Машиночитаемая доверенность (МЧД) – важный инструмент в сфере взаимодействия организаций с Федеральной налоговой службой (ФНС) и Социальным фондом Российской Федерации (СФР). Облегчает процесс обмена документами с госорганами. В статье рассмотрим основные нюансы в части использования МЧД в программе «1С-Отчетность». Вы узнаете, как создавать, регистрировать, а также загружать ранее созданные МЧД для ФНС и СФР.
Мы предоставим подробные инструкции, которые помогут вам эффективно использовать этот инструмент и обеспечивать бесперебойный обмен данными с налоговыми органами. Рассмотрим также специфику выпуска МЧД в «1C-Отчетность», регистрацию, подключение, процедуру отправки в ФНС и СФР. Представленная информация поможет вам грамотно организовать взаимодействие с налоговыми органами, сэкономить время и ресурсы.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность – электронный документ, который играет важную роль в процессе подписания и отправки отчетности в контролирующие органы. Уже вступили в силу изменения в закон № 63-ФЗ, устанавливающие новые нормы работы с электронной документацией.
Работники предприятия, не имеющие сертификата электронной подписи (ЭП) сотрудника, теперь будут оформлять документацию с использованием сертификата ЭП физлица. Такой документ содержит данные только о конкретном человеке без упоминания его привязки к определенной организации.
С первого сентября текущего года удостоверяющие центры (УЦ) прекращают выпуск сертификатов сотрудников. Все сертификаты, полученные до этого времени, допустимы для подписания электронных документов до конца лета следующего года или до момента истечения срока их действия (в зависимости от того, что произойдет раньше). После этого работник предприятия должен перейти на схему подписания документов сертификатом физлица.
Тем не менее подписи физических лиц при взаимодействии с контрагентами и государственными учреждениями недостаточно для ведения законного документооборота. Для утверждения полномочий сотрудника и его связи с хозяйствующим субъектом требуется доверенность на передачу части полномочий представителю. Она выдается возглавляющим предприятие должностным лицом.
Теперь такую доверенность можно составить в электронном формате по установленному образцу. Этот тип доверенности именуется машиночитаемым. Заполняется по установленному образцу, что обеспечивает возможность автоматической проверки данных из нее информационной системой.
Возглавляющее предприятие должностное лицо предоставляет физическому лицу право на выполнение определенных действий от его имени, например, на подпись документов. Также может самостоятельно указать конкретные действия, которые делегирует сотруднику — так же, как в бумажной доверенности. Машиночитаемую доверенность можно отправить вместе с документом или указать ее реквизиты.
Преимущества использования
Новые правила уже действуют для всех возглавляющих предприятия должностных лиц и коснутся сотрудников, которые участвуют в электронном документообороте компании. Работники в обязательном порядке будут выпускать личные подписи и использовать их при подписании документов. Только так руководитель сможет обеспечить бесперебойную работу ЭДО по новым требованиям законодательства вместо заполнения бумажных копий для контрагентов и ФНС.
Рассмотрим основные преимущества использования МЧД:
- Обеспечивает безопасность документооборота, исключая риск подделки рукописной подписи главы организации. Доверенности сохраняются в нескольких блокчейн информационных системах, включая операторов электронного документооборота, аккредитованные удостоверяющие центры, ФНС России и Минцифру.
- Удобна для использования: проста в оформлении, заверении, отправке представителю и изменении в соответствии с правами сотрудников. Отзыв доверенности также осуществляется быстро и без бумажной рутины.
- Является экономически эффективной. Применение цифровых доверенностей помогает сократить расходы на бумагу, картриджи и другие материалы для принтеров. Также отпадает необходимость оплачивать доставку документов, если они адресованы сотрудникам из других регионов. Кроме того, не требуется оплата услуг нотариуса, поскольку доверенность оформляется без его участия. Достаточно лишь заверить документ электронной подписью и отправить его сотруднику.
Внедрение МЧД способствует прогрессу в сфере электронного документооборота, а также обеспечивает более эффективную и прозрачную систему управления доверенностями.
