На каждом предприятии организация работы с документами – это отлаженный процесс. За выполнение базовых функций в части документооборота отвечают СЭД – системы электронного документооборота. Они помогают автоматизировать управление документами, сократив участие в них сотрудников.
Для чего необходимы СЭД и их специфика
СЭД — это софт, который помогает автоматизировать процессы делопроизводства хозяйствующего субъекта. Охватывает процедуру создания документации, ее обработки, а также тиражирования, передачи, хранения и контроля на всех этапах. Такое ПО повышает эффективность управления предприятием.
Цели внедрения таких программ:
- полный отказ или сокращение бумажного документооборота;
- создание единой информационной базы (ИБ) хозяйствующего субъекта;
- снижение риска утечки конфиденциальных данных;
- минимизация риска утери важных сведений;
- структурирование документов в соответствии с утвержденной номенклатурой;
- отслеживание исполнения конкретного документа;
- повышение эффективности работы предприятия.
Виды систем электронного документооборота
Рассмотрим основные виды СЭД.
Системы делопроизводства
Это ПО, которое по большей части предназначено для хозяйствующих субъектов с вертикальным управлением, а также жестко формальными правилами документооборота. Подходят для всех типов предприятий, вне зависимости от формы собственности, размера, направления бизнеса.
Системы делопроизводства помогают:
- упростить работу с входящей, а также исходящей документацией;
- оптимизировать движение внутренней документации;
- упростить работу с обращениями контрагентов;
- архивировать документацию предприятия.
Электронные архивы (ЭА)
ЭА – составная часть СЭД. Отдельно используются редко. Предназначены для структуризации архивов. Такое ПО обеспечивает надежность хранения документации, удобный поиск нужного файла, ограничение прав доступа определенным категориям пользователей. Внедрение на предприятии электронного архива связано с необходимостью структурирования электронной информации: в текстовом формате, графическом, мультимедийном.
В числе основных функций программного решения:
- оцифровка бумажной документации предприятия;
- управление электронным контентом;
- быстрый поиск файлов в архиве.
Внедрение такого ПО позволяет сократить время доступа к данным. Снижается риск порчи и утери важных сведений, повышается уровень информационной безопасности.
Workflow-системы
Workflow – это технология, которая призвана упростить бизнес-процессы на предприятии в части документооборота. Документация, задания или данные передаются в системе от одного пользователя к другому.
В системе четко установлено: кто, когда и куда отравляет документацию. Пользователю софта не нужно задумываться над тем, как создать документ или в какие сроки обработать данные – все уже закреплено в ПО.
Для того, чтобы работник предприятия не пропустил, например, сроки сдачи документа, предусмотрены напоминания. Руководство компании получает информацию о том, на каком этапе обработка документа была нарушена. Есть возможность просмотра ответственных лиц на каждом этапе. Система позволяет оценить причины допущения ошибок и оперативно устранить их.
Большинство программ, которые относятся к этой группе, гибко настраиваются. Это важно, так как наиболее динамичная часть компании – бизнес-процессы. Они постоянно претерпевают изменения, что позволяет организации захватывать новые сегменты рынка, опережать конкурентов.
ЕСМ-системы
Современные ECM-системы отличаются от стандартных СЭД по своему функционалу, объектам приложения. Такое ПО более гибкое в части настройки с учетом запросов пользователей. Позволяет реализовать задачи по управлению:
- документацией;
- веб-контентом;
- электронными записями;
- мультимедийным контентом.
Такие системы поддерживают workflow, обеспечивают документально ориентированное взаимодействие пользователей. Важным аспектом работы системы является разграничение доступа к информации.
Как выбрать СЭД?
Выбор системы электронного документооборота – сложная задача. Предстоит учесть немало нюансов. Изучим классификацию СЭД. Есть программные решения:
- Универсальные «коробочные». У них стандартный набор функций. При этом они не могут отвечать всем требованиям в части организации электронного документооборота. Плюс – доступность, быстрая интеграция.
- Разработанные для конкретного предприятия (индивидуальные). В распоряжении пользователей система, максимально заточенная под специфику предприятия. Ее недостаток – высокая стоимость разработки.
- Комбинированные. Базовый программный продукт дополняется необходимыми дополнительными модулями. Комбинированные программные решения отвечают всем требованиям организации. Такой софт легче интегрировать, осваивать.
Также при выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие аспекты:
- Перечень доступных инструментов. Важно определить набор базовых возможностей, которые необходимы пользователям софта. Например, одного хозяйствующего субъекта интересует только автоматизация в части архивации документов, а также поиска. Но есть предприятия, которым необходим полноценный документооборот. К дополнительным возможностям относится аналитика, выстраивание маршрутов для документации.
