При расчете налога на прибыль, согласно нормам действующего налогового законодательства РФ, хозяйствующий субъект может уменьшить полученные доходы на сумму прочих издержек. Это расходы предприятия, связанные с производством и реализацией. К ним также относятся возмещения сотрудникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и другого транспорта.
Учет расходов на компенсацию за эксплуатацию личного транспорта – процесс, который требует тщательного бухгалтерского подхода и соблюдения налогового кодекса. Разберем, как правильно учитывать и документировать компенсацию расходов личного транспорта (КРЛТ), чтобы соблюсти закон и оптимизировать налогообложение. Также рассмотрим, как отразить эту операцию в «1С:КА» и «1С:ERP».
Эксплуатация ТС сотрудника предприятия в служебных целях
Это распространенная практика в современных организациях, которая выгодна как сотрудникам, так и самой компании. Возможны различные сценарии использования личного ТС – от командировок до доставки товаров клиентам.
Основная задача бухгалтерского отдела предприятия – правильно отражать в бухучете компенсацию, выплачиваемую сотрудникам за использование их личных легковых автомобилей или других видов транспорта. Этот процесс требует внимания к деталям и соблюдения норм налогового законодательства, чтобы избежать нежелательных последствий.
Ключевой аспект при эксплуатации личного ТС сотрудника предприятия в служебных целях – это компенсация, которую компания выплачивает ему в виде возмещения издержек. Такие выплаты могут охватывать разные затраты, включая топливо, амортизацию, страховку, обслуживание.
Чтобы правильно определить сумму положенной сотруднику КРЛТ, работодатель должен составить и заключить с работником соглашение или включить соответствующие условия в трудовой контракт. Чтобы эта компенсация могла быть учтена как расходы организации и не облагаться налогами, ее размер должен быть обоснованным и соответствовать реальным затратам работника на обслуживание транспортного средства.
Для разных видов транспорта могут применяться различные правила. Например, для автомобилей существуют предельные нормы, установленные на законодательном уровне. Они используются в качестве основы для определения суммы возмещения. Эти нормы учитывают объем двигателя и стоимость бензина.
Сумма, которая определяется как КРЛТ, — это прочие издержки. Ее отдел бухгалтерии предприятия включает в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, регламентированных соответствующим Постановлением Правительства. Норма для легковых ТС с объемом силового агрегата до 2000 куб. см. (включительно) — 1 200 ₽/месяц, а если объем мотора ТС более 2000 куб. см. — 1 500 ₽/месяц.
Работодатель должен обеспечить учет начислений данного типа. При этом важно удостовериться, что работник предоставляет документы, подтверждающие его право законной эксплуатации ТС, а также фактическую необходимость использования машины для исполнения должностных обязанностей.
Кроме того, хозяйствующий субъект должен обосновать размер компенсации. Чрезмерно большую сумму контролирующие органы могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Основная рекомендация хозяйствующим субъектам – не платить заведомо большие суммы, которые сложно экономически обосновать.
Учет КРЛТ
Процедура осуществляется путем заключения письменных соглашений между работодателем и сотрудниками, в которых определяются нюансы КРЛТ в рамках трудовых обязанностей. Учет включает документирование всех связанных с этим расходов. Это позволяет как работодателю, так и работнику иметь четкое представление о фактических затратах и суммах компенсации. Такой подход также содействует соблюдению налоговых и страховых норм, способствует укреплению взаимодоверия между сторонами трудовых отношений.
Как определить размер КРЛТ
Этот процесс должен быть справедливым, прозрачным и отвечать налоговому законодательству. Рассмотрим, каким образом определяется эта сумма:
- Реальные затраты сотрудника. Прежде всего, размер КРЛТ должен отражать реальные затраты сотрудника на поддержание ТС в рабочем состоянии. Включают расходы на горючее, стоимость мероприятий, проводимых в рамках ТО, амортизацию и другие связанные с использованием такого имущества расходы.
- Предельные нормы (для легкового транспорта). Для авто существуют предельные нормы, установленные правительством. Они рассчитываются в зависимости от объема силового агрегата и предполагаемых расходов на эксплуатацию ТС.
- Соглашение между работником и работодателем. Для имущества, на которое не распространяются предельные нормы, размер КРЛТ должен быть согласован между работником и работодателем. Сумма отражается в трудовом договорном соглашении или специальном документе.
Предположим, у сотрудника есть личный автомобиль, и он использует его в рабочих целях. Общие затраты на ТС в месяц составляют 20 000 рублей, включая топливо, обслуживание и амортизацию. Напомним, что установлена предельная норма для ТС с силовыми агрегатами до 2 000 куб. см. Сумма не должна превышать 1 200 ₽/месяц.
Если работник предприятия использует автомобиль, у которого характеристики в рамках предельной нормы, то компенсировать могут до 1 200 ₽/месяц. Эта сумма будет полностью учитываться как расход организации. Если затраты сотрудника превышают предельную норму (в нашем случае 20 000 рублей), то компенсация может быть обусловлена реальными расходами в 20 000 рублей. При этом компания не вправе списывать всю эту сумму в издержки.
Как правильно отразить сумму компенсации расходов на использование личного транспорта
Чтобы отобразить КРЛТ в системах «1С:КА» и «1С:ERP» в рамках установленных нормативов, требуется выполнить следующие действия:
- Поиск в меню программы вкладки «Заработная плата». Далее необходимо найти пункт меню «Настройки и Справочники», после чего выбрать вкладку «Начисления».