Что необходимо для регистрации документа
Чтобы зарегистрировать МЧД для отчетности, должна быть выпущена УКЭП на руководителя организации и УКЭП на физлицо, которое будет сдавать отчеты. Машиночитаемую доверенность возможно сформировать через портал ФНС и через пользовательское приложение «1С-Отчетность», в которых данная функция уже доступна. Для создания МЧД на платформе ФНС необходимо иметь под рукой следующую информацию:
- Идентификационные данные:
- ИНН/КПП.
- ОГРН.
- Адрес.
- Информация о подписанте — возглавляющем предприятие должностном лице:
- ФИО полностью.
- СНИЛС.
- ИНН.
- Занимаемая должность.
- Данные представителя:
- ФИО полностью.
- СНИЛС.
- ИНН.
- Паспортные данные.
Собрав всю необходимую информацию, можно приступить к формированию МЧД на выбранном вами ресурсе.
Что дает регистрация документа
Регистрация МЧД предоставляет организациям и физическим лицам возможность значительного упрощения и автоматизации процесса обмена документами с налоговыми органами и социальным фондом. Позволяет:
- Автоматически передавать налоговую и финансовую отчетность, снижая ручной труд и вероятность ошибок.
- Минимизировать необходимость личного присутствия при подаче отчетов и документов, что значительно сокращает время.
- Сократить потребность в бумажной отчетности и документообороте.
- Гарантировать соответствие вашей отчетности и обмена документами законодательству, что снижает риски появления налоговых и финансовых проблем.
- Обеспечить высокий уровень защиты данных и электронных подписей, что способствует безопасности обмена информацией.
Работа электронного документа в конфигурации 1С
Использование МЧД в пользовательском приложении «1С-Отчетность» значительно упрощает и ускоряет взаимодействие предприятий с государственными органами: ФНС и СФР. Сокращает бюрократические процессы и обеспечивает высокий уровень безопасности.
Работа с МЧД в программном решении от фирмы «1С» включает несколько этапов:
- Начальный этап работы с МЧД заключается в создании доверенности в «1С-Отчетность». Пользователь должен заполнить данные об организации-доверителе и ее руководителе. Это важно, так как точность предоставленных данных обеспечивает правильность и легитимность документа. Указываются данные о физическом лице – представителе, обладающем электронной подписью (ЭП).
- Устанавливается срок действия. Срок определяется доверителем и указывается в электронной доверенности. Если он не был указан, то согласно 186 статье ГК РФ, доверенность сохраняет силу в течение года со дня выпуска. Рекомендуемый максимальный срок действия документа – не более 3-х лет.
- Важно установить галочку напротив пункта «Сотрудник организации доверителя» при заполнении МЧД и вводе данных физического лица, которое не является работником предприятия.
- Документ подписывается ЭП возглавляющего предприятие должностного лица или гражданина, уполномоченного действовать от имени организации без доверенности. Это обеспечивает юридическую силу документа. Если электронная доверенность будет заверена подписью другого сотрудника, это приведет к отказу со стороны ФНС.
- После подписания документ загружается в пользовательское приложение в специальном формате. Допускается предоставление электронного документа в формате XML. Подпись руководителя предприятия может быть представлена в одном из форматов: SGN, BIN, а также P7S, SIG и др.
- После подготовки документа он отправляется в ФНС или СФР. Важно следить за его статусом – он должен измениться на «Зарегистрировано». После отправки и регистрации в соответствующем органе надо настроить конфигурацию 1С, подвязав доверенности к соответствующим направлениям сдачи отчетности в ФНС и СФР. Для этого зайти в раздел «Главное», выбрать «Реквизиты Организации». В разделе «Налоговая инспекция» отметить пункт «Представитель» и заполнить информацию об ответственном лице.
- Если нужна отправка отчетности в СФР, также требуется настройка программы. Пользователь переходит в раздел «Отчеты», выбирает «Регламентированные отчеты», и затем настраивает обмен с СФР, указав МЧД со статусом «Зарегистрировано».
