыть».

Шаблон будет сохранен и сможет использоваться при создании новых ГР. Затем выберите данный шаблон расписания.

Программа на основании внесенных данных автоматически составит ГР на весь период действия документа

Проверьте сформированный документ и укажите дату начала его действия.

Нажмите «Записать и закрыть».

После создания график можно редактировать. Нажмите «Редактировать расписание выделенного периода».

В открывшемся окне выберите день, который требуется изменить. В каждом дне можно указать число рабочих часов.

В результате количество рабочих часов в выбранный день изменится.

Это требуется для корректного начисления заработной платы работника.

Важно! Если вносятся изменения в действующий график, учтенный в табеле или в начислениях, необходимо заново пересчитать табель и начисления за указанный промежуток времени.

Затем нажмите «Записать и закрыть».

График при суммированном учете рабочего времени (СУРВ)

Режим СУРВ применяется в тех случаях, когда организация не может обеспечить сотрудникам одинаковую продолжительность рабочего дня или смены. Возможность использования такого режима предусмотрена статьей 104 Трудового кодекса РФ.

При настройке программы требуется установить промежуток, за который будет рассчитываться норма рабочего времени (месяц, квартал или год).

Например, сотрудники могут работать:

по 12 часов;
сутки через трое;
по скользящему режиму сменности.

Чтобы включить этот режим, создайте новый ГР с помощью шаблона расписания. В графе «Наименование» укажите «Суммированный учет рабочего времени». Далее заполните дни, которые считаются рабочими и выходными согласно утвержденному распорядку организации.

Например, для ГР «сутки через трое» требуется указать:

первый день — выходной;
второй день — 24 часа;
третий день — выходной;
четвертый день — выходной.

Сохраните заполненный документ.

При СУРВ необходимо регулярно контролировать сколько часов отработали сотрудники в течение учетного периода. Для этого можно использовать отчеты «Табель учета рабочего времени» и «Анализ норм и фактически отработанного времени». Необходимо контролировать, чтобы фактически отработанное время не превышало установленную норму часов. Если по итогам учетного периода выявляется переработка, ее следует надлежащим образом оформить и компенсировать с учетом внутренних правил организации и требований трудового законодательства.

График при неполном дне

Неполный рабочий режим вводится по взаимной договорённости между работником и работодателем. Стороны оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору, после чего в организации издается соответствующий приказ.

Чтобы настроить режим в программе, необходимо создать новый документ на основании шаблона расписания. В поле «Наименование» укажите «Неполный рабочий день 4 часа».

В качестве рабочих дней выберите:

понедельник;
вторник;
среду;
четверг;
пятницу.

Для рабочих дней следует установить продолжительность смены — по 4 часа ежедневно, а субботу и воскресенье отметить, как выходные дни. При неполной занятости месячная норма рабочего времени определяется пропорционально полной ставке, при приеме работника необходимо указать соответствующую долю ставки, например 0,5.

После заполнения шаблона нажмите «Записать и закрыть».

Созданный ГР можно применять для сотрудников с неполным рабочим временем.

При необходимости перерыв на отдых и питание настраивается прямо в шаблоне расписания. Для этого при создании или редактировании шаблона дважды щелкните левой кнопкой мыши по нужному рабочему дню. Откроется окно настройки перерыва. В открывшейся форме укажите время начала и окончания работы, а также заполните параметры перерыва: его продолжительность и время предоставления. После сохранения изменений программа автоматически учтет перерыв при расчете рабочего времени по графику.

После настройки перерыва необходимо скорректировать общее количество рабочих часов, так как перерыв не учитывается при подсчете отработанных часов.

Аналогичным образом можно создать и настроить любые варианты учета рабочего времени, применяемые в организации. Параметры каждого ГР определяются согласно установленному режиму труда, внутренним распорядком и условиями, предусмотренными трудовыми договорами работников.

Назначение графика сотруднику при приеме на работу

После создания ГР необходимо назначить его работнику. Перейдите «Персонал» – «Приемы на работу».

В поле «График» выберите для работника нужный режим работы. В случае необходимости скорректируйте размер ставки в соответствии с условиями трудового договора — например, установите 0,5 вместо стандартного значения 1,0 при работе на условиях неполного рабочего дня.

По завершении заполнения всех обязательных полей сохраните изменения. После этого сотрудник будет работать согласно выбранному ГР.

В случае назначения задним числом, нужно пересчитать табель и начисления зарплаты за прошедший период.

Изменение графика работающему сотруднику

При изменении режима работы сотрудника следует оформить кадровое изменение. Перейдите «Персонал» – «Кадровые документы».

Создайте документ изменения условий труда работника. В документе выберите его и укажите новый ГР.

После заполнения документа сохраните изменения. Они начнут действовать с даты, указанной в документе.

При изменении графика, начиная с даты, за которой уже проведены табель или начисления, нужно пересчитать начисления за указанный период.

Проверка назначенного графика

После назначения ГР рекомендуется проверить правильность настройки. Перейдите «Персонал» – «Сотрудники».

Откройте карточку работника и перейдите на вкладку «График работы»

Проверьте, что документ изменен и действует с нужной даты.

Заключение

Рабочие графики применяются для корректного учета рабочего времени при различных условиях труда.

В программе предусмотрена возможность формирования как стандартных графиков работы, так и сменных расписаний, а также настройки СУРВ, неполной занятости и специальных режимов для сотрудников, работающих вахтовым методом.

Правильно настроенные документы позволяют точно фиксировать отработанное время, упрощают ведение кадрового учета и помогают избежать ошибок при начислении заработной платы.

Автор материала: Редакция "Аренда1С"