- Выбор команды «Создать», ввод суммы начисления в пункте меню «Компенсация за применение личного автомобиля» с обозначением формулы расчета и периодичности начисления.
- Переход в раздел «Заработная плата», а далее в пункт меню «Изменение оплаты сотрудников».
- Выбор команды «Создать», а далее «Изменение оплаты труда». Необходимо указать сотрудника и новое начисление.
Налогообложение компенсации
Сумма, выплачиваемая работнику предприятия за использование его собственного имущества в рабочих целях, например, авто, ПК или смартфона, отражается в бухгалтерском учете организации, влияет на налогообложение. Работодатель должен указать факт назначения такой суммы, а также определить порядок расчетов и сроки выплат в трудовом контракте или дополнительном соглашении к договору. При этом она не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами.
Налог на прибыль
КРЛТ сотрудника должна быть учтена в качестве расходов организации по налогу на прибыль на базе пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина № 03-03-04/4/186). Организации отражают суммы, выплачиваемые сотрудникам в виде компенсации за использование их личного имущества в служебных целях, как расходы, что в свою очередь уменьшает налогооблагаемую базу (НБ) по налогу на прибыль.
Учитывая значительное влияние налога на прибыль на финансовое состояние организации, такая возможность становится важным инструментом управления налоговой нагрузкой. Однако следует помнить, что размер компенсации должен быть обоснован и документально подтвержден.
Предельные нормы компенсаций за ТС, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства № 92. Для других видов имущества размер выплат неограничен. В предельные нормы компенсаций за транспорт уже включен: износ, ГСМ и ремонт. В налоговые расходы включать нельзя сумму, возмещаемую сверх нормативов.
НДФЛ
Работнику предприятия, который получает компенсацию за использование личного имущества в рабочих целях, не требуется уплачивать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с этой суммы. То есть размер КРЛТ, установленный в соглашении между работником и работодателем, — это сумма, которую сотрудник получает на руки, и с которой не удерживается НДФЛ. Такая практика позволяет работникам полностью использовать компенсацию для покрытия своих расходов, связанных с задействованием личного имущества в рабочих целях.
Страховые взносы
КРЛТ не подлежит обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование, страхование по временной нетрудоспособности, материнству.
КРЛТ хозяйствующий субъект должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ. Напоминаем предпринимателям, что размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.
Отражение КРЛТ в бухгалтерском учете
Компенсации, начисленные за использование работниками их личного имущества в служебных целях, следует учитывать как расходы организации. Это важно, так как правильный учет данных сумм может снизить НБ по налогу на прибыль. Для отражения таких расходов используются следующие проводки:
- Начисление компенсации: Дт 20 (26, 44); Кт 73.
- Выплата компенсации: Дт 73; Кт 51 (50).
- Расходы, которые понес сотрудник предприятия: Дт 20 (26, 44); Кт 73.
- Хозяйствующий субъект на ОСН отражает сумму «входного» НДС: Дт 19; Кт 73.
- Выплата сотруднику суммы в счет возмещения расходов: Дт 73; Кт 51 (50).
Работодатель должен обеспечить учет и документацию о начислении и выплате КРЛТ, а также удостовериться, что сотрудники предоставляют необходимые документы, подтверждающие их право собственности на эксплуатируемое имущество, фактическое его использование в рабочих целях.
Как хозяйствующему субъекту уменьшить НБ по налогу на прибыль
Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, к дополнительным расходам хозяйствующего субъекта, ассоциированным с производством и продажей, относятся также затраты на возмещение за использование личных ТС для служебных поездок в рамках норм, установленных законом.
Хозяйствующий субъект имеет право включить в издержки для определения НБ по налогу на прибыль возмещение работнику за эксплуатацию личного транспортного средства. ТС может использоваться для командировок и других рабочих поездок в пределах установленных норм, а также при соблюдении критериев статьи 252 НК РФ.
Для реализации этой процедуры сначала необходимо заключить соответствующие договорные соглашения с работниками предприятия, определить размер КРЛТ, а также проконтролировать сбор и хранение необходимых документов, подтверждающих: право собственности ТС, факт эксплуатации личного имущества в рамках осуществления трудовой деятельности.
Для уменьшения налога на прибыль важно соблюдать следующие принципы:
- Размер КРЛТ должен соответствовать рыночным ценам. Чрезмерно завышенные суммы могут привлечь внимание налоговых органов.
- Все соглашения, контракты и прочая документация должны быть оформлены правильно, в строгом соответствии с законом. Процедура включает в себя указание конкретного имущества, целей его использования, право собственности на него.
- Организация должна вести учет расходов, связанных с КРЛТ, чтобы обосновать их включение в расходы, снижение налога на прибыль.
- Все документы и отчеты должны быть подготовлены и представлены в сроки, предусмотренные законодательством.
С учетом этих аспектов организации могут уменьшить налог на прибыль, используя КРЛТ как легитимный инструмент для оптимизации налоговых обязательств. Однако важно убедиться в соблюдении всех норм, обратиться к налоговым органам, чтобы разработать наилучшую стратегию с учетом специфики деятельности организации, а также действующего законодательства.
В учете всех расходов и компенсаций вам поможет сервис 1с отчетность. Или посмотрите у нас другие варианты сервиса 1с фреш в облаке.