Применение электронной доверенности при обмене данными с ФНС в 1С
Пользовательское приложение «1С-Отчетность» предоставляет возможность формировать и отправлять машиночитаемую доверенность для ФНС, соответствующую:
- формату, утвержденному приказом ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445;
- заявлению на отзыв МЧД ФНС в формате, рекомендованном письмом ФНС России от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534.
Доверитель (возглавляющее предприятие должностное лицо, либо ИП), подключившись к сервису, имеет возможность самостоятельно подписать и отправить доверенность в ФНС прямо из программы.
Представитель (лицо, действующее по доверенности) может регистрировать доверенность в ФНС. Делает он это путем загрузки и отправки через пользовательское приложение «1С-Отчетность»:
- XML-файла выгрузки МЧД;
- файл подписи XML-файла выгрузки МЧД, созданного сертификатом электронной подписи доверителя с использованием сторонних инструментов в принятом ФНС формате открепленной подписи.
После успешной регистрации МЧД в ФНС ее можно применять при отправке отчетности в ФНС, заменяя традиционную бумажную доверенность.
Создание электронной доверенности в сервисе 1С
Рассмотрим процесс регистрации машиночитаемых доверенностей в ФНС и СФР через пользовательское приложение «1С-Отчетность» на примере конфигурации «1С: Бухгалтерия 8» версии 3.0, а также настройку отправки отчетности с использованием зарегистрированных МЧД.
Эти шаги позволят более оперативно отправлять необходимую отчетность, что существенно упрощает процесс взаимодействия с государственными органами. Процедура обеспечивает эффективное взаимодействие с налоговой и другими контролирующими организациями.
Создание документа для налоговой службы
Чтобы выпустить МЧД в пользовательском приложении «1С-Отчетность» для ФНС, необходимо перейти в раздел «Отчеты», далее выбрать «Уведомления», после этого нажать на кнопку «Создать», затем «МЧД» и «Машиночитаемая доверенность (ФНС)». В появившемся окне внесите необходимые данные для доверенности:
- в секции «Доверитель» укажите информацию об организации и возглавляющем предприятие должностном лице согласно выписке из ЕГРЮЛ;
- в секции «Представитель» заполните данные физического лица – владельца электронной подписи.
Если информация о физическом лице была внесена ранее, она будет отображена автоматически. Также возможно ввести данные лица, не являющегося сотрудником организации. В этом случае при формировании МЧД для ФЛ в 1С укажите опцию «Сотрудник организации доверителя». Подпись МЧД должна быть осуществлена ЭП возглавляющего предприятие должностного лица или гражданина, имеющего право представлять ИП/ЮЛ без доверенности.
Если подпись электронной доверенности будет осуществлена другим сотрудником, ФНС выдаст отказ. Подпись МЧД, отправленной от филиала организации, должна быть сделана ЭП руководителя головной организации или лица, имеющего право представлять ИП/ЮЛ без доверенности.
После заполнения всех данных нажмите на «Отправить». Ваша МЧД будет отправлена с сертификатом, указанным в пользовательском приложении «1С-Отчетность». Если в вашей учетной записи привязан сертификат на сотрудника или физическое лицо, в 1С можно подписать МЧД сторонним сертификатом, не привязывая его к учетной записи пользовательского приложения.
В появившемся окне нажмите «Подписать». В следующем окне выберите сертификат, которым будет подписана МЧД, и введите пароль, если он задан. Выберите сертификат, не привязанный к сервису. После выбора сертификата нажмите «Подписать». Затем выберите, с какой учетной записи будет отправлена МЧД, и нажмите «Отправить».
Загрузка ранее созданного документа для налоговой
Для успешной загрузки ранее созданного МЧД выполните следующие действия:
- Зайдите в пользовательское приложение, используя учетные данные вашей организации.
- В меню выберите опцию для загрузки МЧД.
- В открывшемся окне выберите МЧД, которую вы хотите загрузить. Учтите, что можно загружать только МЧД, находящиеся в статусе «Зарегистрировано». Это доверенности, которые успешно отправлены и приняты в ФНС.
- После выбора МЧД подтвердите процесс загрузки: на вкладке «Уведомления» нажмите кнопку «Загрузить» - «МЧД» – «Машиночитаемая доверенность (ФНС)».