- Готовность хозяйствующего субъекта к внедрению конкретной системы. Если на предприятии уровень формализации документооборота низок, значит интегрировать классические СЭД еще рано.
- «Мощность» программного продукта. Какое количество документов позволяет одновременно обрабатывать софт, а также на какое количество добавленных пользователей программа рассчитана.
- Доступность техподдержки от компании-разработчика. Это особенно важный пункт для хозяйствующих субъектов, которых интересуют «коробочные» решения. Даже незначительно модифицировать ПО не получится силами штатных программистов.
- Адаптивность СЭД. Если ПО не хватает гибкости, это может привести к большим проблемам в процессе его настройки и использования.
- Тестовый период. Чтобы понять, подходит ПО или нет, а также провести сравнение СЭД с другими прикладными решениями, разработчик предлагает демо-версию своего продукта. Если такой возможности нет, вы рискуете купить «кота в мешке».
Чтобы не ошибиться при подборе программы для упрощения документооборота на предприятии, предстоит:
- определить главные задачи предприятия в части документооборота, которые должна решить СЭД;
- выбрать несколько подходящих прикладных решений и сравнить их;
- изучить набор возможностей, которые предлагает каждый разработчик софта;
- установить демо-версию каждой программы и оценить эффективность их работы;
- выбрать наиболее подходящее ПО.
Многие хозяйствующие субъекты выбирают СЭД на базе платформ Low-code. Их плюс – удобство внедрения. Рекомендуется на начальном этапе захватить небольшое количество процессов, а затем постепенно добавлять другие.
Решения на базе Low-code также могут заинтересовать крупные предприятия, которые давно вышли за рамки типовых «коробочных» продуктов. Внедрение таких СЭД не требует изменения логики бизнес-процессов. Их не нужно адаптировать под специфику функционирования системы.
Еще один плюс – программные продукты на базе Low-code можно разворачивать постепенно, а другое ПО может требовать полного перехода на новые принципы работы. Еще один важный момент – программные решения на базе Low-code могут работать совместно с системами BPM (создаются на базе этой платформы). Можно автоматизировать отдельные виды работ, выстроить межфункциональные бизнес-процессы – от поступления заявки от контрагента до отгрузки готового заказа.
Программа 1С СЭД 8
«1С:Документооборот» - СЭД с набором необходимых инструментов для автоматизации работы с электронными документами и управления основными бизнес-процессами. У программного продукта удобный интерес. Софт легко осваивают новички.
Система позволяет регистрировать документы, вести их учет, а также хранить. Это относится к входящей и исходящей корреспонденции, а также к внутренним документам. Доступна функция коллективной работы зарегистрированных в системе пользователей:
- согласование, утверждение и выдача поручений;
- контроль исполнения;
- назначение исполнителей;
- контроль сроков и др.
В числе плюсов 1С:СЭД – возможность разграничения прав доступа к документации. Кроме того, можно организовать работу с системой через Интернет.
Состав 1С СЭД
В состав 1С СЭД входит несколько подсистем. В числе основных:
- Актуальная документация. Включает работу с документами, которые актуальны на данном этапе деятельности компании.
- Задачи работников, рабочие процессы. Здесь создаются бизнес-процессы предприятия, над которыми выполняется контроль.
- Подготовка статистических данных, отчетной документации. Включает перечень отчетов, которые используются для статистического анализа документов.
- Автоматическая обработка данных. С ее помощью выполняется автоматическая обработка документации.
- Ведение архива предприятия. В эту подсистему входят средства, необходимые для работы с архивом.
- Обмен данными. Способствует обмену информацией между составными частями структуры.
- Чат и форум. Помогает организовать взаимодействие сотрудников компании, способствует их коммуникации.
Функции СЭД
Задача любой системы документооборота – автоматизация и повышение эффективности в части управления оборотом документов на предприятии. Основные функции:
- Создание, обработка, хранение электронной документации
Софт позволяет пользователям создавать электронные карточки документов, выполнять оцифровку, а также нанесение резолюции и поступление исполнителю. После завершения формирования документа выполняется его утверждение руководителем и подписание усиленной ЭЦП. Все сформированные документы архивируются.
- Визирование и согласование документов
В части визирования основная задача – нанесение согласительной резолюции внутри фирмы. Согласование предполагает получение согласия от специалистов сторонних организаций, с которыми хозяйствующий субъект сотрудничает. Наличие единого информационного поля – это сокращение времени на данные процедуры.
- Использование ЭЦП
Необходима для того, чтобы документу был присвоен юридический статус. После использования ЭЦП документация может быть направлена третьим лицам с сохранением юридической силы.
