Дистанционная работа повсеместно становится частью бизнеса и трудовых отношений. Благодаря технологическому прогрессу и глобальным изменениям в организации труда все больше компаний предоставляют своим сотрудникам возможность работать удаленно. Однако, как и в случае офисных работников, ситуации, требующие увольнения дистанционного сотрудника, возникают.
Удалённый работник — сотрудник, на которого распространяются все нормы ТК РФ, в том числе и в части увольнения. Процесс увольнения требует соблюдения действующих правил. В статье мы рассмотрим ключевые аспекты увольнения удаленщика. Разберем, за что можно уволить такого сотрудника, как это оформить дистанционно.
На каком основании можно уволить удаленного сотрудника
Увольнение удалённого сотрудника должно соответствовать законодательству и условиям трудового договора. Чтобы правомерно уволить работника, должны быть законные основания:
- Соглашение сторон. Если дистанционный сотрудник и работодатель договорились об увольнении по обоюдному согласию, это самый простой способ завершения трудовых отношений.
- Сокращение штата. Если компания вынуждена сократить свои расходы или изменить структуру, увольнение дистанционного сотрудника в рамках реорганизации обоснованно.
- Невыполнение обязанностей. Если дистанционный работник систематически не выполняет свои трудовые обязанности, это основание для увольнения. Важно, чтобы такие нарушения были задокументированы, а предупреждения вынесены в письменной форме.
- Нарушение трудового договора. Если удалённый сотрудник нарушает условия трудового договора, например, разглашает конфиденциальную информацию, это также может послужить основанием для увольнения.
- Смена обстоятельств. Иногда обстоятельства, выходящие за рамки контроля компании, требуют увольнения как офисных сотрудников, так и удаленных. Это может быть связано с сокращением финансирования, закрытием проекта или изменением рыночных условий.
- Инициатива сотрудника. Если дистанционный работник выразил желание завершить трудовые отношения (по семейным или иным обстоятельствам). Инициатива прекращения трудовых отношений исходит от работника и не предполагает ее одобрения работодателем – нельзя заставить человека трудиться против его воли.
- Дополнительные условия в трудовом договоре. Если в трудовом договоре с дистанционным сотрудником предусмотрены дополнительные условия, касающиеся увольнения, они должны быть соблюдены.
- Нарушение законодательства. Если дистанционный сотрудник совершает действия, противоречащие законодательству (например, противозаконные действия или нарушения), это может послужить основанием для его увольнения.
- Прекращение деятельности компании. В случае ликвидации компании увольнение всех сотрудников, включая удалённых, – неизбежно.
Отметим, что увольнение по инициативе работодателя возможно только в случаях, предусмотренных ТК РФ. Ранее работодатели могли прописывать в договорных соглашениях с удалёнными сотрудниками любые основания для увольнения (кроме указанных в ТК РФ).
Обмен документами при увольнении
При увольнении удаленного сотрудника оформляются те же документы, и действует тот же порядок, что и с любым штатным сотрудником. Процесс допускает обмен электронными и бумажными документами.
Электронный документооборот
Учитывая тот факт, что удаленная работа стала неразрывной частью бизнес-процессов, эффективный обмен электронными документами при взаимодействии с дистанционными командами и сотрудниками играет важную роль. 1С:ЗУП становится незаменимым инструментом в этом контексте.
Это популярная конфигурация, которая позволяет в комплексе автоматизировать задачи в части расчета зарплаты персонала. Можно сформировать список сотрудников в 1С:ЗУП, рассчитать зарплату и KPI, вести кадровый учет и др. Используя данную конфигурацию, работодатели могут легко и безопасно обмениваться документами с удаленными сотрудниками.
Системы управления персоналом, такие как 1С ЗУП, предоставляют возможность для эффективного создания и отправки важной документации. Такие действия регистрируются с помощью электронных подписей, что гарантирует подлинность каждого документа.
1С ЗУП упрощает подготовку всех материалов для увольнения, включая расчеты по зарплате и компенсациям. Документ, ставший основанием для увольнения, указывается во вкладке «дополнительно». Впоследствии это будет отражено в приказе (печатная форма).
Если на предприятии используется ЭДО, увольнение (заявление об увольнении) можно оформить в электронной форме посредством информационной системы работодателя. Также сотрудник вправе подать работодателю заявление об увольнении, оформленное в письменной форме (на бумажном носителе).
Бумажный документооборот
Увольнение удаленного работника допускает обмен бумажными документами. Работник должен помнить о том, что он имеет право расторгнуть договорное соглашение, но предварительно предупредив об этом нанимателя. Как правило, процедура осуществляется за две недели.
Отметим, что на многих предприятиях в отношении дистанционных работников предусмотрен обмен именно электронной документацией. Важное условие – заявление об увольнении, а также иная документация должна иметь юридическую силу. Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронной подписью (ЭП) работника и нанимателя. Если на предприятии введен КЭДО и стороны используют ЭП, заявление может быть подано в электронном виде.