- Для загрузки файла машиночитаемой доверенности и подписи, которой будет подписана данная форма, кликните на кнопку «Выбрать файл».
- После загрузки сохраните изменения, нажав кнопку «Ок». Для отправки МЧД нажмите кнопку «Отправить».
Настройка отправки отчетности в ФНС по МЧД
После успешной регистрации машиночитаемой доверенности в ФНС следует приступить к настройке отправки отчетности с использованием данной доверенности. Процедура настройки аналогична той, которая используется для бумажной доверенности, и осуществляется в разделе «Налоговая инспекция».
Чтобы перейти к настройкам, следует нажать на вкладку «Главное», затем выбрать «Организации» и раскрыть подраздел «Налоговая инспекция». Далее необходимо переключиться на вкладку «Представитель» и перейти по ссылке «Заполнить». В открывшейся форме «Представитель» в поле «Физическое лицо» выбирается лицо, на которое ранее была оформлена МЧД.
В поле «Доверенность ЭДО» следует нажать на кнопку «…», чтобы выбрать ранее сформированную и зарегистрированную МЧД. Теперь процесс отправки отчетности в ФНС по машиночитаемой доверенности будет сопровождаться информационным уведомлением о представительстве. В данном уведомлении будут указаны реквизиты доверенности и полномочия лица, владеющего сертификатом ключа ЭП.
Таким образом, процесс отправки отчетности с использованием машиночитаемой доверенности становится более структурированным и прозрачным, обеспечивая эффективное взаимодействие с ФНС.
Создание электронной доверенности для СФР
Для оформления документа следует перейти в раздел «Отчеты» – «Уведомления» – «Создать» – «МЧД» – «Машиночитаемая доверенность (СФР)». После этого откроется форма для заполнения МЧД. Идентификатор доверенности автоматически генерируется при создании МЧД.
В графе должности представителя предусмотрена возможность указания конкретного сертификата электронной подписи. Для этого в строке «Представитель» отметьте пункт «Сертификат», а в последующей строке выберите нужный сертификат представителя.
В разделе «Полномочия» представлены различные варианты полномочий для представителя. По умолчанию все полномочия активированы. Чтобы изменить настройки полномочий, в строке «Полномочия» кликните на гиперссылку «Все». Справочник полномочий представителя систематизирован по типам и имеет иерархическую структуру. Выберите нужные пункты из предложенного списка и нажмите кнопку «Сохранить».
Подписание электронного документа должно быть выполнено электронной подписью возглавляющего предприятие должностного лица или гражданина, уполномоченного действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности. Если МЧД будет подписана подписью другого сотрудника, СФР отправит отказ.
Создание МЧД для СФР в 1С позволяет организациям и индивидуальным предпринимателям обеспечить эффективное взаимодействие с госорганом. Этот механизм значительно упрощает процессы учета и отчетности, способствуя соблюдению требований закона и сокращению административных затрат.
Отметим, что при необходимости зарегистрированную доверенность можно отозвать. Для этого необходимо открыть зарегистрированную МЧД и нажать на кнопку «Отозвать». В появившемся окне необходимо указать причину отзыва документа. Можно установить признак «Отозвать зависимые доверенности» (при наличии) и выбрать команду «Отправить». После регистрации заявления об отзыве статус МЧД изменится на «Отозвано».
Также отозвать можно «Уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП). Для этого необходимо перейти в раздел «Отчеты», затем выбрать вкладку «Уведомления», сообщения и заявления», после чего выбрать команду «Создать» – «МЧД» – «Уведомление о прекращении полномочий представителя (УПУП)».
Откроется окно, в котором нужно отметить доверенность для отзыва. Далее откроется форма, в которую не нужно вносить данные, так как они заполняются автоматически. После проверки достоверности автоматически загруженных сведений необходимо выбрать команду «Отправить». После регистрации статус документа изменится на «Отозвано».
Вы можете посмотреть наши тарифы на 1С: Фреш, цена на которые вас приятно удивит. А также вы можете подобрать 1С в облаке.