Но даже при КЭДО есть документация, которую нужно отправить на бумаге по почте. Электронный документооборот не применяется в отношении:
- Трудовых книжек и сопутствующих документов о трудовой деятельности, которые формируются в соответствии с законодательством в электронном виде.
- Документ, в котором подробно описывают все обстоятельства, детали и причины произошедшего на производстве несчастного случая. Составляется акт о несчастном случае по форме Н-1.
- Приказ об увольнении удаленного (офисного) сотрудника.
- Документация, которая подтверждает факт прохождения работником инструктажей по охране труда.
Что касается приказа об увольнении, то работника предприятия можно ознакомить с данным документом дистанционно. Кроме того, наниматель обязан выслать такому сотруднику документ на бумаге заказным письмом с уведомлением о вручении.
Обязательный расчет при увольнении
Расчет при увольнении сотрудника дистанционно – неотъемлемая часть процесса завершения сотрудничества, которая требует внимательного подхода и соблюдения действующих норм. Включает исчисление не только оклада, но и всех дополнительных выплат: компенсаций за неиспользованный отпуск, бонусов, вознаграждений, а также, если предусмотрено договором, компенсаций за использование собственного оборудования и инструментов сотрудником в рамках удаленной работы.
Для точного расчета суммы, которую необходимо выплатить работнику, необходимо учесть все налоговые и социальные обязательства. Важно также учитывать сроки выплат и способы их осуществления. Деньги можно перечислить на банковскую карту, где бы ни находился работник.
Важный этап – подготовка и предоставление окончательной финансовой отчетности работнику (расчетный листок), в которой детально указаны все составляющие его увольнительного вознаграждения и удержания. Этот документ должен быть грамотно составлен, чтобы избежать недоразумений. Трудовой кодекс обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму документа, и порядок его выдачи.
Когда необходимо выдавать трудовую книжку (ТК)
Выдача и ведение ТК должны осуществляться в соответствии с законом. При увольнении удаленного работника работодатель обязан в течение трех рабочих дней после даты увольнения передать ему данный документ. Он должен быть оформлен с учетом всех периодов работы в организации. Важно также правильно внести запись об увольнении, указав соответствующее основание, дату окончания трудовых отношений.
Следует помнить, что трудовая книжка – важный документ для работника, и он имеет право получить ее в срок. Задержка в выдаче трудовой книжки может повлечь юридические последствия, так как речь идет о нарушении прав работника. Поэтому нужно соблюдать установленные сроки при выдаче трудовой книжки при увольнении удаленного работника, чтобы обеспечить соблюдение его прав.
Если у сотрудника уже нет бумажной ТК, нанимателю необходимо лишь отправить отчет в соответствующую госинстанцию с соблюдением сроков. Напомним, что работник, в том числе дистанционный, вправе в любой момент отказаться от бумажной ТК. В таком случае сведения о работе будут отражены в базе данных СФР. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через нанимателя.
Как уволить удаленного работника по инициативе нанимателя
Удаленная работа предоставляет гибкость в местоположении сотрудника, но при этом требует соблюдения договоренностей. Если в трудовом договоре или внутренних правилах организации прописаны определенные условия, работник должен их соблюдать.
Однако важно также отметить, что соблюдение процедур увольнения и доказательств в случае увольнения должно отвечать требованиям законодательства. Например, работодатель должен уведомить сотрудника о намерении уволить его, предоставить возможность для объяснений, а также соблюдать сроки, формальности увольнения. Это позволяет избежать возможных споров.
Увольнение за нахождение в состоянии алкогольного опьянения
В России возможно расторжение договорного соглашения по инициативе нанимателя в связи с появлением сотрудника на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного опьянения. Это закреплено в пункте 42 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 года No 2 «О применении судами Трудового кодекса РФ».
Если удаленный сотрудник находится в состоянии алкогольного опьянения при выполнении своих трудовых обязанностей, это основание для его увольнения. Также данный пункт может быть прописан во внутренних правилах компании или трудовом договоре.
Чтобы корректно уволить удаленного сотрудника по такому основанию, работодатель должен соблюдать определенные процедуры и формальности. Процесс включает фиксацию факта алкогольного опьянения (например, акт с подписями коллег), проведение освидетельствования.
Но на расстоянии крайне сложно доказать, что работник действительно находился на рабочем месте в состоянии какого-либо токсического опьянения. Для этого необходимо медицинское освидетельствование, а если работник не находится на территории нанимателя, провести его не получится.
Увольнение за прогул
Увольнение работника за прогул законно. Применимо как к офисным сотрудникам, так и к удаленным работникам. Но ситуация с увольнением за прогул в контексте удаленной работы сложна и требует тщательного рассмотрения.
Прогул определяется как отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня или более 4 часов подряд. Однако для удаленных сотрудников понятие «рабочего места» имеет другой смысл, так как их работа по определению выполняется вне объектов, контролируемых работодателем (статья 312.1 Трудового кодекса РФ).
Для дистанционных работников не существует рабочего места в традиционном понимании этого термина – как места, находящегося под прямым или косвенным контролем работодателя (статья 209 Трудового кодекса РФ). Поэтому увольнение за прогул может быть заменено увольнением за невыход на связь.
Увольнение за прогул возможно, если удаленный сотрудник работает в смешанном формате, когда он обязан в определенные дни присутствовать в офисе. Если в эти дни сотрудник отсутствует без уважительной причины, работодатель вправе уволить его за прогул на общих основаниях, как предусмотрено статьей 312.1 Трудового кодекса РФ.
Случаи, когда договоренность о дистанционной работе заключена устно и не оформлена должным образом, могут быть рискованными для сотрудника. В таких ситуациях работодатель может уволить сотрудника за прогул, ссылаясь на его отсутствие на рабочем месте.
Увольнение по дополнительным основаниям
Согласно статье 312.8 ТК РФ, с 1 января 2021 года удаленного сотрудника можно уволить за невыход на связь без уважительной причины. Чтобы избежать проблем, рекомендуется точно определить в трудовом договоре:
- Срок невыхода на связь, после которого возможно увольнение (не менее двух рабочих дней).
- Порядок взаимодействия между работодателем и удаленным сотрудником, включая контактные данные и график связи.
- Перечень уважительных причин для нарушения графика связи (болезнь, технические проблемы и т.п.).
В случае переезда сотрудника в другую местность может возникнуть вопрос об увольнении из-за существенной разницы во времени с коллегами, что накладывает определенные неудобства. Кроме того, согласно позиции Минтруда, нельзя заключать трудовой договор о дистанционной работе с сотрудником, находящимся за рубежом (письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245). Причина в том, что работодатель обязан обеспечить охрану труда в соответствии с ТК РФ, что невозможно за пределами России. В таком случае рекомендуется заключение гражданско-правового договора.
Поскольку практика применения этих новых норм еще не полностью сложилась, а конкретные разъяснения от Минтруда отсутствуют, важно внимательно формулировать условия трудового договора и быть готовым к возможным юридическим трудностям. Эти моменты подчеркивают важность четкого определения условий трудовых отношений и возможных оснований для увольнения в рамках дистанционной работы, особенно учитывая нюансы, связанные с работой из разных часовых поясов и за границей.
Что важно учесть при увольнении удаленных работников
При увольнении дистанционных работников соблюдение действующих норм играет важную роль в предотвращении правовых проблем. Формально их можно уволить по тем же основаниям, что и остальных. Но в некоторых случаях обосновать увольнение по инициативе работодателя будет намного сложнее. О чем важно помнить:
- Уведомление о сокращении или увольнении должно быть предоставлено в установленные сроки. Вы можете использовать электронные документы, подписанные электронной подписью, но необходимо также отправить бумажное уведомление.
- Убедитесь, что основания увольнения отвечают требованиям трудового законодательства России. Не увольняйте дистанционного работника, если он находится в отпуске или на больничном. Также данное правило применимо к беременным женщинам и некоторым другим категориям сотрудников.
- Важно выдать трудовую книжку дистанционному работнику в срок – не позднее трех рабочих дней после увольнения. Заполните все необходимые поля корректно, включая основание увольнения.
- Проведите окончательный расчет с удаленным работником, включая зарплату, компенсации за неиспользованный отпуск, другие полагающиеся суммы. Учтите, что дистанционный работник может иметь право на компенсацию за использование собственного оборудования и расходов, связанных с удаленной работой.
- Если сотрудник использовал собственное или арендованное оборудование и материалы для работы, убедитесь, что вы выплатили ему полагающуюся компенсацию, возместили расходы.
- При использовании электронных документов для обмена информацией с удаленными сотрудниками обеспечьте их юридическую силу.
- Все действия по увольнению дистанционного работника, начиная с уведомления и заканчивая выдачей документов, должны быть выполнены в установленные сроки. Задержки могут привести к юридическим последствиям.
Вы вправе уволить дистанционного работника по общим основаниям из ст. 81 Трудового кодекса РФ: ликвидация предприятия, сокращение штата или несоответствие сотрудника занимаемой должности. В этих случаях увольнение происходит без особых сложностей. Проблемы возникают, когда речь идет об увольнении за пьянство, аморальный проступок или опоздание.
Для дистанционных сотрудников доказать состояние алкогольного опьянения или безнравственное поведение затруднительно. Поскольку у дистанционных работников нет фиксированного рабочего места, они теоретически не могут «опоздать» в традиционном смысле этого слова.
Чтобы минимизировать риски, рекомендуем включать в трудовые договоры с дистанционными сотрудниками дополнительные основания для увольнения. Это могут быть условия, связанные с режимом труда и отдыха. Можно зафиксировать в договоре, что дистанционный сотрудник обязан отвечать на запросы руководства и коллег в определенные часы, например, с 9 до 18 часов. Несоблюдение таких условий может служить основанием для расторжения трудового договора.
Вы можете посмотреть наши тарифы на 1С: Фреш, цена на которые вас приятно удивит. А также вы можете подобрать 1С в облаке.
